Dieselbe Adresse an drei Stellen
Die Anschrift steht im Adressbuch, im Rechnungsprogramm und in der Vorlage für Anschreiben. Ändert sie sich, geht die nächste Rechnung oft noch an die alte.
Kunden & Verträge
CRM für Dienstleister: eine Akte je Kunde
Ansprechpartner, Zahlungsbedingungen, Debitorennummer, Verträge, Objekte und Wiedervorlagen stehen an derselben Organisation. Wer den Kunden öffnet, sieht, was vereinbart ist und was als Nächstes ansteht.
- Organisationen und Kontakte
- Finanzdaten mit Mahnsperre
- Wiedervorlagen
- Objekte am Kunden
Was ist das CRM in DeskGenie?
Das CRM in DeskGenie ist die Kundenakte für Ingenieurbüros, Kanzleien und Dienstleister. Jede Organisation hat die Reiter Allgemein, Finanzen, Verträge, Objekte und Aus Vorlagen. Dort stehen Ansprechpartner, Notizen und Wiedervorlagen, Zahlungsziel, Skonto, Debitorennummer, E-Rechnungsformat und Mahnsperre, die laufenden Verträge und die betreuten Objekte. Rechnungen, Bankabgleich und Mahnläufe nutzen diese Angaben, ohne dass jemand sie neu eintippt. Ein Kontakt kann zu mehreren Organisationen gehören und als Mitglied eingeladen werden.
Ausgangslage
Wo Kundendaten heute verstreut liegen
Zahlungsbedingungen im Kopf
Welcher Kunde zahlt mit Skonto, wer will die Rechnung als XRechnung, wer wird gerade nicht gemahnt? Das weiß die Buchhaltung, die anderen fragen nach.
Nachfassen vergessen
Das Angebot ist raus, der Rückruf war für nächste Woche geplant. Ohne Erinnerung an der Akte rutscht er durch, bis der Kunde sich beschwert.
Funktionen
Was die Kundenakte im Einzelnen enthält
| Funktion | Was sie Ihnen bringt |
|---|---|
| Organisationen | Name, Adresse, Kontaktinformationen, Notizen und Status. Ein Organisationstyp wie Kunde, Lieferant oder Partner, auch mehrere zugleich. |
| Dubletten-Hinweis | Beim Anlegen zeigt DeskGenie ähnliche Namen an, bevor eine Organisation doppelt entsteht. |
| Kontakte | Anrede, Titel, Abteilung, Position, Telefon, Mobil, E-Mail und Adresse. Ein Kontakt kann zu mehreren Organisationen gehören. |
| Steuer und Zahlung | Steuernummer, USt-ID, Zahlungsziel, Skonto mit Frist und E-Mail-Adresse für Rechnungen. Rechnungen und Bankabgleich nutzen diese Angaben. |
| Debitorennummer | Beim Festschreiben der ersten Rechnung erhält der Kunde die nächste freie Nummer aus Ihrem DATEV-Nummernkreis. |
| E-Rechnung je Kunde | Format je Organisation (ZUGFeRD, XRechnung oder keine E-Rechnung), dazu Leitweg-ID und Käuferreferenz für öffentliche Auftraggeber. |
| Mahnsperre | Mit Grund gesetzt, etwa bei vereinbarter Ratenzahlung. Mahnläufe schlagen die Rechnungen dieses Kunden dann nicht vor. |
| Bankkonten | Mehrere Konten je Organisation, eines als primär markiert, für Abrechnung und Bankabgleich. |
| Wiedervorlagen | Was ist zu tun und wann: Die Wiedervorlage erinnert Sie und erscheint im Fristenband des Cockpits und in der Lagezeile. |
| Reiter Verträge | Alle Verträge der Organisation mit Laufzeit und Status, ein Klick führt in den Vertrag. |
| Reiter Objekte | Mit dem zuschaltbaren Objekte-Modul die Liegenschaften und Anlagen des Kunden mit Adresse und Ansprechpartner vor Ort. |
| Reiter Aus Vorlagen | Briefe und Dokumente, die aus Ihren Vorlagen für diese Organisation erzeugt wurden. |
| Mitglied einladen | Ein Kontakt erhält per E-Mail einen eigenen Lesezugang zu seinen Verträgen, Rechnungen und Fristen. |
Zusammenspiel
Woran die Kundenakte hängt
Die Angaben aus der Akte laufen in jeden Beleg, der für diesen Kunden entsteht.
- 01
Organisation
Anschrift, Ansprechpartner, Zahlungsbedingungen und E-Rechnungsformat werden einmal gepflegt.
- 02
Angebot
Kunde und Ansprechpartner stehen im Angebot bereit.
- 03
Vertrag
Der Vertrag erscheint im Reiter Verträge, mit Laufzeit und Kündigungsstichtag.
- 04
Rechnung
Zahlungsziel, Skonto und Format kommen aus der Akte; beim Festschreiben entsteht die Debitorennummer.
- 05
Mahnlauf
Offene Rechnungen werden gemahnt, außer die Organisation hat eine Mahnsperre.
Weiter in der Kette:
Grenzen
Was das CRM nicht tut
Das CRM führt Kunden, die Sie betreuen. Newsletter, Kampagnen, Lead-Bewertung und Telefonie gehören nicht dazu. Kontakte und Organisationen tragen keine Tags oder Kategorien, es gibt keinen CSV-Import und -Export von Kontaktlisten und kein Änderungsprotokoll an Kontakten oder Organisationen. Rechte gelten je Modul: Sie legen fest, wer Organisationen und Kontakte anlegen, bearbeiten oder löschen darf, aber nicht, wer einen einzelnen Kunden sehen darf. Wiedervorlagen gibt es an Organisationen, Objekten, Angeboten und Aufträgen, an einzelnen Kontakten nicht.
Häufige Fragen
Häufige Fragen zum CRM
Ein Vertriebs-CRM endet beim gewonnenen Auftrag. In DeskGenie geht es dort weiter: Verträge, Objekte, Zahlungsbedingungen und Mahnsperre stehen an derselben Organisation, und Rechnungen und Mahnläufe nutzen diese Angaben.
Sehen Sie die Kundenakte in der Demo
In der Demo legen wir eine Organisation mit Ansprechpartner, Zahlungsziel und E-Rechnungsformat an, hängen einen Vertrag daran und setzen eine Wiedervorlage. Danach richten wir Ihnen auf Wunsch einen Testzugang mit eigener Datenbank ein.