Sechzig Gebäude, ein Auftraggeber
Die Wohnungsgesellschaft beauftragt Brandschutzbegehungen für ihren ganzen Bestand. Die Liste der Liegenschaften liegt in Excel, und auf der Rechnung muss stehen, welches Haus gemeint ist.
Branchen
Software für Ingenieurbüros: Objekte, Teilrechnungen und Abrechnung
Für Ingenieur- und Planungsbüros, die für Hausverwaltungen, Bestandshalter und öffentliche Auftraggeber an vielen Gebäuden arbeiten. Das Objekt steht auf Angebot, Vertrag und Rechnung; laufende Leistungen rechnen Sie je Objektgruppe ab, Einzelprojekte in Teilrechnungen.
- Objekt als Leistungsort
- Abrechnungslauf je Objektgruppe
- Teil- und Schlussrechnung
- Arbeitszeitnachweis
Was DeskGenie für Ingenieurbüros übernimmt
DeskGenie ist die kaufmännische Software für Ingenieur- und Planungsbüros. Gebäude und Liegenschaften Ihrer Auftraggeber führen Sie als Objekte mit Adresse, Kennzahlen und Unterlagen. Das Objekt steht als Leistungsort auf Angebot, Auftrag und Rechnung und in der E-Rechnung. Laufende Leistungen rechnen Sie im Abrechnungslauf je Objektgruppe ab, mit einer Rechnung je Objekt. Einzelprojekte rechnen Sie in Teilrechnungen und einer Schlussrechnung ab, mit Arbeitszeitnachweis. Eine Honorarberechnung nach HOAI, CAD, BIM und Ausschreibung nach GAEB gehören nicht dazu.
Arbeitsalltag
Wo es in Planungsbüros bei der Abrechnung hakt
Abschläge über Monate
Die Sanierungsplanung läuft über ein Jahr, nach jeder Leistungsphase geht eine Abschlagsrechnung hinaus. Für die Schlussrechnung sucht jemand alle Abschläge aus der Rechnungsliste zusammen.
Stunden mit Nachweis
Besondere Leistungen werden nach Aufwand vergütet. Der Auftraggeber prüft die Rechnung erst, wenn ein Stundennachweis mit Datum und Tätigkeit beiliegt.
Objekte
Objekte tragen den Vorgang vom Angebot bis zur Rechnung
Viele Planungsbüros arbeiten für dieselben Auftraggeber an vielen Gebäuden. In DeskGenie ist jedes Gebäude ein Objekt unter dem Auftraggeber. Angebote, Aufträge, Verträge und Rechnungen nennen das Objekt, und der Beleg druckt es als Leistungsort.
| Wo das Objekt vorkommt | Was das im Büro bedeutet |
|---|---|
| Objekt unter dem Auftraggeber | Objektnummer, Bezeichnung, Adresse, Eigentümer und Ansprechpartner vor Ort. Der Reiter „Objekte“ an der Organisation zeigt alle Gebäude eines Auftraggebers. |
| CSV-Import | Die Liegenschaftsliste des Auftraggebers mit bis zu 5.000 Zeilen je Datei, mit Probelauf. Vorhandene Objekte werden aktualisiert statt doppelt angelegt. |
| Objektgruppe | Ein Portfolio des Auftraggebers mit eigenem Leistungsempfänger, eigener Rechnungsanschrift und Rechnungs-E-Mail. „Neues Angebot für alle“ erstellt einen Beleg für die ganze Gruppe. |
| Einheit und Kennzahl | Einheiten wie „Haus B“ oder „Halle A“ für Aufträge an einem einzelnen Gebäude. Kennzahlen wie die Bruttogrundfläche stehen auf Wunsch auf dem Beleg. |
| Angebot, Auftrag, Rechnung | Block „Objekt / Leistungsort“ auf dem PDF. Ist der Eigentümer der Leistungsempfänger, steht er im Adressfeld, darunter „c/o“ der Auftraggeber. |
| E-Rechnung | Die Objektadresse geht als Lieferort in ZUGFeRD und XRechnung. Käufer bleibt der Auftraggeber. |
| Vertrag | Laufende Leistungen nennen ein oder mehrere Objekte mit erstem und letztem Monat. Die Menge kann aus einer Kennzahl kommen, etwa Quadratmeter Bruttogrundfläche. |
| Abrechnungslauf | Für einen Vertrag, einen Auftraggeber oder eine Objektgruppe, eine Rechnung je Objekt. Die Vorschau zeigt jede Rechnung, bevor ein Entwurf entsteht. |
| Unterlagen, Checkliste, Aufgaben | Pläne und Gutachten mit Dokumenttyp und „Gültig bis“ am Objekt. Eine Checkliste aus einer Status-Vorlage; ist sie offen, weist der Abrechnungslauf darauf hin. |
Beispiel: Portfolio Nord
Das Planungsbüro Weber betreut für die Hausverwaltung Nord vier Wohn- und Geschäftshäuser mit einem monatlichen Energiecontrolling.
Objektgruppe „Portfolio Nord“ mit vier Objekten
Leistungsempfänger: Nord Immobilienfonds II
Preis: 0,08 € je m² Bruttogrundfläche und Monat
Menge aus der Kennzahl, etwa 2.480 m² für WE 104
Lauf Oktober: vier Rechnungen, 972,00 € netto
Einzelprojekte: Teilrechnung, Schlussrechnung, Arbeitszeitnachweis
Nicht alles ist laufende Leistung. Ein Gutachten, eine Sanierungsplanung oder eine Bauüberwachung läuft als Auftrag mit eigenem Fortschritt.
Fortschritt nach Leistungsphasen
Die Schritte des Auftrags kommen aus einer Status-Vorlage, etwa Ihre Leistungsphasen. Sie haken sie mit Datum ab. Der Tag des letzten Schritts wird auf den Rechnungsentwürfen als Ende des Leistungszeitraums vorgeschlagen.
Teil- und Schlussrechnung
Aus dem Auftrag stellen Sie Teilrechnungen in Prozent, zusammen höchstens 100 Prozent. Die Schlussrechnung berechnet den ganzen Auftrag, zieht die Abschläge je Steuersatz ab und warnt, wenn ein Abschlag noch offen ist.
Arbeitszeitnachweis zur Rechnung
Die Zeiten an den Aufgaben des Auftrags stehen im Arbeitszeitnachweis mit Datum, Person, Tätigkeit und Stunden. Sie legen ihn der Rechnung als PDF oder CSV bei, je Eintrag oder je Tag und Person.
Funktionen
Die Funktionen, die ein Planungsbüro braucht
Was jede Funktion im Alltag eines Ingenieurbüros übernimmt.
Objekte und Belege
Das Gebäude auf jedem Beleg.
Objekte
Liegenschaften je Auftraggeber, Objektgruppen, Einheiten, Kennzahlen und CSV-Import.
Angebote & Aufträge
Angebot am Objekt, Annahme per Micropage, Auftrag mit Fortschritt, Teil- und Schlussrechnung.
Rechnungen & E-Rechnung
XRechnung mit Leitweg-ID für öffentliche Auftraggeber, die Objektadresse als Lieferort.
Laufende Leistungen
Betreuung, Controlling und Wartung je Objekt.
Vertragsverwaltung
Rahmen- und Betreuungsverträge mit Objekten, Laufzeit und Kündigungsstichtag.
Abrechnungsläufe
Ein Lauf je Objektgruppe, eine Rechnung je Gebäude, mit Vorschau und Festschreibung.
Leistungserfassung
Stunden und Auslagen am Vertrag, gegen ein Kontingent und in den nächsten Lauf.
Projekt und Büro
Was neben der Abrechnung läuft.
Projekte & Aufgaben
Aufgaben je Projekt, Zeiten an Aufgaben für den Arbeitszeitnachweis.
Dokumente & Vorlagen
Pläne und Gutachten mit Versionen, Freigabelinks mit Passwort und Ablaufdatum.
Fristen & Wiedervorlagen
Abgabetermine mit Verantwortlichen, Erinnerungen und Eskalation bei Überfälligkeit.
Ablauf
Ein Gutachten vom Angebot bis zur Zahlung
Ein Auftrag für die Hausverwaltung Nord an einem Gebäude aus ihrem Portfolio.
- 01
Angebot am Objekt
Am Objekt erstellt, Positionen vom letzten Beleg des Gebäudes übernommen.
- 02
Annahme
Der Auftraggeber nimmt auf der Micropage mit Code an, DeskGenie legt den Auftrag an.
- 03
Leistungsphasen
Fortschrittsschritte abhaken, Zeiten an den Aufgaben des Auftrags erfassen.
- 04
Teilrechnungen
Abschläge in Prozent des Auftrags, mit dem Objekt als Leistungsort.
- 05
Schlussrechnung
Abschläge abgezogen, Arbeitszeitnachweis als PDF beigelegt.
- 06
Zahlung
Der Bankabgleich ordnet den Eingang aus der CAMT-Datei der Rechnung zu.
Grenzen
Was DeskGenie für Ingenieurbüros nicht tut
DeskGenie berechnet keine Honorare nach HOAI: Positionen, Pauschalen und Prozentsätze legen Sie selbst fest. Es ist kein CAD- oder BIM-Werkzeug, führt keine Planlaufkarten und übernimmt keine Ausschreibung und Vergabe nach GAEB; das bleibt in Ihrer Fachsoftware. Teilrechnungen gibt es in Prozent des Auftrags, nicht nach Betrag oder einzelnen Positionen. Eine Auswertung von Auslastung oder Nachkalkulation über alle Projekte fehlt. Objekte haben keine frei definierbaren Textfelder und keinen Export der Objektliste, und Auftraggeber sehen sie nicht. In der E-Rechnung bleibt der Auftraggeber der Käufer; der Eigentümer steht nur auf dem PDF. Jeden Abrechnungslauf startet eine Person.
Häufige Fragen
Häufige Fragen von Ingenieur- und Planungsbüros
Nein. Positionen und Preise legen Sie selbst fest: als Pauschale, nach Menge, nach einer Kennzahl des Objekts oder nach erfasster Zeit. Abschläge stellen Sie als Teilrechnung in Prozent des Auftrags.
Ihr Portfolio in der Demo
In der Demo legen wir eine Objektgruppe mit vier Gebäuden an, schreiben ein Angebot am Objekt, rechnen die Gruppe in einem Abrechnungslauf ab und stellen für ein Gutachten eine Teil- und eine Schlussrechnung mit Arbeitszeitnachweis. Auf Anfrage richten wir Ihnen einen Testzugang für 7 Tage mit eigener Datenbank ein.