Die Pflicht kommt in Stufen
Empfangen müssen Unternehmen E-Rechnungen seit 2025. Ausstellen müssen sie ab 2027 bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, alle übrigen ab 2028.
Finanzen
E-Rechnung ohne zweites Programm: ZUGFeRD und XRechnung aus DeskGenie
Sie schreiben die Rechnung aus Auftrag oder Vertrag fest. DeskGenie erzeugt daraus die E-Rechnung als ZUGFeRD oder XRechnung 3.0, prüft sie gegen Schema und Geschäftsregeln und versendet sie per E-Mail oder Micropage.
- ZUGFeRD nach EN 16931
- XRechnung 3.0 mit Leitweg-ID
- Prüfung vor dem Festschreiben
- Versand per E-Mail oder Micropage
Was leistet DeskGenie bei der E-Rechnung?
DeskGenie erzeugt Ausgangsrechnungen als E-Rechnung nach EN 16931: als ZUGFeRD, also PDF/A-3 mit eingebettetem XML, oder für öffentliche Auftraggeber als XRechnung 3.0 in CII-Syntax mit Leitweg-ID. Das Format legen Sie je Organisation fest. Die Rechnung entsteht aus Auftrag oder Abrechnungslauf. Beim Festschreiben prüft DeskGenie das XML gegen Schema und Geschäftsregeln und erzeugt danach die E-Rechnung aus denselben Daten. Versendet wird per E-Mail, einzeln oder bis zu 500 auf einmal, oder über die Micropage.
Ausgangslage
Warum das gewohnte PDF bald nicht mehr reicht
Ein PDF erfüllt die Norm nicht
Verlangt ist ein strukturiertes Format nach EN 16931. Die PDF-Rechnung aus der Textverarbeitung genügt dann nicht mehr, so ordentlich sie aussieht.
Zwei Programme, zwei Stände
Wer im einen Programm schreibt und im anderen konvertiert, pflegt jede Korrektur doppelt. Fehlt eine Pflichtangabe, merkt es erst der Empfänger.
Funktionen
Was das Modul Rechnungen & E-Rechnung kann
| Funktion | Was sie Ihnen bringt |
|---|---|
| ZUGFeRD nach EN 16931 | Hybrid-PDF (PDF/A-3) mit eingebettetem XML: lesbar für Menschen, verarbeitbar für die Buchhaltung Ihres Kunden. Standard für Geschäftskunden. |
| XRechnung 3.0 (CII) | Für öffentliche Auftraggeber, mit Leitweg-ID oder Käuferreferenz und elektronischer Adresse, dazu eine Lesekopie als PDF. Das Format stellen Sie je Organisation ein, sonst gilt der Standard aus den Mandantendaten. |
| Prüfung beim Festschreiben | Das XML wird gegen Schema und Geschäftsregeln geprüft, bevor die Rechnung festgeschrieben wird. Fehlt etwa das Bankkonto oder die Leitweg-ID, nennt DeskGenie die Lücke. Wo eingerichtet, prüfen Mustang und veraPDF die Datei zusätzlich, das Ergebnis steht an der Rechnung. |
| Rechnung aus dem Vorgang | Aus dem angenommenen Auftrag, auch als Teil- und Schlussrechnung, oder als Entwurf aus dem Abrechnungslauf eines Vertrags. |
| Referenzen und Anhänge | Bestellnummer, Vertragsnummer und Referenz des Kunden stehen auf Rechnung und E-Rechnung. Nachweise wie ein Aufmaß betten Sie als PDF, Bild oder Tabelle in die E-Rechnung ein. |
| Skonto | Skontobedingungen an Rechnung oder Organisation stehen auf dem Beleg und in der E-Rechnung. Der Bankabgleich bucht die Zahlung mit Skonto. |
| Zahlung von Hand erfassen | Ohne Kontoauszug erfassen Sie die Zahlung direkt an der Rechnung: als Vollzahlung oder Teilzahlung, mit Datum und Betrag. Eine von Hand erfasste Zahlung lässt sich wieder löschen. |
| Fremdwährung | Rechnet ein Vertrag in US-Dollar oder Pfund ab, tragen Sie an der Rechnung Wechselkurs und Kursdatum ein; ohne Kurs wird nicht festgeschrieben. Die Umsatzsteuer steht zusätzlich in Euro auf dem Beleg (§ 14 Abs. 4 UStG). |
| Kleinunternehmerregelung | Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG setzen Sie den Haken in den Mandantendaten unter Steuern. Belege weisen dann keine Umsatzsteuer aus und tragen den Hinweis. |
| Belege auf Englisch | Stellen Sie die Sprache in den Mandantendaten auf Englisch, entstehen Angebote, Aufträge, Rechnungen, Mahnungen und Arbeitszeitnachweise auf Englisch. |
| Nummernkreise und Vorgaben | Präfix, Trennzeichen, Jahr, Monat, Stellenzahl und nächste Nummer je Belegart, mit eigenem Kreis für Stornos. Dazu Vorgaben je Belegart: Gültigkeit der Angebote, Zahlungsziel der Rechnungen, Kopf- und Fußzeile, Layout, Absenderkonto und E-Mail-Vorlage. |
| Storno und Korrekturrechnung | Eine festgeschriebene Rechnung bleibt unverändert. Korrigiert wird per Stornobeleg mit eigener Nummer, dessen E-Rechnung eine Gutschrift ist, oder per Korrekturrechnung. |
| Protokoll | An jeder Rechnung, jedem Angebot und Auftrag steht, wer wann was geändert hat, mit altem und neuem Wert. Die Einträge lassen sich weder bearbeiten noch löschen. |
| Versand und Belegarchiv | Per E-Mail mit Vorlage, auf Wunsch mit Angebot und Arbeitszeitnachweis im Anhang, einzeln oder als Sammelversand bis 500 Rechnungen, oder über die Micropage. Alle Belege eines Zeitraums laden Sie als ZIP mit Verzeichnis herunter. |
Zusammenspiel
So greift die Rechnung in Ihren Ablauf
Die Rechnung ist das Ergebnis der Kette, die mit dem Angebot beginnt.
- 01
Auftrag oder Vertrag
Der angenommene Auftrag oder der Abrechnungslauf liefert die Positionen.
- 02
Festschreiben
Nummer aus dem Nummernkreis, Prüfung von Schema und Geschäftsregeln.
- 03
E-Rechnung erzeugen
ZUGFeRD oder XRechnung, automatisch im Anschluss.
- 04
Versenden
Per E-Mail oder Micropage; Mitglieder sehen ihre Rechnungen lesend.
- 05
Zahlung und DATEV
Der Bankabgleich ordnet die Zahlung zu, der DATEV-Export übergibt an die Kanzlei.
Weiter in der Kette:
Grenzen
Was das Modul nicht tut
DeskGenie versendet E-Rechnungen per E-Mail oder über die Micropage; einen Versand über das Peppol-Netz gibt es nicht. XRechnung entsteht in CII-Syntax, die deutsche Behörden annehmen; UBL erzeugt DeskGenie nicht. Eine festgeschriebene E-Rechnung wird nie überschrieben, Korrekturen laufen über Storno und neue Rechnung. Die Sprache der Belege gilt für alle Kunden gemeinsam, je Kunde wählen Sie sie nicht. Ob und ab wann Ihr Unternehmen E-Rechnungen ausstellen muss, klärt Ihre Steuerkanzlei; die Angaben zu den Fristen auf dieser Seite sind keine Rechtsberatung.
Häufige Fragen
Häufige Fragen zur E-Rechnung
Empfangen müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen müssen sie im B2B-Verkehr ab dem 1. Januar 2027, wenn der Vorjahresumsatz über 800.000 Euro liegt, alle übrigen ab dem 1. Januar 2028. Ob Sie unter die frühere Frist fallen, klärt Ihre Steuerkanzlei.
Ihre erste E-Rechnung in der Demo
In der Demo schreiben wir eine Rechnung aus einem Auftrag fest, öffnen das ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML und stellen einen öffentlichen Auftraggeber auf XRechnung um. Testzugang für 7 Tage auf Anfrage.