Die Pflicht kommt gestaffelt
Empfangen müssen alle seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen müssen Unternehmen mit über 800.000 Euro Umsatz 2026 ab 2027, alle übrigen ab 2028.
Verkauf & Finanzen
E-Rechnung erstellen: ZUGFeRD und XRechnung aus dem Vorgang
Ausgangsrechnungen im Format der Norm EN 16931 erzeugen, direkt versenden und mit Debitoren und Kreditoren an DATEV übergeben.
- ZUGFeRD
- XRechnung
- DATEV-Schnittstelle
- Versand aus dem Vorgang
Was DeskGenie bei der E-Rechnung übernimmt
DeskGenie erzeugt jede Ausgangsrechnung wahlweise als PDF, als ZUGFeRD oder als XRechnung – beide elektronischen Formate entsprechen der Norm EN 16931. Die Rechnung entsteht aus Angebot, Auftrag oder Vertrag und übernimmt Positionen und erfasste Leistungen. Der Versand läuft aus dem Vorgang, Debitoren, Kreditoren und Belegdaten gehen über die DATEV-Schnittstelle an die Steuerkanzlei.
Ausgangslage
Warum das gewohnte PDF nicht mehr reicht
Das PDF erfüllt die Norm nicht
Verlangt ist ein Format nach EN 16931 – also XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Ein gewöhnliches PDF genügt dafür nicht.
Zwei Werkzeuge für einen Beleg
Wer die Rechnung im einen Programm schreibt und im anderen konvertiert, pflegt zwei Stände derselben Zahl.
Funktionen
Was die E-Rechnung im Einzelnen kann
| Funktion | Was sie Ihnen bringt |
|---|---|
| ZUGFeRD | PDF mit eingebettetem XML – lesbar für Menschen und Maschinen. |
| XRechnung | Reines XML für öffentliche Auftraggeber und B2B-Pflichtfälle. |
| Erzeugung aus dem Vorgang | Die Rechnung entsteht aus Angebot, Auftrag oder Vertrag, inklusive erfasster Leistungen. |
| Versand aus dem System | Mailversand mit Vorlage, der Beleg bleibt am Kunden und am Vertrag. |
| Layouts und Nummernkreise | Briefpapier, Kopf- und Fußzeile, eigenes Logo je Mandant. |
| DATEV-Schnittstelle | Debitoren, Kreditoren und Belegdaten für die Steuerkanzlei. |
| Offene Posten | Was noch nicht bezahlt ist, bleibt im Blick – Grundlage für den Bankabgleich. |
Zusammenspiel
Woran die E-Rechnung hängt
Die Rechnung ist das Ergebnis der Kette, nicht ihr Anfang.
- 01
Auftrag oder Vertrag
Positionen und Preise stehen bereits im Vorgang.
- 02
Leistung
Erfasste Zeiten, Mengen und Spesen kommen aus der Nutzungserfassung.
- 03
Rechnung
Erzeugung als PDF, ZUGFeRD oder XRechnung nach EN 16931.
- 04
Versand
Mailversand aus dem Vorgang, mit Ablage beim Kunden.
- 05
Zahlung und Übergabe
Bankabgleich ordnet zu, DATEV-Export übergibt an die Kanzlei.
Weiter in der Kette:
Grenzen
Was die E-Rechnung nicht tut
DeskGenie erzeugt und versendet die E-Rechnung, ersetzt aber weder Ihre Buchhaltung noch die steuerliche Beratung. Ob und ab wann Ihr Unternehmen ausstellungspflichtig ist, klärt Ihre Steuerkanzlei. Die Angaben zum Zeitplan auf dieser Seite haben den Stand September 2026 und sind keine Rechtsberatung.
Häufige Fragen zur E-Rechnung
- Unternehmen mit über 800.000 Euro Gesamtumsatz im Jahr 2026 ab dem 1. Januar 2027, alle übrigen inländischen Unternehmen ab dem 1. Januar 2028. Empfangen können müssen alle bereits seit dem 1. Januar 2025.
Erzeugen Sie eine E-Rechnung in der Demo
Legen Sie einen Vertrag an, rechnen Sie eine Position ab und geben Sie die Rechnung als ZUGFeRD oder XRechnung aus.