Der Retainer ist im September überzogen
Dreißig Stunden im Monat sind vereinbart, gearbeitet hat das Team vierunddreißig. Auffallen wird es erst bei der Rechnung, und dann ist die Mehrleistung schwer zu vertreten.
Branchen
Software für Agenturen: Retainer, Projekte und Abrechnung
Retainer führen Sie als Vertrag mit monatlichem Stundenkontingent, Projekte mit eigenen Status und dem Kunden als Mitglied. Angebote nimmt der Kunde auf der Micropage an, den Abrechnungslauf starten Sie selbst.
- Retainer mit Kontingent
- Angebotsannahme per Micropage
- Projekte mit eigenen Status
- Kunden als Mitglieder
Was DeskGenie für Agenturen übernimmt
DeskGenie ist eine Agentursoftware für die kaufmännische Seite: Retainer laufen als Vertrag mit monatlichem Stundenkontingent und Mehrverbrauch, Angebote nimmt der Kunde auf einer Micropage an, und daraus entsteht der Auftrag mit Teil- und Schlussrechnung. Projekte haben eigene Status, Kunden arbeiten als Mitglieder an freigegebenen Aufgaben mit. Rechnungen entstehen im Abrechnungslauf, den Sie starten. Mediaplanung, Kampagnensteuerung, Ressourcenplanung und eine förmliche Freigabe von Entwürfen bietet DeskGenie nicht.
Arbeitsalltag
Wie es in vielen Agenturen läuft
Die Zusage steckt im Postfach
Das Angebot für den Relaunch ging als PDF hinaus, die Zusage kam als Zweizeiler. Welche Fassung gilt und wer den Auftrag anlegt, klärt sich auf dem Flur.
Feedback auf fünf Kanälen
Korrekturen zum Layout kommen per Mail, Telefon und Chat. Welche Aufgabe gerade beim Kunden liegt, sieht im Team niemand auf einen Blick.
Retainer und Projekte
Retainer, Angebot und Projekt am selben Kunden
Die laufende Betreuung steht als Vertrag mit Stundenkontingent, das Projektgeschäft als Angebot und Auftrag. Im Projekt arbeitet der Kunde als Mitglied an seinen Aufgaben mit.
Retainer als Vertrag
Stundenkontingent je Monat als Leistung mit Mindest- und Höchstmenge
Mit Mindestmenge wird der vereinbarte Umfang auch in ruhigen Monaten berechnet
Mehrverbrauch zu eigenem Stundensatz als eigene Zeile oder nur festgehalten
Stunden als Nutzungseinträge, Restkontingent beim Erfassen sichtbar
Laufzeit, Verlängerung und berechneter Kündigungsstichtag
Angebot per Micropage
Konzept, Design und Umsetzung als Positionen aus dem Produktkatalog
Optionale Positionen, etwa ein zusätzliches Sprachpaket
Der Kunde nimmt mit Bestätigungscode an oder lehnt mit Kommentar ab
Bei Annahme entsteht der Auftrag mit denselben Positionen
Teilrechnungen in Prozent, die Schlussrechnung zieht die Abschläge ab
Projekt mit Mitgliedern
Status aus Ihrer Vorlage, etwa „Korrektur“ oder „Beim Kunden“
Kunden als Mitglieder mit eigenem Login, nur in freigegebenen Projekten
Mitglieder ändern den Status, kommentieren und hängen Dateien an
Zeiten per Timer an der Aufgabe, im Arbeitszeitnachweis zur Rechnung
Was Ihr Kunde selbst erledigen kann
| Bereich | Der Kunde kann | Der Kunde kann nicht |
|---|---|---|
| Angebot (Micropage, ohne Konto) | Angebot ansehen, PDF laden, mit Code annehmen oder mit Kommentar ablehnen | Optionen selbst wählen oder Rückfragen stellen |
| Projektaufgaben (Mitglied) | Status ändern, kommentieren, Dateien anhängen; je nach Projektrolle Aufgaben anlegen | Projekte sehen, die Sie nicht freigegeben haben |
| Verträge (Mitglied) | Retainer und Dateien am Vertrag lesen | Etwas ändern oder hochladen |
| Rechnungen und Fristen (Mitglied) | Rechnungen ohne Entwürfe und seine Fristen lesen | Rechnungen ändern oder freigeben |
| Briefing (Micropage zum Deal, ohne Konto) | Felder ausfüllen und Dateien hochladen | Den Deal in Ihrer Pipeline sehen |
Eine förmliche Freigabe von Entwürfen mit Protokoll gibt es nicht. Viele Agenturen legen dafür in der Status-Vorlage einen Status wie „Beim Kunden“ an; der Kunde kommentiert die Aufgabe und setzt sie weiter.
Funktionen
Die Funktionen für Agenturen
Vom Pitch über den Retainer bis zur Zusammenarbeit im Projekt: diese Bereiche nutzen Agenturen am meisten.
Vertrieb und Angebot
Vom Pitch zum Auftrag.
Deals & Pipelines
Pitches als Deal in der Pipeline; das Briefing fragt ein Formular auf der Micropage ab, auch mit Dateien.
Angebote & Aufträge
Angebot aus dem Katalog, Annahme per Micropage, Auftrag mit Teil- und Schlussrechnung.
Retainer und Abrechnung
Laufende Betreuung sauber abrechnen.
Vertragsverwaltung
Retainer mit Laufzeit, Verlängerung und Stundenkontingent je Monat.
Leistungserfassung
Stunden und Fremdkosten als Nutzungseinträge, mit Restkontingent beim Erfassen.
Abrechnungsläufe
Ein Lauf für alle Retainer eines Kunden, von der Vorschau bis zum Versand.
Projekt und Kunde
Zusammenarbeit an Aufgaben und Dateien.
Projekte & Aufgaben
Status aus Ihrer Vorlage, Board, Zeiten per Timer im Arbeitszeitnachweis.
Mitglieder & Micropages
Kunden arbeiten an Aufgaben freigegebener Projekte mit, Verträge und Rechnungen sehen sie lesend.
Dokumente & Vorlagen
Entwürfe mit Versionen im Dateimanager, Freigabelinks mit Passwort und Ablaufdatum.
Ablauf
Vom Pitch bis zur bezahlten Rechnung
Ein Website-Relaunch als Projekt, danach die Betreuung im Retainer.
- 01
Anfrage
Der Pitch läuft als Deal; das Briefing kommt über ein Formular auf der Micropage.
- 02
Angebot
Konzept und Umsetzung als Positionen; der Kunde nimmt auf der Micropage an, der Auftrag entsteht.
- 03
Projekt
Aufgaben mit Status aus Ihrer Vorlage; der Kunde arbeitet als Mitglied mit.
- 04
Teil- und Schlussrechnung
Ein Abschlag zum Start aus dem Auftrag, die Schlussrechnung zieht ihn ab.
- 05
Retainer
Nach dem Launch legen Sie den Retainer an, buchen die Stunden und starten monatlich den Lauf.
- 06
Zahlung
Der Bankabgleich ordnet die Eingänge zu, Überfälliges geht in den Mahnlauf.
Grenzen
Was DeskGenie für Agenturen nicht tut
DeskGenie plant keine Mediabudgets, steuert keine Kampagnen und ist kein Bildarchiv mit Verschlagwortung oder Lizenzverwaltung für Bildmaterial. Ressourcenplanung, Auslastung über alle Teams, Gantt-Diagramme und Abhängigkeiten zwischen Aufgaben gibt es nicht. Eine förmliche Freigabe von Entwürfen durch den Kunden mit Protokoll fehlt; Kunden arbeiten als Mitglieder an Aufgaben mit und sehen Verträge und Rechnungen nur lesend. Ein Kundenportal gibt es nicht. Zeiten an Aufgaben werden keine Rechnungsposition und zählen nicht gegen den Retainer; abgerechnet werden die Nutzungseinträge am Vertrag. Aus einem Auftrag entsteht kein Retainer-Vertrag, und den Abrechnungslauf startet immer eine Person.
Häufige Fragen
Häufige Fragen von Agenturen
Ja. Der Retainer läuft als Vertrag und wird im Abrechnungslauf abgerechnet, ein Projekt als Angebot und Auftrag mit Teil- und Schlussrechnung. Beide hängen am selben Kunden im CRM.
Ihr Retainer in der Demo
In der Demo legen wir einen Retainer mit 30 Stunden im Monat an, buchen Stunden bis in den Mehrverbrauch, lassen ein Angebot auf der Micropage annehmen und laden einen Kunden als Mitglied in ein Projekt ein. Auf Anfrage richten wir Ihnen einen Testzugang für 7 Tage mit eigener Datenbank ein.