Das Laufwerk neben dem System
Der Vertrag steht in der Software, die Unterlagen dazu liegen auf einem Netzlaufwerk. Wer den Vorgang bearbeitet, sucht an zwei Stellen.
Arbeitsplatz & Plattform
Dokumentenverwaltung mit Vorlagen, Versionen und Word im Browser
Dateien liegen im Dateimanager oder direkt am Vertrag. Word, Excel und PowerPoint öffnen Sie in DeskGenie, aus Vorlagen entstehen Briefe und Nachträge mit den Daten des Vorgangs, und jede Fassung bleibt erhalten.
- Word, Excel, PowerPoint im Browser
- Versionen mit Wiederherstellen
- Vorlagen, Briefbögen, Serienbriefe
- Freigabelinks mit Ablauf
Dokumentenverwaltung in DeskGenie, kurz gesagt
DeskGenie verwaltet die Dokumente eines Dienstleisters dort, wo gearbeitet wird: im Dateimanager mit Ordnerrechten und an Verträgen, Rechnungen, Tickets und Fristen. Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien bearbeiten Sie im Browser mit Collabora Online, jede gespeicherte Fassung bleibt als Version erhalten. Aus Word-Vorlagen mit Platzhaltern entstehen Briefe und Nachträge auf Ihrem Briefbogen, auch als Serienbrief. Verträge gehen per DocuSign zur Unterschrift, Dateien nach außen per Freigabelink mit Passwort, Ablaufdatum und Download-Limit.
Ausgangslage
Wo Dokumente ohne gemeinsame Ablage verloren gehen
Die Kopie auf dem Rechner
Ein Nachtrag wird heruntergeladen, lokal geändert und als „final_2“ wieder abgelegt. Welche Fassung gilt, weiß nur, wer zuletzt gespeichert hat.
Unterlagen als Mailanhang
Prüfberichte und Pläne gehen als Anhang hinaus. Große Dateien scheitern am Postfach, und was verschickt ist, lässt sich nicht zurückholen.
Funktionen
Was die Dokumentenverwaltung im Einzelnen kann
| Funktion | Was sie Ihnen bringt |
|---|---|
| Dateimanager mit Ordnern | Eigene Ordnerstruktur; Dateien und Ordner kopieren, verschieben und als Favorit markieren. Auch große Dateien laden Sie direkt im Browser hoch. |
| Office im Browser | Word, Excel und PowerPoint öffnen und bearbeiten Sie mit Collabora Online, ohne lokale Installation und ohne Download. |
| Versionen | Jedes Speichern legt eine Version an. Ältere Fassungen laden Sie herunter oder stellen sie wieder her. |
| Ordnerrechte | Einen Ordner beschränken Sie auf genannte Rollen und Personen, je mit Ansehen oder Bearbeiten. Unterordner übernehmen die Beschränkung. |
| An Datensätze anhängen | Eine Datei hängen Sie zusätzlich an Verträge, Rechnungen, Eingangsrechnungen, Tickets oder Fristen, ohne sie zu kopieren. |
| Suche und Vorschau | Die Suche findet Dateien auf Wunsch auch über Wörter im Inhalt. Vorschaubilder zeigen, was in einer Datei steckt. |
| Aktivität und Papierkorb | Je Datei und Ordner sehen Sie, wer hochgeladen, geändert, verschoben, heruntergeladen oder geteilt hat. Gelöschtes lässt sich aus dem Papierkorb wiederherstellen. |
| Freigabelinks | Dateien und Ordner teilen Sie per Link, auf Wunsch mit Passwort, 1 bis 90 Tage gültig und mit Download-Limit. Ordner laden Empfänger als ZIP; widerrufen geht jederzeit. |
| Speicher | Die Ansicht „Speicher“ zeigt, wie viel Platz Dateien, Papierkorb und ältere Versionen im Dateimanager belegen, aufgeteilt nach Dateityp, mit den größten Dateien und Duplikaten gleichen Inhalts. So räumen Sie gezielt auf. |
| Schreibtisch | Die Dateien, an denen Sie gerade arbeiten, liegen als Leiste am unteren Rand, quer durch alle Vorgänge. Jede Person hat ihren eigenen Schreibtisch. |
| Dokumentvorlagen | Word-Vorlagen mit Platzhaltern, im Browser geschrieben und vor dem Veröffentlichen geprüft. Daraus erstellen Sie Dokumente an Verträgen, Kontakten, Organisationen, Deals, Objekten und Tickets; jedes bleibt bearbeitbar, hat eigene Versionen und lässt sich als PDF oder Word-Datei herunterladen. |
| Briefbögen | Ihr Briefpapier als Grafik oder PDF, oder mit gestalteter Kopf- und Fußzeile. Auf Wunsch entsteht das PDF ohne Briefbogen-Grafik für vorgedrucktes Papier. |
| Serienbriefe | Eine Vorlage, viele Empfänger: Jeder Brief ist ein eigenes Dokument. Alle zusammen drucken Sie als ein PDF oder versenden sie per E-Mail über Ihr Absenderkonto. |
| Unterschrift | Ein Dokument am Vertrag legen Sie als PDF in die Vertragsdateien und senden es von dort per DocuSign an die Parteien. |
Zusammenspiel
Wie ein Dokument durch DeskGenie läuft
Vom Entwurf bis zur unterschriebenen Fassung bleibt das Dokument am Vorgang.
- 01
Vorlage
Word-Vorlage mit Platzhaltern, geprüft und veröffentlicht.
- 02
Dokument erstellen
Am Vertrag, Deal, Objekt oder Ticket mit den Daten des Vorgangs befüllt.
- 03
Bearbeiten
Im Browser ändern; jede Fassung bleibt als Version erhalten.
- 04
Unterschreiben
Als PDF in die Vertragsdateien und per DocuSign an die Parteien.
- 05
Ablage
Die unterschriebene Fassung liegt am Vertrag.
Weiter in der Kette:
Grenzen
Was die Dokumentenverwaltung nicht tut
Eingescannte Seiten ohne Textebene werden nicht per Texterkennung durchsuchbar; die Inhaltssuche findet Dateien, die Text enthalten, etwa Word-Dateien und digital erzeugte PDFs. Freigabelinks gibt es für Dateien und Ordner des Dateimanagers, nicht für die Dokumente eines Vertrags; Personalakten und als Nachweis aufbewahrte Belege wie ausgestellte Rechnungen lassen sich nicht teilen. Zur Unterschrift geht ein Dokument über die Vertragsdateien.
Häufige Fragen
Häufige Fragen zur Dokumentenverwaltung
Nein. Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien öffnen und speichern Sie in DeskGenie im Browser über Collabora Online. Wer lieber lokal arbeitet, lädt die Datei herunter und wieder hoch.
Sehen Sie Vorlage, Bearbeitung und Freigabe in der Demo
In der Demo erstellen wir aus einer Vorlage einen Nachtrag am Vertrag, bearbeiten ihn im Browser, stellen eine ältere Version wieder her und teilen einen Ordner per Freigabelink. Testzugang für 7 Tage auf Anfrage.