DeskGenie

EU Data Act

Diese Seite enthält die Angaben nach Art. 28 Abs. 1 der Verordnung (EU) 2023/2854 (Data Act) für DeskGenie, einen Datenverarbeitungsdienst der BitKollegen GmbH. Wir halten sie aktuell. Stand: 8. November 2026.

1. Rechtsordnung der Infrastruktur

  • DeskGenie (Anwendung, Datenbank, Dokumentenspeicher, Sicherungen): Rechenzentrum der Scaleway SAS in Amsterdam, Niederlande. Die Infrastruktur unterliegt dem Recht der Europäischen Union und der Niederlande. Scaleway hat seinen Sitz in Frankreich.
  • Dokumentenbearbeitung mit Collabora Online: von BitKollegen selbst bei Scaleway in Amsterdam betrieben; dieselbe Rechtsordnung.
  • KI-gestützte Erfassung von Eingangsrechnungen: Scaleway Generative APIs, Paris, Frankreich; Recht der Europäischen Union. Die Anfragen werden grundsätzlich nicht gespeichert.
  • Versand von E-Mails: Scaleway Transactional Email, Paris, Frankreich; Recht der Europäischen Union.
  • Domains, DNS und Zertifikate: Scaleway in Frankreich und den Niederlanden; Recht der Europäischen Union.
  • Vom Kunden aktivierte Schnittstellen: Aktiviert der Kunde Verbindungen zu Diensten Dritter, etwa zu DocuSign oder Microsoft 365, unterliegt die Verarbeitung dort der Rechtsordnung des jeweiligen Dienstes.

Quellcode und Auslieferungspipeline liegen bei GitHub, Inc. in den USA. Sie enthalten grundsätzlich keine Kundendaten. Die Übermittlung stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework.

2. Maßnahmen gegen den Zugriff von Drittstaaten

Wir schützen die Daten, die wir für Kunden in der Union verarbeiten, auch soweit sie nicht personenbezogen sind, vor unzulässigem Zugriff staatlicher Stellen aus Drittländern und vor unzulässiger Übermittlung dorthin. Dafür setzen wir folgende Maßnahmen ein.

Technische Maßnahmen

  • Verarbeitung und Speicherung der Kundendaten in Rechenzentren in der Europäischen Union.
  • Verschlüsselung der Übertragung mit TLS und Verschlüsselung der gespeicherten Daten in den verwalteten Datenbanken und im Objektspeicher.
  • Trennung der Mandanten: eigene Datenbank, eigener Speicher in Scaleway Object Storage und eigene Zugangsdaten je Mandant.
  • Tägliche Sicherungen in Amsterdam mit einer Aufbewahrung von 7 Tagen.

Organisatorische Maßnahmen

  • Administrator-Zugriff nur mit persönlichen Konten und zweitem Faktor, nur bei Bedarf und protokolliert.
  • Verfahren für Herausgabeverlangen von Behörden: Wir prüfen jedes Verlangen auf seine Rechtsgrundlage, geben nur heraus, was rechtlich zwingend ist, und informieren den Kunden, soweit das rechtlich zulässig ist.
  • Verpflichtung der Mitarbeiter und Subunternehmer zur Vertraulichkeit, bei Berufsgeheimnisträgern zusätzlich nach § 203 StGB.
  • Informationssicherheits-Managementsystem nach ISO/IEC 27001.

Vertragliche Maßnahmen

  • Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Kunden und mit den Unterauftragsverarbeitern, die Weisungsbindung und Vertraulichkeit vorsehen.
  • Genehmigungsverfahren für neue Unterauftragsverarbeiter mit Einspruchsrecht des Kunden.
  • Verschwiegenheitszusatz mit Scaleway und mit dem Kunden für Berufsgeheimnisträger.

3. Wechsel zu einem anderen Anbieter

Kunden können ihre Daten während der Vertragslaufzeit exportieren und zu einem anderen Anbieter oder auf eigene Infrastruktur wechseln. Die Regeln zu Kündigung, Datenrückgabe und Löschung stehen in den AGB. Hinweise zum Wechsel finden Sie auch auf der Seite „Einführung & Wechsel“.

4. Kontakt

Fragen zu diesen Angaben beantworten wir unter info@bitkollegen.de.