Der Vertrag ist eine Datei
Was vereinbart ist, weiß nur, wer das PDF öffnet. Laufzeit, Stundensatz und Kündigungsfrist stehen in keiner Liste, und ob sich der Vertrag rechnet, sieht niemand.
Vertragsverwaltung für Ingenieurbüros, Kanzleien und Dienstleister
Vertragsverwaltung, die den Kündigungsstichtag kennt
Parteien, Laufzeit, Kündigungsfrist und Leistungen stehen an einem Vertrag. DeskGenie berechnet daraus den Kündigungsstichtag, zeigt, was abgerechnet und was offen ist, und legt bei automatischer Verlängerung den Folgevertrag an.
- Kunde, Lieferant, Rechnungsempfänger
- Kündigungsstichtag berechnet
- Abrechnungslauf aus den Leistungen
- Folgevertrag bei Verlängerung
Vertragsverwaltung in DeskGenie, kurz erklärt
DeskGenie führt jeden Vertrag als Datensatz mit Parteien, Eigentümern, Laufzeit, Kündigungsfrist und Leistungen. Aus Laufzeit und Frist berechnet es den Kündigungsstichtag und zeigt ihn am Vertrag und im Cockpit; eine verspätete Kündigung lehnt es ab. Leistungen sind Einmalbeträge, wiederkehrende Festbeträge, nutzungsbasierte Positionen mit Höchstmenge und Mehrverbrauch oder Kostenerstattungen. Abgerechnet wird im Abrechnungslauf, den Sie starten. Die Vertragsübersicht zeigt Monat für Monat, was abgerechnet und was noch offen ist.
Ausgangslage
Wie Verträge ohne eigenes Modul verwaltet werden
Der Stichtag steht in einem Kalender
Die Kündigungsfrist trägt sich ein, wer den Vertrag verhandelt hat. Ist diese Person im Urlaub, läuft der Wartungsvertrag ein weiteres Jahr.
Abgerechnet wird aus dem Gedächtnis
Pauschale, Stunden und Auslagen werden jeden Monat aus mehreren Quellen zusammengesucht. Was über das vereinbarte Kontingent hinausgeht, rutscht leicht durch.
Funktionen
Was die Vertragsverwaltung im Einzelnen kann
| Funktion | Was sie Ihnen bringt |
|---|---|
| Vertragsparteien | Kunde, Lieferant und Rechnungsempfänger, je mit Organisation und Ansprechpartner aus dem CRM. Die Rechnung geht an die richtige Stelle, auch wenn Auftraggeber und Zahler verschieden sind. |
| Eigentümer | Eine oder mehrere verantwortliche Personen je Vertrag. Im Cockpit sieht jede Person unter „Meine Verträge“ ihre Verträge mit dem nächsten Kündigungstermin. |
| Tags | Farbige Schlagworte am Vertrag, etwa für Leistungsbereich oder Standort, zeigen auf einen Blick, wozu er gehört. Neue Tags legen Sie beim Zuweisen direkt an. |
| Laufzeit und Kündigungsfrist | Befristet oder unbefristet, Frist in Tagen, Monaten oder Jahren: zum Ende der Laufzeit, zum Ende einer Verlängerung, jederzeit oder bei unbefristeten Verträgen zu einem jährlichen Stichtag. |
| Kündigungsstichtag | DeskGenie berechnet den letzten Tag für die Kündigung. Kommt sie später, lehnt DeskGenie sie ab und nennt das frühestmögliche Vertragsende. |
| Automatische Verlängerung | Zum Laufzeitende entsteht ein Folgevertrag mit neuer Nummer, denselben Parteien und Leistungen. Der bisherige Vertrag steht danach auf „Abgelaufen“. |
| Status nach Datum | Ein geplanter Vertrag wird zum Startdatum aktiv, ein gekündigter endet zum Laufzeitende. Jeder Wechsel steht mit Person und Zeitpunkt im Aktivitätsprotokoll. |
| Vier Leistungsarten | Einmalig, wiederkehrender Festbetrag, nutzungsbasiert und Kostenerstattung in einem Vertrag. Die Abrechnungsfrequenz legen Sie je Leistung fest: monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich. |
| Mindest- und Höchstmenge | Ein Kontingent je Abrechnungszeitraum. Mehrverbrauch wird auf Wunsch zu einem eigenen Stückpreis berechnet, die Mindestmenge auf Wunsch auch ohne Nutzung. |
| Nutzungseinträge | Zeit, Menge oder Ausgaben werden am Vertrag erfasst und im nächsten Abrechnungslauf als Positionen übernommen. Ein Eintrag wird nur einmal abgerechnet; weiterberechnete Auslagen Ihrer Mitarbeitenden kommen beim Buchen als Eintrag dazu. |
| Vertragsübersicht | Abgerechnet und ausstehend je Monat, offene und erledigte Aufgaben, wer am meisten mitarbeitet und welche Leistungen den Umsatz tragen. |
| Vertragsdokumente | Dokumente aus Vorlagen, die DeskGenie mit den Angaben des Vertrags füllt, bearbeitet im Browser mit Collabora und über DocuSign zur Unterschrift gesendet. |
| Dateien und E-Mails | Vertragsdateien mit Kennzeichnung wie Entwurf, Unterzeichnet oder Anlage. Mails aus dem Microsoft-365-Postfach ordnen Sie dem Vertrag zu. |
| Objekte | Mit dem Modul Objekte deckt ein Vertrag mehrere Objekte ab, auf Wunsch mit einer Rechnung je Objekt. |
Zusammenspiel
Was am Vertrag hängt
Der Vertrag ist die Mitte: Davor stehen CRM und Vertragsdokument, danach Frist, Abrechnung und Zahlungseingang. Was am Vertrag steht, erfassen Sie kein zweites Mal.
- 01
Parteien aus dem CRM
Organisation und Ansprechpartner werden als Kunde, Lieferant oder Rechnungsempfänger eingetragen.
- 02
Vertragsdokument
Aus einer Vorlage entsteht der Vertragstext, gefüllt mit den Angaben des Vertrags.
- 03
Unterschrift
Über DocuSign an die Parteien; die signierte Fassung liegt danach in den Vertragsdateien.
- 04
Frist
Eine verknüpfte Frist erinnert die Verantwortlichen vor dem Kündigungsstichtag.
- 05
Abrechnungslauf
Sie starten den Lauf; aus den fälligen Leistungen entstehen Rechnungsentwürfe.
Weiter in der Kette:
Grenzen
Was die Vertragsverwaltung nicht tut
Die Vertragsverwaltung führt Verträge, sie formuliert sie nicht. Eine Klauselbibliothek oder eine rechtliche Prüfung gibt es nicht; den Kündigungsstichtag berechnet DeskGenie aus den Angaben, die Sie hinterlegen. Fristen entstehen nicht von selbst: Die Erinnerung an den Stichtag ist eine Frist, die Sie mit dem Vertrag verknüpfen. Am Vertrag gibt es Eigentümer, aber keine Vertretung. Rechnungen entstehen erst im Abrechnungslauf, den eine Person startet; einen Zeitplan, der Verträge selbsttätig abrechnet, gibt es nicht. Aus einem Deal oder einem Auftrag wird kein Vertrag erzeugt, und Zeiten an Aufgaben oder Tickets fließen nicht in die Vertragsabrechnung.
Häufige Fragen
Häufige Fragen zur Vertragsverwaltung
Aus dem Laufzeitende und der Kündigungsfrist, etwa drei Monate zum Ende der Laufzeit. Bei unbefristeten Verträgen mit jährlichem Stichtag nimmt DeskGenie den nächsten Stichtag. Der Termin steht am Vertrag und im Cockpit unter „Meine Verträge“.
Ihr Wartungsvertrag in der Demo
In der Demo legen wir einen Vertrag mit Pauschale und Stundenkontingent an, lassen DeskGenie den Kündigungsstichtag berechnen und verknüpfen eine Frist. Testzugang für 7 Tage auf Anfrage.