Die Absprache im privaten Postfach
Was mit dem Kunden vereinbart wurde, steht in einer Mail, die nur eine Person hat.
Arbeitsplatz & Plattform
Das Microsoft-365-Postfach im System, Mails am Vorgang
Mails lesen, beantworten und dem Kunden, dem Vertrag oder dem Projekt zuordnen – mit mehreren Absenderkonten und Vorlagen.
- Postfach eingebunden
- Zuordnung zum Vorgang
- Mehrere Absenderkonten
- Microsoft-Login
Was die Postfachanbindung übernimmt
Das Microsoft-365-Postfach wird in DeskGenie eingebunden: Mails werden gelesen, beantwortet und dem Kunden, dem Vertrag oder dem Projekt zugeordnet. Damit bleibt Korrespondenz nicht im persönlichen Postfach eingeschlossen, sondern steht am Vorgang. Mehrere Absenderkonten sind möglich, etwa für Vertrieb und Buchhaltung, und die Anmeldung kann über das Microsoft-Konto laufen.
Ausgangslage
Wie Korrespondenz ohne Zuordnung verschwindet
Weiterleiten als Ersatzlösung
Wichtige Mails werden an Kollegen weitergeleitet – und liegen danach in zwei Postfächern, aber an keinem Vorgang.
Getrennte Absender
Rechnungen gehen aus dem einen Konto, Angebote aus dem anderen, Antworten landen irgendwo.
Funktionen
Was die Postfachanbindung im Einzelnen kann
| Funktion | Was sie Ihnen bringt |
|---|---|
| Postfach im System | Lesen und Beantworten, ohne das Programm zu wechseln. |
| Zuordnung zum Vorgang | Mails hängen am Kunden, am Vertrag oder am Projekt. |
| Mehrere Absenderkonten | Getrennt nach Bereich, etwa Vertrieb und Buchhaltung. |
| Vorlagen für Systemmails | Einheitlicher Versand aus den Vorgängen heraus. |
| Microsoft-Login | Anmeldung über das vorhandene Konto, mit zweitem Faktor. |
| Rechte | Zugeordnete Mails sehen nur Berechtigte. |
Zusammenspiel
Woran das Postfach hängt
Korrespondenz gehört zum Vorgang, nicht zum Postfach einer Person.
- 01
Eingang
Die Mail erreicht das angebundene Microsoft-365-Postfach.
- 02
Zuordnung
Sie ordnen sie dem Kunden, Vertrag oder Projekt zu.
- 03
Antwort
Antworten gehen aus dem passenden Absenderkonto heraus.
- 04
Ablage
Anhänge landen in der Dokumentenablage des Vorgangs.
- 05
Weiterarbeit
Angebot, Vertrag oder Aufgabe laufen mit dem vollständigen Verlauf weiter.
Weiter in der Kette:
Grenzen
Was die Postfachanbindung nicht tut
DeskGenie bindet Ihr Microsoft-365-Postfach ein, es ersetzt keinen Mailserver. Kalender- und Kontaktsynchronisation, Serienmails und Newsletterversand gehören nicht dazu, ebenso wenig die Archivierung nach handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen.
Häufige Fragen zum Postfach
- Nein. Das Postfach bleibt bestehen; in DeskGenie sehen Sie die Mails zusätzlich am Vorgang.
Ordnen Sie eine Mail in der Demo zu
Binden Sie ein Testpostfach ein und hängen Sie eine Nachricht an einen Vertrag – der Verlauf bleibt am Vorgang.