Die Kopie auf dem Rechner
Jemand lädt herunter, ändert etwas und schickt es zurück. Welche Fassung gilt, klärt sich erst beim Vergleichen.
Arbeitsplatz & Plattform
Dokumentenverwaltung am Vorgang, Office-Dateien im Browser
Ordner je Kunde, Vertrag und Projekt, Bearbeitung von Word, Excel und PowerPoint über Collabora Online – mit Versionen und Freigaben.
- Ordner je Vorgang
- Collabora Online
- Versionen
- S3-Speicher
Was die Dokumentenverwaltung übernimmt
Die Dokumentenverwaltung legt Dateien dort ab, wo der Vorgang steht: am Kunden, am Vertrag, am Projekt. Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien bearbeiten Sie über Collabora Online direkt im Browser, ohne Download und ohne lokale Kopie. Versionen halten den Verlauf fest, Freigaben regeln den Zugriff, gespeichert wird im angebundenen S3-Objektspeicher.
Ausgangslage
Wie Dateien ohne Ablage am Vorgang wandern
Das Laufwerk neben dem System
Die Datei liegt in einem Ordner, der Vertrag in der Software – wer beides zusammenbringt, sucht.
Freigabe per Anhang
Dateien gehen per Mail heraus und leben dort weiter, ohne dass jemand den Zugriff zurücknehmen kann.
Funktionen
Was die Dokumentenverwaltung im Einzelnen kann
| Funktion | Was sie Ihnen bringt |
|---|---|
| Ordner je Vorgang | Kunde, Vertrag, Projekt – jede Akte hat ihre Ablage. |
| Office im Browser | Word, Excel und PowerPoint über Collabora Online bearbeiten. |
| Versionen | Jede Fassung bleibt nachvollziehbar erhalten. |
| Freigaben | Zugriff gezielt erteilen, statt Dateien zu verschicken. |
| S3-Speicher | Dokumente im Objektspeicher statt im Mailanhang. |
| Verknüpfung mit Mails | Anhänge aus dem Postfach landen am richtigen Vorgang. |
| Rollen und Rechte | Sichtbarkeit folgt der Zuständigkeit. |
Zusammenspiel
Woran die Dokumente hängen
Jedes Dokument gehört zu einem Vorgang – und bleibt dort.
- 01
Kunde
Die Akte im CRM ist der Ausgangspunkt.
- 02
Vertrag oder Projekt
Der Ordner entsteht am Vorgang, nicht daneben.
- 03
Bearbeitung
Office-Dateien werden im Browser geändert, Versionen laufen mit.
- 04
Freigabe
Berechtigte greifen zu, ohne dass Kopien entstehen.
- 05
Unterschrift
Verträge gehen über DocuSign heraus und kommen signiert zurück.
Weiter in der Kette:
Grenzen
Was die Dokumentenverwaltung nicht tut
Die Ablage ist an Vorgänge gebunden und kein allgemeines Laufwerk. Eine Synchronisation mit dem Explorer oder Finder, Offline-Ordner auf dem Rechner und eine revisionssichere Langzeitarchivierung nach handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen sind nicht Teil des Moduls.
Häufige Fragen zur Dokumentenverwaltung
- Für die Bearbeitung im Browser nicht – das übernimmt Collabora Online. Herunterladen können Sie Dateien trotzdem.
Bearbeiten Sie ein Dokument in der Demo
Legen Sie eine Datei am Vertrag ab, öffnen Sie sie im Browser und sehen Sie, wie Versionen entstehen.