Dreimal dieselben Positionen
Das Angebot entsteht in Word, der Auftrag in einer Vorlage, die Rechnung im Buchhaltungsprogramm. Jedes Mal werden Leistung, Menge und Preis neu getippt.
Angebote und Aufträge für Ingenieurbüros, Kanzleien und Dienstleister
Angebotssoftware vom Angebot bis zur Schlussrechnung
Sie schreiben das Angebot mit Positionen aus dem Produktkatalog, der Kunde nimmt es auf der Micropage an, und DeskGenie legt den Auftrag an. Daraus stellen Sie Teil- und Schlussrechnungen, ohne eine Position neu zu erfassen.
- Annahme per Micropage
- Auftrag bei Annahme
- Teilrechnung in Prozent
- Eigene Layouts
Angebote & Aufträge in DeskGenie, kurz erklärt
In DeskGenie sind Angebot, Auftrag und Rechnung Stufen eines Vorgangs. Sie schreiben das Angebot mit Positionen aus dem Produktkatalog und schreiben es fest; dabei erhält es seine Nummer. Der Kunde öffnet die Micropage ohne Anmeldung und nimmt das Angebot mit einem Bestätigungscode aus der E-Mail an oder lehnt es mit Kommentar ab. Bei der Annahme legt DeskGenie den Auftrag an. Daraus erstellen Sie Teilrechnungen in Prozent und die Schlussrechnung, die die Abschläge abzieht.
Ausgangslage
Woran Angebote in vielen Büros hängen bleiben
Hat der Kunde schon zugesagt?
Das Angebot ging per Mail hinaus. Ob es angenommen ist, steht in einem Postfach, und wer vertritt, muss nachfragen.
Die Schlussrechnung entsteht von Hand
Welche Abschläge gestellt und bezahlt sind, wird aus der Rechnungsliste zusammengesucht. Ein vergessener Abschlag fällt erst dem Kunden auf.
Funktionen
Was Angebote & Aufträge im Einzelnen können
| Funktion | Was sie Ihnen bringt |
|---|---|
| Angebot schreiben | Kontakt, Ansprechpartner, Positionen aus dem Produktkatalog, Rabatt je Position, Kopf- und Fußtext. Positionen lassen sich umsortieren. |
| Produktkatalog und Einheiten | Unter Verkauf › Produkte pflegen Sie Ihre Leistungen mit Beschreibung, Einheit, Steuersatz, Preis und Preisintervall, auf Wunsch mit Staffelpreisen je Menge. Einheiten wie Stunde oder Pauschale legen Sie selbst an, mit dem Code, den die E-Rechnung braucht. |
| Festschreiben | Ein Entwurf ist frei änderbar. Beim Festschreiben erhält das Angebot seine Nummer aus dem Nummernkreis, und DeskGenie archiviert die Fassung als PDF. |
| Ablaufdatum | Aus den Verkaufseinstellungen vorbelegt. Ist es verstrichen, setzt DeskGenie ein offenes Angebot auf abgelehnt und vermerkt den Ablauf im Verlauf. |
| Optionale Positionen | Positionen als Option, nicht im Gesamtbetrag. Welche Optionen gewählt sind, entscheiden Sie bei der Annahme in DeskGenie. |
| Versand | „An Kunden senden“ mit Absenderkonto, Vorlage, Betreff, CC und BCC, das PDF im Anhang und der Link zur Micropage im Text. Jeder Versand wird protokolliert. |
| Micropage | Der Kunde sieht das Angebot im Browser, lädt das PDF und nimmt mit dem Bestätigungscode an oder lehnt mit Kommentar ab, ohne Anmeldung. |
| Auftrag bei Annahme | Nimmt der Kunde an, entsteht der Auftrag mit eigener Nummer und denselben Positionen. Intern nehmen Sie ein Angebot genauso an, etwa nach einer Zusage am Telefon. |
| Fortschritt des Auftrags | Schritte aus einer Status-Vorlage, etwa Termin geplant, Begehung erfolgt, Konzept versandt, die Sie abhaken. |
| Teil- und Schlussrechnung | Teilrechnungen in Prozent des Auftrags. Die Schlussrechnung zieht die Abschläge je Steuersatz ab und warnt, wenn einer noch nicht bezahlt ist. |
| Verlauf und Protokoll | Jeder Statuswechsel mit Person und Zeitpunkt, auch die Annahme durch den Kunden und der Ablauf. Das Protokoll zeigt jede Änderung mit altem und neuem Wert; Einträge lassen sich nicht löschen. |
| Wiedervorlagen, Notizen, Anhänge | „Beim Kunden nachfassen“ als Wiedervorlage mit Datum, Notizen nach Art wie Telefonat oder Termin und Dateien am Vorgang. |
| Layouts | Logo, Schrift, Farben für Kopf, Fuß und Positionen sowie Fußzeilentexte. Mehrere Layouts, je Dokument wählbar. |
| Objekt auf dem Beleg | Mit dem Modul Objekte steht das Objekt als Leistungsort auf Angebot, Auftrag und Rechnung. |
Zusammenspiel
Wie der Vorgang weiterläuft
Angebote & Aufträge stehen zwischen Vertrieb und Buchhaltung. Die Positionen erfassen Sie einmal; sie tragen bis zur Schlussrechnung.
- 01
Deal
Die Anfrage läuft in der Pipeline; das Angebot schreiben Sie als eigenen Vorgang.
- 02
Angebot
Positionen aus dem Katalog, festschreiben, an den Kunden senden.
- 03
Micropage
Der Kunde nimmt mit dem Bestätigungscode an.
- 04
Auftrag
Entsteht bei der Annahme, mit Fortschritt und Wiedervorlagen.
- 05
Rechnung
Teilrechnungen in Prozent, am Ende die Schlussrechnung.
Weiter in der Kette:
Grenzen
Was Angebote & Aufträge nicht tun
DeskGenie ist kein Warenwirtschaftssystem: Lagerbestände und Lieferscheine gibt es nicht. Ein Deal wird nicht in ein Angebot umgewandelt, und aus einem Auftrag entsteht kein Vertrag; laufende Leistungen legen Sie als Vertrag an und rechnen sie im Abrechnungslauf ab. Ob der Kunde die Micropage geöffnet hat, zeigt DeskGenie nicht, und optionale Positionen wählt der Kunde dort nicht selbst aus. Teilrechnungen gibt es in Prozent, nicht nach Betrag oder einzelnen Positionen. Einen Staffelpreis wählt DeskGenie nicht selbst nach der Menge aus. Ein festgeschriebenes Angebot bleibt unverändert; für eine neue Fassung legen Sie ein neues Angebot an. Die Annahme mit Code ist keine qualifizierte elektronische Signatur.
Häufige Fragen
Häufige Fragen zu Angeboten & Aufträgen
Über die Micropage, deren Link in der E-Mail steht. Er sieht das Angebot im Browser, lädt bei Bedarf das PDF und nimmt mit dem Bestätigungscode aus der E-Mail an. Der Code gilt sieben Tage.
Ihr erstes Angebot in der Demo
In der Demo schreiben wir ein Angebot, nehmen es auf der Micropage an und stellen aus dem Auftrag eine Teil- und eine Schlussrechnung. Testzugang für 7 Tage auf Anfrage.