Projekte im Werkzeugmix
Aufgaben stehen im Projektwerkzeug, Stunden in einer Tabelle, der Etat in einer zweiten. Am Monatsende passt beides selten zusammen.
Branchen
ERP für Agenturen: Etats, Projekte und Stunden bis zur Rechnung
Retainer, Projekte und Zusatzleistungen laufen in einer Akte – vom Angebot über die erfassten Stunden bis zur E-Rechnung.
- Retainer und Projektbudgets
- Zeiten je Aufgabe
- Angebot wird Auftrag
- Dokumente im Browser
Was DeskGenie für Agenturen übernimmt
Ein ERP für Agenturen hält Kunde, Etat, Projekt und Rechnung zusammen. DeskGenie führt Retainer als Vertrag mit Laufzeit und Kündigungsfrist, bildet Projekte auf Boards mit Aufgaben und Zeiterfassung ab, macht aus dem Angebot per Klick den Auftrag und gibt Rechnungen als ZUGFeRD oder XRechnung aus. Dateien und Freigaben liegen am Vorgang.
Wie es heute in vielen Agenturen läuft
Zusatzleistungen gehen unter
Was zwischen Tür und Angel zugesagt wurde, taucht in keinem Angebot auf. Die Leistung wird erbracht und nicht berechnet.
Freigaben per E-Mail
Entwürfe wandern als Anhang hin und her. Welche Fassung freigegeben ist, lässt sich später nur aus dem Postfach rekonstruieren.
Vom Pitch bis zur bezahlten Rechnung
- 01
Deal
Anfrage als Deal in der Pipeline, mit Kontakt, Historie und nächstem Schritt.
- 02
Angebot
Leistungen mit Preisen und Staffeln, im eigenen Layout, daraus wird der Auftrag.
- 03
Projekt
Board mit Statusvorlagen, Aufgaben, Kategorien, Tags, Kommentaren und Erwähnungen.
- 04
Zeiten
Stunden auf Aufgaben, auswertbar je Kunde, Projekt und Person.
- 05
Rechnung
Retainer und Projektleistung gemeinsam abgerechnet, als E-Rechnung ausgegeben.
- 06
Zahlung
CAMT-Import gleicht Zahlungen ab, offene Posten bleiben im Blick.
Was Agenturen im Alltag damit erledigen
| Aufgabe in der Agentur | Womit DeskGenie das abdeckt |
|---|---|
| Retainer führen | Vertrag mit Laufzeit, Kündigungsfrist, automatischer Verlängerung und Abo-Positionen. |
| Angebot schreiben | Angebot mit Produkten, Preisstaffeln und gestaltbarem Layout, ohne Neuerfassung zum Auftrag. |
| Projekt aufsetzen | Board mit Statusvorlagen, Kategorien, Tags und Verknüpfung zu Fristen. |
| Stunden erfassen | Zeiterfassung auf Aufgaben, Auswertung je Kunde und Projekt. |
| Zusatzleistung festhalten | Nutzungserfassung auf der Vertragsposition, die in den nächsten Rechnungslauf einfließt. |
| Entwürfe ablegen | Dateimanager je Vorgang mit Versionen und Freigaben, Office-Dateien im Browser bearbeitbar. |
| Kunden Daten pflegen lassen | Micropages, über die Kunden Stammdaten selbst aktualisieren. |
| Abrechnen | Rechnungslauf über fällige Verträge, Ausgabe als ZUGFeRD oder XRechnung. |
| Schriftverkehr sichern | Microsoft-365-Postfach im System, Nachrichten liegen am Vorgang. |
Was DeskGenie für Agenturen nicht tut
DeskGenie plant keine Mediabelegung, steuert keine Kampagnen aus und ist kein Bildarchiv mit Verschlagwortung. Es rendert nichts, verwaltet keine Lizenzen für Bildmaterial und ersetzt kein Redaktionssystem. Dateien liegen am Vorgang und lassen sich im Browser bearbeiten – als Ablage, nicht als Produktionswerkzeug.
Häufige Fragen
- Ja. Der Retainer läuft als Vertrag mit Abo-Positionen, Projektleistungen kommen als Einmalposten oder nutzungsbasierte Positionen dazu. Der Rechnungslauf fasst beides zusammen.
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