Dieselbe Adresse an drei Stellen
Kontaktdaten stehen in der Tabelle, im Postfach und im Rechnungstool. Ändert sich etwas, ändert es sich selten überall – und niemand weiß, welcher Stand der richtige ist.
Kunden & Verträge
CRM für Dienstleister: die Kundenakte, an der alles hängt
Organisationen und Kontakte an einer Stelle – mit eigenen Feldern, verknüpften Vorgängen und einem Protokoll, das jede Änderung festhält.
- Eigene Felder
- Micropages für Kundendaten
- Verknüpfte Vorgänge
- Rollen und Rechte
Was das CRM übernimmt
Das CRM führt Organisationen und Kontakte mit allem zusammen, was an ihnen hängt: Deals, Verträge, Angebote, Rechnungen, Dokumente, Fristen und Mails. Stammdaten werden einmal gepflegt und stehen in jedem Vorgang bereit. Eigene Felder bilden ab, was Ihr Geschäft unterscheidet – von der Kundennummer beim Lieferanten bis zur Betreuungsstufe. Jede Änderung steht im Aktivitätsprotokoll, nachvollziehbar ohne Rückfrage.
Ausgangslage
Wie es ohne gemeinsame Kundenakte läuft
Wissen bleibt bei einer Person
Wer den Kunden betreut, weiß, was vereinbart wurde. Bei Urlaub, Krankheit oder Wechsel beginnt die Suche in Postfächern und Ordnern.
Nachfragen für jede Kleinigkeit
Bankverbindung, Steuernummer, Ansprechpartner: Für jede fehlende Angabe geht eine Mail heraus und wartet auf Antwort.
Funktionen
Was das CRM im Einzelnen kann
| Funktion | Was sie Ihnen bringt |
|---|---|
| Organisationen und Kontakte | Firmen und Personen mit ihren Beziehungen, statt zwei getrennter Listen. |
| Kategorien und Tags | Einteilung nach Ihrer Logik – Kunde, Lieferant, Partner, Branche, Betreuung. |
| Eigene Felder | Text, Zahl, Datum, Auswahl, Dateien und Verknüpfungen – ohne Entwicklung. |
| Kommunikationskanäle | Mehrere Adressen, Telefonnummern und Kanäle je Kontakt. |
| Bankverbindungen | Am Kunden hinterlegt und nutzbar für Abrechnung und Bankabgleich. |
| Micropages | Der Kunde ergänzt oder bestätigt seine Daten selbst, die Einladung geht per E-Mail heraus. |
| Verknüpfte Vorgänge | Deals, Verträge, Angebote, Rechnungen, Dokumente und Fristen an derselben Akte. |
| Aktivitätsprotokoll | Wer wann was geändert hat – nachvollziehbar ohne Rückfrage. |
| Rollen und Rechte | Jede Person sieht die Kunden, für die sie zuständig ist. |
Zusammenspiel
Woran die Kundenakte hängt
Die Stammdaten aus dem CRM laufen durch die gesamte Kette – erfasst wird einmal.
- 01
Kontakt
Organisation und Ansprechpartner werden angelegt, Felder und Kanäle gepflegt.
- 02
Deal
Aus dem Kontakt entsteht der Deal in der Pipeline, mit Formular je Phase.
- 03
Angebot
Kunden- und Produktdaten stehen im Angebot, ohne neue Eingabe.
- 04
Vertrag
Der Vertrag übernimmt Positionen, Laufzeit und Kündigungsfrist.
- 05
Rechnung und Frist
Rechnungslauf und Fristenüberwachung greifen auf dieselbe Akte zu.
Weiter in der Kette:
Grenzen
Was das CRM nicht tut
Das CRM ist eine Kundenakte, kein Marketingwerkzeug. Newsletter-Versand, Kampagnensteuerung und gekaufte Lead-Datenbanken gehören nicht dazu. Ebenso wenig eine Telefonanlage oder die automatische Protokollierung von Anrufen. Wer Adressbestände aus Fremdquellen anreichern möchte, tut das außerhalb von DeskGenie.
Häufige Fragen zum CRM
- Ja. Eigene Felder gibt es als Text, Zahl, Datum, Auswahl, Datei und als Verknüpfung auf andere Datensätze. Sie legen sie selbst an, ohne Entwicklung.
Legen Sie Ihre erste Kundenakte an
In der Demo erfassen Sie eine Organisation, ergänzen eigene Felder und hängen einen Vertrag daran – so sehen Sie, wie die Kette bis zur Rechnung läuft.