Jeden Monat dieselbe Tipparbeit
Die Rechnung vom Vormonat wird kopiert und angepasst. Bei dreißig Wartungsverträgen ist das ein fester Arbeitstag am Monatsanfang.
Wiederkehrende Abrechnung für Ingenieurbüros, Kanzleien und Dienstleister
Wiederkehrende Rechnungen in einem Abrechnungslauf
Sie wählen einen Vertrag, einen Kunden oder eine Objektgruppe und den Zeitraum. DeskGenie zeigt jede fällige Rechnung in der Vorschau und erstellt daraus Entwürfe; Sie schreiben fest und versenden. Jeden Schritt starten Sie selbst.
- Vorschau mit einer Zeile je Rechnung
- Festschreiben im Lauf
- Eine E-Mail je Rechnung
- Kontingent und Mehrverbrauch
Abrechnungsläufe in DeskGenie, kurz erklärt
Der Abrechnungslauf in DeskGenie macht aus den fälligen Leistungen Ihrer Verträge Rechnungen. Sie starten ihn für einen Vertrag, alle Verträge eines Kunden oder einer Objektgruppe und wählen den Zeitraum. Die Vorschau zeigt jede Rechnung mit Betrag, einzelne lassen sich auslassen. Danach erstellt DeskGenie Entwürfe mit Festbeträgen, Nutzungseinträgen und Mehrverbrauch. Sie schreiben sie fest und versenden sie mit einer E-Mail je Rechnung. Einen Zeitplan, der selbsttätig abrechnet, gibt es nicht.
Ausgangslage
Wie laufende Leistungen ohne Abrechnungslauf fakturiert werden
Erbrachte Leistung fehlt
Stunden und Auslagen stehen in einer Tabelle daneben. Was dort vergessen wird, wird nie abgerechnet, und Mehrverbrauch wird aus Höflichkeit verschenkt.
Doppelt oder gar nicht abgerechnet
Ob der September für ein Objekt schon berechnet ist, weiß nur, wer die Rechnungsliste durchsucht. Der Fehler fällt erst dem Kunden auf.
Funktionen
Was der Abrechnungslauf im Einzelnen kann
| Funktion | Was sie Ihnen bringt |
|---|---|
| Umfang des Laufs | Ein Vertrag, alle Verträge eines Kunden oder alle Verträge einer Objektgruppe. Verträge im Entwurf und archivierte Verträge bleiben außen vor. |
| Zeitraum und Rechnungsdatum | Je Vertrag vorgeschlagen, ein bestimmter Monat oder eine Saison. Das Rechnungsdatum ist heute oder ein Datum, das Sie wählen. |
| Vorschau | Eine Zeile je Rechnung mit Betrag und Empfänger. Einzelne Rechnungen nehmen Sie heraus, danach rechnen Sie die Vorschau neu. |
| Schutz vor Doppelabrechnung | Abgerechnete Zeiträume, Nutzungseinträge und Einmalleistungen sind gesperrt. Die Vorschau zeigt „Für diesen Zeitraum schon abgerechnet“. |
| Entwürfe erstellen | Festbeträge, Nutzungseinträge und Mehrverbrauch werden Positionen. Angebrochene Zeiträume rechnet DeskGenie anteilig, mit dem Grund im Positionstext. |
| Alle festschreiben | Die Entwürfe erhalten ihre Rechnungsnummer und sind danach unveränderlich. Einzelne Rechnungen schreiben Sie auch direkt am Vertrag fest. |
| Alle versenden | Eine E-Mail je Rechnung an die Rechnungs-E-Mail aus Vertrag, Objektgruppe oder Organisation, mit dem PDF und bei XRechnung der XML-Datei. |
| Eine Rechnung je Objekt | Bei Verträgen mit Objekten auf Wunsch eine Rechnung je Objekt, mit dem Objekt als Leistungsort auf dem Beleg. |
| Kontingent und Mehrverbrauch | Höchstmenge je Zeitraum, Mehrverbrauch zu eigenem Stückpreis als eigene Zeile, Mindestmenge auf Wunsch auch ohne Nutzung. |
| Ergebnis je Rechnung | Zähler für erstellte, blockierte, festgeschriebene und versendete Rechnungen. Fehlgeschlagenes wiederholen Sie gezielt, ein Fehler hält die anderen nicht auf. |
| E-Rechnung je Kunde | ZUGFeRD nach EN 16931 oder XRechnung (CII), festgelegt an der Organisation. Das PDF entsteht immer. |
| Bestellnummer des Kunden | Die Bestellnummer vom Vertrag steht auf jeder Rechnung und in der E-Rechnung (BT-13). |
| Rechnungshistorie am Vertrag | Jede Rechnung mit Datum, Betrag, Zeitraum und Status, von Entwurf bis bezahlt oder überfällig. |
| Sammelversand | Aus der Rechnungsliste bis zu 500 Rechnungen auf einmal, mit einer Kopie an bis zu zehn Adressen. |
Zusammenspiel
Woran die Abrechnung hängt
Der Vertrag legt fest, was abgerechnet wird. Den Lauf starten Sie; danach folgen Versand und Bankabgleich.
- 01
Vertrag
Leistungen, Preise, Kontingent und Abrechnungsfrequenz stehen am Vertrag.
- 02
Nutzung erfassen
Zeiten, Mengen und Ausgaben als Nutzungseinträge am Vertrag.
- 03
Vorschau
Sie starten den Lauf und prüfen jede fällige Rechnung.
- 04
Entwürfe und Festschreiben
Sie prüfen die Entwürfe und schreiben alle fest.
- 05
Versand
Eine E-Mail je Rechnung; den Zahlungseingang ordnet der Bankabgleich zu.
Weiter in der Kette:
Grenzen
Was der Abrechnungslauf nicht tut
Der Abrechnungslauf erstellt Rechnungen, er zieht kein Geld ein; Lastschrift oder Kartenzahlung gehören nicht dazu. Einen Zeitplan, der Rechnungen selbsttätig erstellt oder versendet, gibt es nicht: Jeden Schritt startet eine Person. In der Vorschau nehmen Sie ganze Rechnungen heraus, keine einzelnen Positionen. Zeiten an Aufgaben und Tickets kommen nicht auf die Rechnung; den Arbeitszeitnachweis legen Sie beim Einzelversand einer Rechnung bei, der Lauf verschickt ihn nicht mit. Was ein Vertrag enthält, pflegen Sie in der Vertragsverwaltung.
Häufige Fragen
Häufige Fragen zu Abrechnungsläufen
Wenn Sie den Abrechnungslauf starten und „Entwürfe erstellen“ wählen. Vorher sehen Sie in der Vorschau, welche Rechnungen fällig sind. Festschreiben und Versenden sind eigene Schritte, die Sie ebenfalls selbst auslösen.
Ein Abrechnungslauf in der Demo
In der Demo legen wir eine Pauschale und ein Stundenkontingent an, erfassen drei Stunden am Vertrag und führen den Lauf von der Vorschau bis zum Versand. Testzugang für 7 Tage auf Anfrage.