Wo lege ich Fristen an?

In der Fristenübersicht mit „Neue Frist“ oder als Wiedervorlage an einem Angebot, Auftrag, Objekt oder einer Organisation. Mit Verträgen, Aufgaben und Deals verknüpfen Sie Fristen über den Reiter „Verknüpfungen“.

Wann und wie werde ich erinnert?

Zu jeder Stufe, die Sie an der Frist hinterlegen, zum Beispiel 14, 7 und 1 Tag oder zwei Stunden vorher. Die Erinnerung erscheint in DeskGenie und kommt per E-Mail. Erinnert wird, sobald die Frist veröffentlicht ist; ein Entwurf bleibt still.

Was passiert, wenn niemand reagiert?

Nach Ablauf steht die Frist auf „Überfällig“, und die verantwortlichen Personen werden benachrichtigt. Standardmäßig einen Tag später geht sie an die Aufsichtspersonen, in DeskGenie und per E-Mail.

Legt ein Vertrag seine Kündigungsfrist selbst an?

Nein. DeskGenie berechnet den Kündigungsstichtag und zeigt ihn am Vertrag und im Cockpit. Die Frist mit Erinnerung legen Sie an und verknüpfen sie mit dem Vertrag; danach steht sie dort im Reiter „Fristen“.

Wer springt ein, wenn jemand im Urlaub ist?

Tragen Sie an wichtigen Fristen mindestens zwei verantwortliche Personen ein; beide werden erinnert. Bleibt die Frist trotzdem liegen, geht sie an die Aufsicht. Ein automatisches Umleiten bei Abwesenheit gibt es nicht.

Lassen sich wiederkehrende Fristen anlegen?

Ja, täglich, wöchentlich oder monatlich. Sobald eine Frist erledigt ist, legt DeskGenie die nächste an, mit denselben Verantwortlichen. Jährliche Termine legen Sie derzeit als eigene Frist an.

Wie sehe ich, was in den nächsten Wochen ansteht?

Im Fristenband des Cockpits stehen die nächsten 14 Tage, gefiltert nach Ihren Fristen, denen, die Sie beaufsichtigen, oder dem ganzen Team. Weiter voraus blicken Sie im Kalender in der Monats- oder Jahresansicht.

Was passiert mit gelöschten Fristen?

Sie landen im Archiv und lassen sich dort wiederherstellen. Endgültig gelöscht wird erst, wenn Sie es im Archiv ausdrücklich wählen.

Fristenmanagement für Ingenieurbüros, Kanzleien und Dienstleister

Fristenmanagement mit Erinnerung und Eskalation

Kündigungsstichtage, Abgabetermine und Wiedervorlagen stehen in einer Liste und einem Kalender. Jede Frist hat verantwortliche Personen, Erinnerungen in Stufen und Aufsichtspersonen, an die sie geht, wenn sie liegen bleibt.

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Mehrere Verantwortliche je Frist
Erinnerungen in Tagen oder Stunden
Eskalation an die Aufsicht
Verknüpft mit Vertrag, Aufgabe, Deal

Fristenliste mit einer eskalierten Wiedervorlage und anstehenden Fristen; daneben eine Kündigungsfrist mit Erinnerungen 14, 7 und 1 Tag vorher an zwei verantwortliche Personen und Eskalation an die Aufsichtsperson — Gestaffelte Erinnerungen an die Verantwortlichen, danach Eskalation an die AufsichtIllustration mit Beispielwerten.

Fristenmanagement in DeskGenie, kurz erklärt

Das Fristenmanagement in DeskGenie führt alle Termine des Büros in einer Liste und einem Kalender: Kündigungsstichtage, Abgaben, Prüftermine und Wiedervorlagen an Angeboten, Aufträgen und Objekten. Jede Frist hat eine oder mehrere verantwortliche Personen und beliebig viele Erinnerungen, etwa 14, 7 und 1 Tag vorher, in DeskGenie und per E-Mail. Ist eine Frist überfällig, geht sie an die hinterlegten Aufsichtspersonen. Fristen lassen sich mit Verträgen, Aufgaben und Deals verknüpfen und täglich, wöchentlich oder monatlich wiederholen.

Ausgangslage

Wie Fristen ohne gemeinsame Übersicht laufen

Die Frist steht in einem persönlichen Kalender

Den Kündigungstermin trägt sich ein, wer den Vertrag verhandelt hat. Niemand sonst sieht ihn, und wenn die Person das Büro verlässt, geht der Termin mit.

Die Meldung kommt am Tag selbst

Eine Erinnerung am Stichtag nützt bei drei Monaten Kündigungsfrist nichts mehr. Der Vertrag hat sich dann schon verlängert.

Niemand fühlt sich zuständig

Eine Excel-Liste ohne Namen wird von allen gelesen und von niemandem bearbeitet. Wer da war, wusste es nicht, und wer es wusste, war im Urlaub.

Funktionen

Was das Fristenmanagement im Einzelnen kann

Funktion	Was sie Ihnen bringt
Liste und Kalender	Die Liste gruppiert nach Überfällig, Heute, Morgen und Datum. Der Kalender zeigt Tag, Woche, Monat oder Jahr.
Verantwortliche Personen	Eine oder mehrere Personen je Frist, auch externe Mitglieder. Ist eine Person nicht da, erreicht die Erinnerung die anderen.
Erinnerungen	Beliebig viele Stufen je Frist, in Tagen oder Stunden vor dem Termin, in DeskGenie und per E-Mail an die verantwortlichen Personen.
Überfällig	Ist der Termin verstrichen, steht die Frist auf „Überfällig“, und die verantwortlichen Personen werden benachrichtigt.
Eskalation	Standardmäßig einen Tag nach Ablauf geht die Frist an die Aufsichtspersonen, in DeskGenie und per E-Mail.
Priorität und Tags	Niedrig, Mittel oder Hoch und frei vergebene Tags, damit Kündigungen, Abgaben und interne Termine auseinanderzuhalten sind.
Wiederholung	Täglich, wöchentlich oder monatlich. Die nächste Frist entsteht, sobald die aktuelle erledigt ist.
Verknüpfungen	Mit Verträgen, Aufgaben und Deals. Am Vertrag stehen die verknüpften Fristen im Reiter „Fristen“.
Wiedervorlagen	An Angeboten, Aufträgen, Objekten und Organisationen, zum Beispiel „Beim Kunden nachfassen“. Jede Wiedervorlage ist eine Frist in derselben Übersicht.
Beschreibung und Anhänge	Bescheid, Vertragsauszug oder Prüfbericht liegen an der Frist, dort, wo gehandelt werden muss.
Fristenband im Cockpit	Die nächsten 14 Tage auf einen Blick, gefiltert nach „Ich bin verantwortlich“, „Ich beaufsichtige“ oder Team. Überfällige Fristen hebt das Cockpit hervor.
Archiv	Gelöschte Fristen liegen im Archiv und lassen sich wiederherstellen, mit Verantwortlichen, Erinnerungen und Anhängen.
Mitglieder	Externe Mitglieder sehen die Fristen, für die sie verantwortlich sind oder die an ihren Verträgen hängen, nur lesend.

Zusammenspiel

Woher die Fristen kommen

Fristen entstehen dort, wo die Arbeit liegt. Alle laufen in derselben Übersicht zusammen und folgen denselben Regeln für Erinnerung und Eskalation.

01
Am Vertrag
DeskGenie zeigt den Kündigungsstichtag; Sie legen die Frist an und verknüpfen sie.
02
Aufgaben und Deals
Termine aus Projekten und Vertrieb laufen mit.
03
Wiedervorlagen
Nachfassen bei Angeboten, Aufträgen, Objekten und Organisationen.
04
Erinnern
Zu den Stufen, die Sie festlegen, an die verantwortlichen Personen.
05
Eskalieren
Bleibt die Frist liegen, geht sie an die Aufsicht.

Weiter in der Kette:

Vertragsverwaltung Angebote & Aufträge Projekte & Aufgaben Cockpit

Grenzen

Was das Fristenmanagement nicht tut

Das Fristenmanagement überwacht Termine, es entscheidet nichts. Gerichts- und Rechtsmittelfristen nach Verfahrensrecht berechnet es nicht; dafür bleibt Ihre Kanzleisoftware zuständig. Aus einem Vertrag entsteht keine Frist von selbst: Den Kündigungsstichtag zeigt DeskGenie am Vertrag, die Frist mit Erinnerung legen Sie an. Eine eigene Vertretung je Frist und ein Umleiten bei Abwesenheit gibt es nicht; tragen Sie dafür mehrere verantwortliche Personen ein. Wiederholungen sind täglich, wöchentlich oder monatlich möglich, nicht jährlich. E-Mails gehen erst heraus, wenn in den Einstellungen ein Absenderkonto und eine Vorlage gewählt sind.

Häufige Fragen

Häufige Fragen zum Fristenmanagement

In der Fristenübersicht mit „Neue Frist“ oder als Wiedervorlage an einem Angebot, Auftrag, Objekt oder einer Organisation. Mit Verträgen, Aufgaben und Deals verknüpfen Sie Fristen über den Reiter „Verknüpfungen“.

Ihre Kündigungsfristen in der Demo

In der Demo legen wir zu einem Vertrag eine Frist mit drei Erinnerungen und einer Aufsichtsperson an und zeigen, was passiert, wenn sie liegen bleibt. Testzugang für 7 Tage auf Anfrage.

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