ERP-Funktionen von DeskGenie: alle Bereiche, ein Datenbestand
Kunden und Objekte, Angebote, Verträge, Fristen, Leistungen, Rechnungen, Zahlungen, Personal und Dokumente liegen in einer Anwendung. Jeder Bereich greift auf denselben Kunden, denselben Vertrag und dasselbe Objekt zu, nichts wird zweimal erfasst.
- 24 Funktionen in 5 Bereichen
- E-Rechnung: ZUGFeRD und XRechnung
- DATEV-Export
- Eigene Datenbank in der EU
DeskGenie in Kürze: was das ERP abdeckt
DeskGenie ist ein ERP für Dienstleister wie Ingenieur- und Planungsbüros, Kanzleien, IT-Dienstleister, Agenturen und Beratungen. Die ERP-Funktionen reichen von CRM, Objekten und Angeboten über Verträge, Abrechnungsläufe, Fristen und Leistungserfassung bis zu E-Rechnung, Bankabgleich, Mahnwesen und DATEV-Export. Dazu kommen Personal, Dokumente, E-Signatur und das Microsoft-365-Postfach. Alle Bereiche arbeiten mit denselben Kunden, Verträgen und Objekten. Lohnabrechnung, Lager und Fertigung gehören nicht dazu; die Finanzbuchhaltung führt Ihre Steuerkanzlei mit den Daten aus dem DATEV-Export.
Drei Abläufe, für die DeskGenie gebaut ist
Jeder Ablauf nutzt dieselben Kunden, Verträge und Belege. Was eine Station erfasst, übernimmt die nächste.
Vertrag bis Zahlung
Wiederkehrende Leistungen stehen im Vertrag. Sie erfassen, was geleistet wurde, und starten den Abrechnungslauf; DeskGenie erstellt die Rechnungen als Entwürfe, ordnet die Zahlungen zu und bereitet den Monat für DATEV vor.
- 01
Vertrag
Leistungen mit Pauschale, Kontingent oder Preis je Menge
- 02
Leistung erfassen
Zeiten, Mengen und Auslagen als Nutzungseintrag am Vertrag
- 03
Abrechnungslauf
Sie starten ihn: Vorschau, dann Rechnungsentwürfe zur Prüfung
- 04
Rechnung
Festschreiben und als ZUGFeRD oder XRechnung versenden
- 05
Zahlung
Kontoauszug importieren, Vorschlag je Umsatz bestätigen
- 06
DATEV-Export
Den festgeschriebenen Monat als Buchungsstapel übergeben
Objekt bis Rechnung
Hausverwaltungen und Bauherren beauftragen Sie für viele Gebäude. Jedes Objekt trägt seine Adresse und Kennzahlen bis auf die Rechnung; ein Abrechnungslauf für die Objektgruppe ergibt eine Rechnung je Objekt.
- 01
Objekte
Gebäude je Kunde, in Objektgruppen, auf Wunsch per CSV übernommen
- 02
Angebot
Positionen mit Objekt und Leistungsort, Annahme per Micropage
- 03
Vertrag
Die Objekte des Vertrags mit erstem und letztem Monat
- 04
Lauf je Objektgruppe
Vorschau mit einer Zeile je Objekt und offenen Checklisten
- 05
Rechnung je Objekt
Leistungsort und Leistungsempfänger stehen auf dem Beleg
Mandat bis Abrechnung
Ein neues Mandat läuft als Deal durch Ihre Phasen. Nach der Mandatsvereinbarung wird es zum Dauermandat: ein Vertrag mit Fristen, Zeiten und Auslagen, abgerechnet im Lauf, den Sie starten. Akte, beA und Gebührenrecht bleiben in Ihrer Kanzleisoftware.
- 01
Anfrage als Deal
Eigene Phasen mit Pflichtfeldern, etwa für die Kollisionsprüfung
- 02
Angaben des Mandanten
Formular als Micropage, ohne Konto, mit Dateien
- 03
Mandatsvereinbarung
Über DocuSign, die signierte Fassung liegt am Vertrag
- 04
Fristen
Verantwortliche, Aufsicht, Erinnerungen und Eskalation
- 05
Zeiten und Auslagen
Als Nutzungseintrag am Vertrag des Mandats
- 06
Abrechnung
Pauschale und Stunden im Abrechnungslauf, den Sie starten
24 Funktionen in fünf Bereichen
Jeder Eintrag führt auf eine eigene Seite mit Einzelheiten, Grenzen und häufigen Fragen.
Kunden & Vertrieb
Vom ersten Kontakt bis zum angenommenen Angebot
CRM & Kundenakte
Eine Akte je Kunde: Kontakte, Zahlungsbedingungen, Verträge, Objekte und Wiedervorlagen.
Objekte
Gebäude und Standorte je Kunde, mit Gruppen, Einheiten und Leistungsort auf dem Beleg.
Deals & Pipelines
Pipelines mit eigenen Phasen und Feldern, Kundenangaben per Formular auf der Micropage.
Angebote & Aufträge
Die Annahme auf der Micropage legt den Auftrag an, daraus Teil- und Schlussrechnung.
Support-Tickets
Tickets aus Ticket-API, Kontaktformular oder von Hand, mit Fristen je Priorität.
Verträge & Leistung
Was vereinbart ist, was läuft und was als Nächstes fällig wird
Vertragsverwaltung
Parteien, Laufzeit und Leistungen an einem Vertrag, dazu der berechnete Kündigungsstichtag.
Abrechnungsläufe
Ein Lauf je Vertrag, Kunde oder Objektgruppe: Vorschau, Entwürfe, Festschreiben, Versand.
Fristen & Wiedervorlagen
Liste und Kalender mit Verantwortlichen, Erinnerungen und Eskalation an die Aufsicht.
Projekte & Aufgaben
Aufgaben in Liste oder Board, Status aus eigener Vorlage, Vertrag und Frist an der Aufgabe.
Leistungserfassung
Zeiten, Mengen und Auslagen am Vertrag gegen das Kontingent, mit Arbeitszeitnachweis.
Finanzen
Rechnungen hinaus, Belege herein, Zahlungen zugeordnet
Rechnungen & E-Rechnung
ZUGFeRD und XRechnung 3.0, beim Festschreiben gegen Schema und Geschäftsregeln geprüft.
Eingangsrechnungen mit KI
Die KI liest Belege aus und schlägt die Kontierung vor.
Bankabgleich
CAMT- und CSV-Import, ein Vorschlag je Umsatz, sichere Treffer auf Wunsch automatisch.
Mahnwesen
Zahlungserinnerung und drei Mahnstufen mit Gebühren, Verzugszinsen und Pauschale.
DATEV-Export
Buchungsstapel, Debitoren, Kreditoren und Belegbilder je festgeschriebenem Monat.
Team & Dokumente
Wer arbeitet woran, und wo liegt was
Personal & Arbeitszeit
Urlaub mit Freigabe aus der E-Mail, Stempeluhr mit ArbZG-Prüfung, Personalakte, Auslagen.
Dokumente & Vorlagen
Dateimanager mit Ordnerrechten, Word im Browser, Vorlagen, Serienbriefe und Versionen.
E-Signatur
Vertragsdateien über DocuSign an bis zu 20 Unterzeichner, signierte Fassung am Vertrag.
E-Mail & Microsoft 365
Das Microsoft-365-Postfach lesend in DeskGenie, Mails samt Anhängen am Vertrag ablegen.
Plattform
Startseite, Zugriff und Verbindungen nach außen
Cockpit
Lagezeile, eigener Umsatz und eigene Stunden, Fristenband der nächsten 14 Tage.
Sicherheit
Eigene Datenbank je Firma in der EU, Rollen je Modul, Prüfpfad.
Mitglieder & Micropages
Kunden sehen Verträge, Rechnungen und Fristen lesend und arbeiten an freigegebenen Projektaufgaben mit.
Schnittstellen
Ticket-API, Kontaktformular, Microsoft 365, DocuSign, DATEV, CAMT und E-Rechnung.
White-Label & Domain
Ihr Logo, Ihre Domain mit Zertifikat und Ihr Briefbogen auf jedem Beleg.
Ein Datenbestand: wie die Bereiche zusammenhängen
Ein Vorgang läuft durch mehrere Bereiche. Jeder Schritt nutzt die Angaben, die schon da sind; Sie starten ihn selbst und prüfen, bevor etwas festgeschrieben wird.
- 01
Kunde & Objekt
Einmal angelegt: Zahlungsziel, Skonto, Debitorennummer, Leistungsort.
- 02
Angebot & Auftrag
Annahme auf der Micropage, DeskGenie legt den Auftrag an.
- 03
Vertrag & Leistung
Laufende Leistungen und Nutzungseinträge am Vertrag.
- 04
Rechnung
Aus Auftrag oder Abrechnungslauf, festgeschrieben als E-Rechnung.
- 05
Zahlung
Der Bankabgleich ordnet zu, Offenes geht in den Mahnlauf.
- 06
DATEV
Der festgeschriebene Monat geht an Ihre Steuerkanzlei.
Was einmal erfasst ist, steht überall
Zahlungsbedingungen
Zahlungsziel und Skonto aus der Kundenakte stehen auf der Rechnung und gelten im Bankabgleich.
Objekt und Leistungsort
Das Objekt steht auf Angebot, Auftrag und Rechnung, in der E-Rechnung als Lieferort.
Debitorennummer
Die Nummer aus der Kundenakte nimmt der DATEV-Export für Buchungen und Stammdaten.
Mahnsperre
Eine Sperre am Kunden oder an der Rechnung hält den Mahnlauf an.
Zeiten
Zeiten an Aufgaben und Tickets eines Vertrags erscheinen im Arbeitszeitnachweis zur Rechnung.
Korrespondenz
Abgelegte Mails liegen mit ihren Anhängen am Vertrag, sichtbar für alle mit Zugriff darauf.
Was zuletzt dazugekommen ist
DeskGenie wird laufend weiterentwickelt. Die Neuerungen betreffen vor allem Büros mit vielen Objekten und alle, die ihre Buchhaltung aus DeskGenie heraus vorbereiten.
Objekte
Gebäude und Standorte je Kunde mit Gruppen und Einheiten, eine Rechnung je Objekt im Abrechnungslauf.
Mahnwesen
Zahlungserinnerung und drei Mahnstufen mit Gebühren, Verzugszinsen und 40-Euro-Pauschale, jede Mahnung als PDF.
DATEV-Export
Buchungsstapel mit Debitoren und Kreditoren für SKR03 und SKR04, je festgeschriebenem Monat.
Festschreibung und Prüfpfad
Abgeschlossene Monate werden festgeschrieben, Änderungen an Finanzdaten stehen im versiegelten Prüfpfad.
Support-Desk
Tickets mit Prioritäten, Reaktions- und Lösungsfristen und erfassten Zeiten je Ticket.
Regeln im Bankabgleich
Wiederkehrende Zahlungen nach IBAN, Mandat oder Verwendungszweck, sichere Treffer auf Wunsch automatisch.
Häufige Fragen zu den ERP-Funktionen
DeskGenie hat 24 Funktionsbereiche in fünf Gruppen: Kunden und Vertrieb, Verträge und Leistung, Finanzen, Team und Dokumente sowie Plattform. Sie reichen vom CRM über Verträge, Fristen und Abrechnungsläufe bis zu E-Rechnung, Bankabgleich, Mahnwesen und DATEV-Export.
Sehen Sie die Bereiche an einem Vorgang aus Ihrem Büro
In der Demo legen wir einen Kunden mit Objekt an, lassen ein Angebot über die Micropage annehmen, schreiben die Rechnung als E-Rechnung fest und ordnen die Zahlung im Bankabgleich zu. Auf Anfrage richten wir Ihnen einen Testzugang für 7 Tage mit eigener Datenbank ein.