Die Stundenliste daneben
Zeiten stehen in einer Tabelle, die einmal im Monat jemand zusammenrechnet. Was dort fehlt, wird nicht berechnet.
Verträge & Abrechnung
Leistungserfassung am Vertrag: gegen das Kontingent, direkt in die Rechnung
Zeiten, Mengen und Auslagen erfassen Sie als Nutzungseinträge an der Leistung des Vertrags. DeskGenie zeigt, wie viel vom Kontingent verbraucht ist, der Abrechnungslauf übernimmt die offenen Einträge, und der Arbeitszeitnachweis legt die Stunden der Rechnung bei.
- Nutzungseinträge am Vertrag
- Kontingent und Mehrverbrauch
- Auslagen als Kostenerstattung
- Arbeitszeitnachweis als PDF oder CSV
Wie funktioniert die Leistungserfassung in DeskGenie?
Leistungserfassung in DeskGenie heißt: Sie buchen Zeit, Menge oder Auslagen als Nutzungseintrag an einer Leistung des Vertrags, mit Datum, Menge und Person. Kontingente mit Mindest- und Höchstmenge und Mehrverbrauchspreis legen Sie an der Leistung fest. Den Abrechnungslauf starten Sie; er übernimmt die offenen Einträge des Zeitraums in Rechnungsentwürfe und sperrt sie. Zeiten an Aufgaben und Tickets werden keine Rechnungsposition und zählen nicht gegen das Kontingent. Sie erscheinen im Arbeitszeitnachweis, den Sie der Rechnung als PDF oder CSV beilegen.
Ausgangslage
Wie erfasste Leistung sonst verloren geht
Kontingent aus dem Gedächtnis
Ob die 20 Stunden des Monats schon verbraucht sind, weiß niemand genau. Der Mehrverbrauch fällt erst auf der Rechnung auf, für beide Seiten.
Doppelt oder gar nicht berechnet
Ob eine Stunde schon in einer Rechnung steckt, klärt nur ein Vergleich von Hand.
Funktionen
Was die Leistungserfassung im Einzelnen kann
| Funktion | Was sie Ihnen bringt |
|---|---|
| Nutzungseintrag an der Leistung | Jeder Eintrag gehört zu einer Leistung des Vertrags, mit Datum, Menge, Person und Notiz. |
| Zeit, Anzahl oder Menge | Zeit in Stunden als Dauer oder mit Beginn und Ende, eine Anzahl wie drei Einsätze oder eine freie Menge zum Preis der Leistung. |
| Kontingent mit Grenzen | Mindest- und Höchstmenge je Abrechnungszeitraum. Die Mindestmenge kann auch ohne Buchung berechnet werden. |
| Mehrverbrauch | Verbrauch über der Höchstmenge wird zum Mehrverbrauchs-Einzelpreis berechnet oder nur festgehalten, je nach Einstellung. |
| Auslagen als Kostenerstattung | Reisekosten, Gebühren oder Fremdleistungen als eigene Leistung, auf Wunsch mit Budgetgrenze je Zeitraum. |
| Spesen weiterberechnen | Spesen aus dem Personalbereich lassen sich an Kunden weiterberechnen; dabei entstehen Nutzungseinträge am Vertrag. |
| Abrechnungslauf | Sie starten den Lauf. Er übernimmt die offenen Einträge des Zeitraums als Positionen in Rechnungsentwürfe, die Sie prüfen. |
| Gesperrt nach der Abrechnung | Abgerechnete Einträge lassen sich nicht mehr ändern. Frei werden sie erst, wenn der Entwurf gelöscht oder die Rechnung storniert ist. |
| Arbeitszeitnachweis | Die Zeiten zur Rechnung mit Datum, Person, Tätigkeit und Stunden, je Eintrag oder je Tag und Person, als PDF oder CSV. |
| Zeiten an Aufgaben und Tickets | Stehen im Arbeitszeitnachweis der Rechnung, werden aber keine Rechnungsposition und zählen nicht gegen das Kontingent. |
| Überblick im Cockpit | „Meine Verträge“ zeigt je Vertrag, wie viel verbraucht und was noch nicht abgerechnet ist. |
Zusammenspiel
Von der erfassten Stunde zur Rechnung
Erfasst wird dort, wo später abgerechnet wird: an der Leistung des Vertrags.
- 01
Leistung am Vertrag
Preis, Kontingent und Abrechnungszeitraum stehen an der Leistung.
- 02
Erfassen
Zeit, Menge oder Auslage als Nutzungseintrag.
- 03
Kontingent im Blick
Verbrauch am Vertrag und im Cockpit.
- 04
Abrechnungslauf starten
Offene Einträge werden Rechnungspositionen und gesperrt.
- 05
Mit Nachweis versenden
Rechnung mit Arbeitszeitnachweis als PDF oder CSV.
Weiter in der Kette:
Grenzen
Was die Leistungserfassung nicht tut
Nutzungseinträge dienen der Abrechnung, nicht der Arbeitszeiterfassung nach Arbeitszeitgesetz. Dafür gibt es die Stempeluhr im Personalbereich mit Pausen, ArbZG-Prüfung und Monatsabschluss; beides bleibt getrennt. Zeiten an Aufgaben und Tickets werden keine Rechnungsposition und zählen nicht gegen das Kontingent. Der Abrechnungslauf startet nicht von selbst, und eine Auswertung von Auslastung oder Nachkalkulation über alle Verträge gibt es nicht.
Häufige Fragen
Häufige Fragen zur Leistungserfassung
Über den Abrechnungslauf, den Sie starten. Er übernimmt die offenen Nutzungseinträge des Zeitraums als Positionen in Rechnungsentwürfe und sperrt sie. Sie prüfen die Entwürfe und schreiben sie fest.
Die Erfassung in der Demo
In der Demo legen wir eine Leistung mit Kontingent an, buchen Stunden und eine Auslage, starten den Abrechnungslauf und öffnen den Arbeitszeitnachweis zur Rechnung. Testzugang für 7 Tage auf Anfrage.