Projektordner im Netz
Pläne, Protokolle und Schriftverkehr liegen in einer gewachsenen Ordnerstruktur. Welche Fassung gilt, erkennt man am Dateinamen – oder auch nicht.
Branchen
Bürosoftware für Ingenieurbüros: Projekte, Fristen und Abrechnung
Auftrag, Leistungsphasen, Nachträge und Rechnungen liegen an einem Projekt – mit Dokumenten, Fristen und erfassten Stunden.
- Projekte mit Aufgaben
- Fristen und Termine
- Nachträge abrechnen
- Dokumente mit Versionen
Was DeskGenie für Ingenieurbüros übernimmt
Bürosoftware für Ingenieurbüros hält Projekt, Schriftverkehr und Abrechnung zusammen. DeskGenie führt Auftraggeber als Organisationen, bildet Projekte mit Aufgaben, Zuständigkeiten und Fristen ab, legt Pläne und Berichte versioniert am Vorgang ab und rechnet Teilleistungen und Nachträge als ZUGFeRD oder XRechnung ab.
Wie es heute in vielen Planungsbüros läuft
Termine ohne Vertretung
Abgabetermine stehen im Kalender der Projektleitung. Bei Urlaub oder Krankheit fehlt der Überblick, was als Nächstes fällig ist.
Nachträge spät berechnet
Zusätzliche Leistungen werden mündlich vereinbart und erst am Projektende zusammengesucht. Manches lässt sich dann nicht mehr belegen.
Vom Auftrag bis zur Schlussrechnung
- 01
Auftraggeber
Organisation mit Ansprechpartnern, eigenen Feldern und vollständiger Historie.
- 02
Angebot
Leistungen mit Preisen und Staffeln im eigenen Layout, Übernahme in den Auftrag.
- 03
Projekt
Board mit Aufgaben, Statusvorlagen, Kategorien und verknüpften Fristen.
- 04
Leistung
Zeiten auf Aufgaben, Nachträge als zusätzliche Positionen am Vertrag.
- 05
Abrechnung
Teilrechnungen und Schlussrechnung als ZUGFeRD oder XRechnung.
- 06
Zahlung
CAMT-Import gleicht Eingänge ab, offene Posten bleiben je Projekt sichtbar.
Was Planungsbüros im Alltag damit erledigen
| Aufgabe im Büro | Womit DeskGenie das abdeckt |
|---|---|
| Projekt aufsetzen | Board mit Statusvorlagen, Aufgaben, Kategorien, Tags und Fristenverknüpfung. |
| Termine absichern | Fristen mit Verantwortlichem, Vertretung, Wiederholung, Erinnerung und Eskalation. |
| Pläne und Berichte ablegen | Dateimanager je Vorgang mit Versionen und Freigaben, Bearbeitung im Browser. |
| Schriftverkehr zuordnen | Microsoft-365-Postfach im System, Nachrichten liegen am Projekt. |
| Stunden erfassen | Zeiterfassung auf Aufgaben und Projekte, Auswertung je Auftraggeber. |
| Nachträge festhalten | Zusätzliche Vertragspositionen und Nutzungserfassung für den nächsten Rechnungslauf. |
| Teilrechnungen stellen | Rechnungen mit Nummernkreisen und eigenem Layout, Ausgabe als E-Rechnung. |
| Eingangsrechnungen prüfen | Erkennung der Rechnungsdaten, Prüfliste, Einzel- und Sammelfreigabe. |
| Öffentliche Auftraggeber beliefern | XRechnung nach EN 16931 aus demselben Vorgang. |
Was DeskGenie für Ingenieurbüros nicht tut
DeskGenie ist kein CAD- und kein BIM-Werkzeug: Es zeichnet nicht, prüft keine Modelle und verwaltet keine Planlaufkarten mit Planstempel. Eine Honorarermittlung nach HOAI ist nicht hinterlegt, ebenso wenig Ausschreibung und Vergabe nach GAEB. Pläne liegen als Dateien am Vorgang, versioniert und freigebbar.
Häufige Fragen
- Nein. Zeichnen, Modellprüfung und BIM-Koordination bleiben in Ihren Fachwerkzeugen. DeskGenie führt Projekt, Fristen, Schriftverkehr, Dokumente und Abrechnung.
An einem laufenden Projekt prüfen
Sieben Tage, eigener Mandant, ohne Kreditkarte. Legen Sie ein Projekt mit Terminen an und stellen Sie eine Teilrechnung.