Jeden Monat dieselbe Tipparbeit
Die Rechnung vom Vormonat wird kopiert und angepasst. Bei dreißig Verträgen ist das ein fester Tagesposten im Kalender.
Kunden & Verträge
Wiederkehrende Abrechnung für Abo, Zeit, Menge und Verbrauch
Ein Vertrag, drei Abrechnungsarten: einmalige Leistungen, laufende Beträge und nutzungsbasierte Posten – abgerechnet im selben Rechnungslauf.
- Abo-Positionen
- Nutzungserfassung
- Rechnungsläufe
- Umsatzauswertung
Was die wiederkehrende Abrechnung übernimmt
Die wiederkehrende Abrechnung erzeugt die fälligen Rechnungen aus dem Vertrag – im festgelegten Rhythmus und ohne dass Positionen von Hand übertragen werden. Ein Vertrag kann einmalige, laufende und nutzungsbasierte Positionen nebeneinander tragen. Erfasste Zeiten, Mengen und Spesen fließen in denselben Lauf ein, das Vertragsdashboard zeigt Umsatz und Nutzung je Vertrag.
Ausgangslage
Wie laufende Leistungen ohne Vertragsabrechnung fakturiert werden
Erbrachte Leistung fehlt auf der Rechnung
Zeiten und Mengen stehen in einer Tabelle daneben. Was dort vergessen wird, wird nie abgerechnet.
Niemand weiß, was ein Vertrag bringt
Umsatz je Kunde lässt sich nur rekonstruieren, indem man Rechnungen zusammensucht.
Funktionen
Was die wiederkehrende Abrechnung im Einzelnen kann
| Funktion | Was sie Ihnen bringt |
|---|---|
| Einmalige Positionen | Einrichtung, Projekte und Zusatzleistungen im selben Vertrag. |
| Abo-Positionen | Laufende Beträge im festgelegten Rhythmus, ohne Nachfassen. |
| Nutzungsbasierte Positionen | Abrechnung nach erfassten Zeiten, Mengen oder Verbrauch. |
| Nutzungserfassung | Zeiten, Mengen und Spesen werden am Vertrag erfasst statt in einer Nebenliste. |
| Rechnungsläufe | Erzeugen alle fälligen Rechnungen aus den Verträgen in einem Zug. |
| E-Rechnungsformate | Ausgabe als PDF, ZUGFeRD oder XRechnung, Versand aus dem Vorgang. |
| Vertragsdashboard | Umsatz- und Nutzungsauswertung je Vertrag und über alle Verträge. |
Zusammenspiel
Woran die Abrechnung hängt
Abgerechnet wird, was im Vertrag steht und was erfasst wurde – ohne Zwischenschritt.
- 01
Vertrag
Positionen, Rhythmus und Abrechnungsart werden einmal festgelegt.
- 02
Leistung
Zeiten, Mengen und Spesen werden am Vertrag erfasst.
- 03
Rechnungslauf
Die fälligen Positionen werden zur Rechnung, inklusive der erfassten Leistung.
- 04
Versand
Die Rechnung geht als ZUGFeRD oder XRechnung aus dem Vorgang heraus.
- 05
Zahlungseingang
Der Bankabgleich ordnet den Umsatz zu, offene Posten bleiben sichtbar.
Weiter in der Kette:
Grenzen
Was die wiederkehrende Abrechnung nicht tut
Die Abrechnung erzeugt Rechnungen, sie zieht kein Geld ein. Lastschrifteinzug, Kreditkartenabbuchung und Mahnläufe mit Zahlungsanbieter gehören nicht dazu. Gebucht wird weiterhin in der Buchhaltung Ihrer Kanzlei, die die Daten über die DATEV-Schnittstelle erhält.
Häufige Fragen zur wiederkehrenden Abrechnung
- Ja. Einmalige, laufende und nutzungsbasierte Positionen stehen nebeneinander im selben Vertrag und werden gemeinsam abgerechnet.
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