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Aktuelle Beiträge, Einblicke und Neuigkeiten.
Software und BetriebCloud, hinter dem VPN oder im eigenen Haus: Drei Betriebsmodelle im Vergleich
„Darf das überhaupt in die Cloud?" ist für Kanzleien und viele Dienstleister keine rhetorische Frage. Die Antwort ist nicht ja oder nein, sondern: Es gibt drei Wege – und sie unterscheiden sich weniger, als man denkt.
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E-Rechnung und PflichtenE-Rechnungspflicht: Welche Frist wann für wen gilt
Empfangen müssen alle seit Anfang 2025. Ausstellen müssen größere Unternehmen ab 2027, alle übrigen ab 2028. Was das für Ihre Rechnungsstellung heißt.
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Buchhaltung und FinanzenKennzahlen für Dienstleister: Sieben Zahlen, die jede Woche auf den Tisch gehören
Die meisten Dashboards zeigen Umsatz und Anzahl Kunden. Beides ist im Dienstleistungsgeschäft die falsche Zahl. Sieben Kennzahlen, die wirklich etwas über den Zustand des Unternehmens sagen.
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E-Rechnung und PflichtenXRechnung oder ZUGFeRD: Welches Format wann passt
Beide Formate erfüllen die Norm EN 16931, sind aber unterschiedlich gebaut. Wann Sie welches brauchen und warum die Entscheidung meist der Empfänger trifft.
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Software und BetriebDokumente am Vorgang: Schluss mit dem Laufwerk
„Angebot_final_v3_NEU.docx" ist kein Dateiname, sondern ein Hilferuf. Wie Dokumente an den Vorgang kommen, versioniert bleiben und im Browser bearbeitet werden – ohne Download und ohne Laufwerk.
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Buchhaltung und FinanzenEingangsrechnungen: Warum ein Postfach keine Rechnungseingangsprüfung ist
Die Empfangspflicht ist mit einem Postfach erfüllt. Ein belastbarer Ablauf braucht mehr: Erkennung, sachliche Prüfung, Freigabe mit Vertretung und eine Ablage, die auch im Urlaub trägt.
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Projekte und ZeitenUrlaub, Krankheit, Vertretung: Warum Abwesenheiten ins ERP gehören
Die Urlaubsliste hängt am Kühlschrank oder liegt in Excel. Beides weiß nichts davon, dass am dritten Urlaubstag eine Kündigungsfrist abläuft, für die genau diese Person zuständig ist.
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Verträge und FristenKündigungsfristen: Warum Verträge sich verlängern, ohne dass jemand es merkt
Automatische Verlängerungen fallen meist erst mit der nächsten Rechnung auf. Wie Sie Laufzeiten, Fristen und Zuständigkeiten so festhalten, dass die Erinnerung früh genug kommt.
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Software und BetriebKundenportal für Dienstleister: Was Kunden selbst sehen und tun sollten
„Können Sie mir die Rechnung nochmal schicken?" – zwanzigmal im Monat. Ein Kundenportal beantwortet diese Frage, bevor sie gestellt wird. Aber nur, wenn es richtig geschnitten ist.
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Verträge und FristenWiederkehrende Abrechnung: Pauschale, Abo und Verbrauch auf einer Rechnung
Die meisten Dienstleister rechnen dreierlei ab: feste Pauschalen, einmalige Posten und tatsächliche Nutzung. Wie daraus ein Rechnungslauf wird statt einer Fleißarbeit am Monatsende.
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Software und BetriebE-Mails am Vorgang: Warum das Postfach kein Ablageort ist
„Das hat der Kunde mir gemailt" ist der Satz, mit dem Wissen ein Unternehmen verlässt, sobald die Person im Urlaub ist. E-Mails gehören an den Vorgang, nicht ins Postfach.
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Verträge und FristenFristen mit Vertretung: Warum Zuständigkeit allein nicht genügt
Die meisten verpassten Termine haben keine fachliche Ursache, sondern eine organisatorische: Die zuständige Person war nicht da. Was eine Frist braucht, damit sie das aushält.
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Verträge und FristenVerträge digital unterschreiben: Was die E-Signatur im Prozess ändert
Zwischen „Vertrag versendet" und „Vertrag unterschrieben" liegen bei vielen Dienstleistern fünf Werktage und ein Drucker. Die E-Signatur verkürzt das auf Stunden – wenn sie im Prozess sitzt, nicht daneben.
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Buchhaltung und FinanzenBankabgleich mit CAMT: Wie offene Posten von selbst kleiner werden
Zahlungseingänge von Hand zuzuordnen kostet jeden Monat Stunden und lässt trotzdem Lücken. Was der CAMT-Import ändert und warum saubere Verwendungszwecke die halbe Miete sind.
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Software und BetriebRollen und Rechte in kleinen Teams: Wer darf was sehen?
Bei fünf Leuten hat jeder Zugriff auf alles – bis der erste Werkstudent kommt, der erste Partner ein Projekt teilt oder die Buchhaltung ausgelagert wird. Rollen und Rechte sind kein Großunternehmensthema.
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Projekte und ZeitenZeiterfassung, die am Ende auch abgerechnet wird
Zwischen erfassten und abgerechneten Stunden klafft in vielen Unternehmen eine Lücke. Sie entsteht nicht beim Rechnungschreiben, sondern beim Erfassen.
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Verträge und FristenVertragsmanagement in der Kanzlei: Mandat, Laufzeit, Frist
Kanzleien führen Fristen so sorgfältig wie kaum eine andere Branche – für ihre Mandanten. Für die eigenen Verträge gilt das oft nicht. Ein Blick auf Mandat, Rahmenvertrag und Kündigungsfrist.
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Buchhaltung und FinanzenDATEV-Übergabe: Was die Kanzlei wirklich braucht
Rückfragen der Steuerkanzlei sind selten fachlicher Natur. Meistens fehlt ein Beleg, eine Zuordnung oder ein Stammdatum. Wie die Übergabe zum Vorgang statt zur Rekonstruktion wird.
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Software und BetriebCRM für Dienstleister: Warum der gewonnene Deal nicht das Ende ist
Ein CRM ist für den Vertrieb gebaut: Lead, Angebot, Abschluss. Dienstleister und Kanzleien leben aber vom Danach – und genau dort hört das klassische CRM auf.
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Software und BetriebERP-Auswahl für kleine Unternehmen: zehn Fragen vor der Demo
Funktionslisten sagen wenig darüber aus, ob ein System zu Ihrem Haus passt. Diese zehn Fragen bringen in einer Demo mehr Klarheit als jeder Vergleichsbogen.
- ERP-Auswahl
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Buchhaltung und FinanzenAngebot, Auftrag, Rechnung: Warum Positionen nie abgetippt werden sollten
Zwischen Angebot und Rechnung liegen bei vielen Dienstleistern drei Werkzeuge und zwei Übertragungsfehler. Die Kette lässt sich schließen – ohne dass jemand Positionen abtippt.
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Software und BetriebWo liegen Ihre Daten? Mandantentrennung, Backups und Zugriffe
Bei Cloudsoftware entscheidet nicht die Oberfläche über das Risiko, sondern der Betrieb dahinter. Welche Angaben Sie sich zeigen lassen sollten, bevor Sie Kundendaten einspielen.
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Projekte und ZeitenProjekte und Tagesgeschäft: warum ein Board allein nicht reicht
Aufgabenboards sind schnell eingeführt und schnell verwaist. Der Grund liegt selten am Werkzeug, sondern daran, dass das Board neben der Kundenakte steht statt in ihr.
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