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Der Vertrag liegt als Datei auf dem Laufwerk. Was drinsteht, weiß nur, wer ihn öffnet – und die Frist steht nirgends.
Kunden & Verträge
Vertragsverwaltung mit Laufzeit, Frist und Abrechnung an einem Datensatz
Der Vertrag trägt Laufzeit, Kündigungsfrist und Positionen – daraus entstehen die Fristen, die überwacht werden, und die Rechnungen, die abgerechnet werden.
- Nummernkreise
- Kündigungsfristen
- Rechnungsläufe
- Versionen und Protokoll
Was die Vertragsverwaltung übernimmt
Die Vertragsverwaltung führt alles, was an einem Vertrag hängt, an einem Datensatz zusammen: Laufzeit, Kündigungsfrist, automatische Verlängerung, Positionen für einmalige, laufende und nutzungsbasierte Leistungen. Daraus entstehen die Fristen in der zentralen Überwachung und die Rechnungen im Rechnungslauf. Dokumente, Aufgaben und Mails liegen am selben Vertrag, jede Fassung bleibt als Version erhalten.
Ausgangslage
Wie Verträge ohne eigenes Modul verwaltet werden
Die Frist im Kopf einer Person
Kündigungstermine leben im Kalender der Person, die den Vertrag geschlossen hat. Fällt sie aus, fällt die Frist mit aus.
Die Rechnung von Hand
Jeden Monat werden dieselben Positionen neu abgetippt, mit dem Risiko, dass eine Leistung vergessen wird.
Funktionen
Was die Vertragsverwaltung im Einzelnen kann
| Funktion | Was sie Ihnen bringt |
|---|---|
| Vertragsnummernkreise | Fortlaufende, nachvollziehbare Nummerierung je Mandant. |
| Laufzeit und Kündigungsfrist | Die Frist läuft ab dem ersten Tag mit und meldet sich rechtzeitig. |
| Automatische Verlängerung und Beendigung | Der Vertrag wechselt seinen Status selbst, statt in einer Liste zu warten. |
| Vertragspositionen | Einmalige, laufende und nutzungsbasierte Leistungen nebeneinander in einem Vertrag. |
| Nutzungserfassung | Zeiten, Mengen und Spesen werden am Vertrag erfasst und mit abgerechnet. |
| Rechnungsläufe | Erzeugen die fälligen Rechnungen aus dem Vertrag, ohne Positionen zu übertragen. |
| Vertragsinhalte mit Versionen | Jede Fassung bleibt erhalten, Änderungen stehen im Aktivitätsprotokoll. |
| Dokumente, Aufgaben und Mails | Alles, was zum Vertrag gehört, hängt am Vertrag. |
| Dashboard | Umsatz- und Nutzungsauswertung über alle Verträge. |
Zusammenspiel
Woran der Vertrag hängt
Der Vertrag ist die Mitte der Kette – vor ihm der Verkauf, nach ihm Abrechnung und Frist.
- 01
Auftrag
Aus dem gewonnenen Deal entsteht der Auftrag mit Positionen und Preisen.
- 02
Vertrag
Laufzeit, Kündigungsfrist und Abrechnungsart werden festgelegt, die Unterschrift läuft über DocuSign.
- 03
Frist
Die Kündigungsfrist erscheint in der zentralen Überwachung, mit Verantwortlichem und Vertretung.
- 04
Rechnungslauf
Die fälligen Positionen werden abgerechnet, inklusive erfasster Zeiten und Mengen.
- 05
Zahlungseingang
Der Bankabgleich ordnet den Umsatz der Rechnung zu.
Weiter in der Kette:
Grenzen
Was die Vertragsverwaltung nicht tut
Die Vertragsverwaltung verwaltet Ihre Verträge, sie schreibt sie nicht. Eine Klauselbibliothek, juristische Prüfung oder automatische Vertragsgenerierung aus Textbausteinen gehören nicht dazu. Ebenso wenig ersetzt sie die rechtliche Beratung zu Laufzeiten und Kündigungsregeln.
Häufige Fragen zur Vertragsverwaltung
- Ja. Aus der Kündigungsfrist des Vertrags entsteht eine Frist in der zentralen Überwachung, mit verantwortlicher Person, Vertretung und gestaffelten Erinnerungen.
Legen Sie einen Vertrag in der Demo an
Mit Laufzeit, Kündigungsfrist und zwei Positionen – dann sehen Sie, wie Frist und Rechnungslauf von selbst daraus entstehen.