Die Pauschale läuft, die Mehrstunden nicht
Die Beratungspauschale geht jeden Monat hinaus. Die Stunden darüber stehen in einer Tabelle der Associate und kommen erst auf die Rechnung, wenn jemand daran denkt.
Branchen
Software für Kanzleien: die kaufmännische Seite des Mandats
Dauermandate, Fristen, Zeiten und Rechnungen laufen in DeskGenie, neben Ihrer Kanzleisoftware. Akte, beA und Gebührenrechnung bleiben, wo sie sind.
- Dauermandat als Vertrag
- Fristen mit Eskalation
- Zeiten und Auslagen je Mandat
- E-Mails am Mandat abgelegt
DeskGenie für Kanzleien, kurz erklärt
DeskGenie ist die kaufmännische Software für Kanzleien neben der Fachsoftware. Ein Dauermandat steht als Vertrag mit Pauschale, Stundensatz und Auslagen; Zeiten buchen Sie am Mandat, Rechnungen entstehen im Abrechnungslauf, den Sie starten. Fristen haben verantwortliche Personen, Aufsichtspersonen, Erinnerungen und eine Eskalation, wenn sie liegen bleiben. E-Mails aus Microsoft 365 legen Sie am Mandat ab. Akte und Schriftsätze, das beA, die Gebührenrechnung nach RVG oder StBVV und die Berechnung von Gerichtsfristen bleiben in Ihrer Kanzleisoftware.
Arbeitsalltag
Wo es in der Kanzlei hakt
Die Frist kennt nur eine Person
Der Termin für die Stellungnahme steht im Kalender des Partners. Ist er im Urlaub, merkt es niemand, bis der Mandant anruft.
Die Zusage steckt im Postfach
Der Mandant stimmt der neuen Pauschale per Mail zu, adressiert an eine Person. Wer später abrechnet, findet die Mail nicht.
Mandate
Das Dauermandat als Vertrag
Was Sie mit dem Mandanten vereinbaren, steht in DeskGenie an einem Vertrag: wer zahlt, was pauschal und was nach Stunden abgerechnet wird, welche Auslagen weiterberechnet werden. Daran hängen die Fristen, die Unterlagen und die Korrespondenz des Mandats.
| Am Mandat | In DeskGenie |
|---|---|
| Mandant und Zahler | Mandant und Rechnungsempfänger sind Vertragsparteien aus dem CRM. Zahlt die Holding für die Tochter, geht die Rechnung an die Holding. |
| Pauschalvergütung | Wiederkehrender Festbetrag, abgerechnet monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich. |
| Stunden nach Vergütungsvereinbarung | Nutzungsbasierte Leistung mit Stundensatz. Auf Wunsch mit Höchstmenge je Zeitraum und eigenem Satz für Stunden darüber. |
| Auslagen | Reisekosten oder Fremdleistungen als Kostenerstattung, auf Wunsch mit Budgetgrenze je Zeitraum. |
| Erfasste Zeit | Nutzungseintrag an der Leistung mit Datum, Person und Notiz. Abgerechnete Einträge sind gesperrt. |
| Fristen | Mit dem Vertrag verknüpft und im Reiter „Fristen“ sichtbar, mit Verantwortlichen, Aufsicht und Erinnerungen. |
| Mandatsvereinbarung | Aus Ihrer Word-Vorlage erstellt, per DocuSign unterschrieben, die signierte Fassung liegt in den Vertragsdateien. |
| Korrespondenz | Mails aus dem Microsoft-365-Postfach hängen Sie mit ihren Anhängen an den Vertrag. |
| Einblick für den Mandanten | Als Mitglied sieht der Mandant seine Verträge, Rechnungen und Fristen, nur lesend. |
Bleibt in Ihrer Kanzleisoftware
Akte, Schriftsätze und Dokumentenverwaltung des Verfahrens
beA und elektronischer Rechtsverkehr
Gebührenrechnung nach RVG oder StBVV
Berechnung von Gerichts- und Rechtsmittelfristen
Steuerberechnung, Jahresabschluss, Finanzbuchführung
Kommt in DeskGenie
Mandatsverträge mit Pauschalen, Stundensätzen und Auslagen
Abrechnungslauf, E-Rechnung, Bankabgleich, Mahnwesen
Fristen mit Aufsicht und Eskalation
Unterlagen, Vorlagen und E-Mails am Mandat
DATEV-Export für Ihre Buchhaltung
Fristen, die nicht an einer Person hängen
In DeskGenie stehen die kaufmännischen und organisatorischen Termine der Kanzlei: Abgaben beim Mandanten, Wiedervorlagen, Berichte, Termine aus Vereinbarungen. Gerichtsfristen berechnet weiter Ihre Fachsoftware.
Mehrere Verantwortliche
Tragen Sie an wichtigen Fristen zwei Personen ein. Beide werden erinnert, in DeskGenie und per E-Mail.
Erinnerungen nach Ihrer Wahl
Beliebig viele Stufen je Frist, in Tagen oder Stunden vor dem Termin, etwa zehn und drei Tage vorher.
Eskalation an die Aufsicht
Bleibt eine Frist liegen, steht sie auf „Überfällig“. Standardmäßig am Tag danach geht sie an die Aufsichtspersonen.
Monatlich wiederkehrend
Etwa die Umsatzsteuer-Voranmeldung zum 10. oder der Statusbericht an den Mandanten. Ist eine Frist erledigt, legt DeskGenie die nächste an.
Am Mandat verknüpft
Fristen hängen an Vertrag, Aufgabe oder Deal, Wiedervorlagen auch an der Organisation des Mandanten. Mit Beschreibung und Anhängen.
Fristenband im Cockpit
Die nächsten 14 Tage nach „Ich bin verantwortlich“, „Ich beaufsichtige“ oder Team, Überfälliges hervorgehoben.
Funktionen
Die Funktionen für die Kanzlei
Zehn Funktionen tragen die kaufmännische Seite des Mandats. Jede ist in DeskGenie enthalten.
Mandat und Abrechnung
Vom vereinbarten Honorar zur Rechnung.
Vertragsverwaltung
Dauermandat mit Parteien, Pauschale, Stundensatz und Auslagen.
Leistungserfassung
Stunden und Auslagen am Mandat, mit Person und Notiz.
Abrechnungsläufe
Ein Lauf für alle Mandate eines Mandanten, mit Vorschau und Entwürfen.
Fristen und Unterlagen
Termine, Korrespondenz und Dokumente am Mandat.
Fristen & Wiedervorlagen
Verantwortliche, Aufsicht, Erinnerungen und Eskalation je Frist.
E-Mail & Microsoft 365
Mails aus Microsoft 365 lesen und dem Mandatsvertrag zuordnen.
Dokumente & Vorlagen
Mandatsvereinbarung aus Vorlage, Ordnerrechte, Versionen.
Mitglieder & Micropages
Der Mandant sieht Verträge, Rechnungen und Fristen lesend.
Zahlung und Buchhaltung
Vom Rechnungsausgang bis zur Übergabe.
Rechnungen & E-Rechnung
ZUGFeRD oder XRechnung je Mandant, mit Bestellnummer.
Bankabgleich
Zahlungseingänge per CAMT oder CSV den Rechnungen zuordnen.
DATEV-Export
Buchungsstapel im EXTF-Format für Ihre Buchhaltung.
Ablauf
Ein Beratungsmandat von der Anfrage bis zur Zahlung
So läuft ein laufendes Beratungsmandat mit Pauschale und Stundensatz durch DeskGenie. Die Verfahrensakte führen Sie weiter in der Fachsoftware.
- 01
Mandant anlegen
Organisation und Ansprechpartner im CRM, auf Wunsch die Holding als Rechnungsempfänger.
- 02
Mandatsvertrag
Pauschale, Stundensatz und Auslagen; die Vereinbarung geht per DocuSign zur Unterschrift.
- 03
Fristen verknüpfen
Termine des Mandats mit Verantwortlichen, Aufsicht und Erinnerungen.
- 04
Zeiten erfassen
Stunden und Auslagen als Nutzungseinträge am Vertrag.
- 05
Abrechnungslauf
Sie starten den Lauf, prüfen die Entwürfe, schreiben fest und versenden.
- 06
Zahlung
Bankabgleich ordnet den Eingang zu; der Monat geht per DATEV-Export an die Buchhaltung.
Grenzen
Was DeskGenie für Kanzleien nicht tut
DeskGenie ist keine Kanzleisoftware. Es führt keine Verfahrensakte, hat keine Anbindung an das beA und rechnet nicht nach RVG oder StBVV ab; abgerechnet werden die Pauschalen, Stundensätze und Auslagen, die Sie vereinbart haben. Gerichts- und Rechtsmittelfristen berechnet es nicht, Steuern, Jahresabschluss und Finanzbuchführung bleiben in Ihren Fachprogrammen. Rechte vergeben Sie je Modul, nicht je Mandat; einzelne Ordner im Dateimanager lassen sich auf Personen beschränken. Das Microsoft-365-Postfach ist nur lesend eingebunden, und Rechnungen entstehen erst im Abrechnungslauf, den eine Person startet.
Häufige Fragen
Häufige Fragen von Kanzleien
Nein. Akte, Schriftsätze, beA und Gebührenrechnung bleiben in Ihrer Fachsoftware. DeskGenie übernimmt die kaufmännische Seite: Mandatsverträge, Fristen, Zeiten, Rechnungen, Zahlungen und den DATEV-Export.
Ihr Dauermandat in der Demo
In der Demo legen wir ein Beratungsmandat mit Pauschale, Stundensatz und Auslagen an, verknüpfen eine Frist mit zwei Verantwortlichen und einer Aufsicht, buchen Stunden und führen den Abrechnungslauf bis zur Rechnung. Auf Anfrage richten wir Ihnen einen Testzugang für 7 Tage mit eigener Datenbank ein.