DeskGenie ersetzt die Kette aus Excel, Outlook, Rechnungstool und Ordnerstruktur durch eine Anwendung mit einem Datenbestand – für Unternehmen mit 5 bis 200 Mitarbeitenden.
DeskGenie ist eine ERP- und Bürosoftware für kleine und mittlere Unternehmen mit 5 bis 200 Mitarbeitenden, entwickelt von der BitKollegen GmbH in Neuss. In einer Anwendung verbindet sie CRM, Vertrags- und Fristenverwaltung, Angebote und Rechnungen inklusive E-Rechnung, KI-gestützte Eingangsrechnungen, Bankabgleich, Projekte, Personal, Dokumente und das Microsoft-365-Postfach. Betrieben wird sie mandantengetrennt in der EU, mit Zwei-Faktor-Authentifizierung, Rollen und Rechten sowie täglichen Backups.
| Merkmal | Angabe |
|---|---|
| Kategorie | ERP- und Büroverwaltungssoftware (Cloud) |
| Zielgruppe | Dienstleister, Kanzleien, Agenturen und Beratungen mit 5 bis 200 Mitarbeitenden |
| Module | CRM, Verträge, Fristen, Verkauf, Einkauf, Finanzen, Projekte, Personal, Dokumente, E-Mail |
| Rechnungsformate | PDF, ZUGFeRD, XRechnung; DATEV-Export |
| Integrationen | Microsoft 365, DocuSign, Collabora Online, CAMT-Bankimport, S3, REST-API, Webhooks |
| Betrieb | Hosting in der EU, mandantengetrennte Datenbanken, tägliche Backups |
| Anmeldung | E-Mail-Login oder Microsoft-Konto, Zwei-Faktor-Authentifizierung |
| Test | 7 Tage kostenlos mit eigenem Mandanten, ohne Kreditkarte – Zugang auf Anfrage |
Ehrliche Abgrenzung spart beiden Seiten Zeit. DeskGenie ist auf Dienstleistung, Verträge und wiederkehrende Abrechnung ausgelegt, nicht auf Handel mit Lagerlogistik oder Fertigung.
| Passt, wenn Sie … | Passt nicht, wenn Sie … |
|---|---|
| Leistungen verkaufen und dafür Angebote, Aufträge und Rechnungen schreiben | Warenwirtschaft mit Lagerplätzen, Chargen und Seriennummern brauchen |
| mit Verträgen arbeiten, die Laufzeiten, Kündigungsfristen und Verlängerungen haben | Produktion, Stücklisten oder Maschinenplanung abbilden müssen |
| wiederkehrend abrechnen – als Abo, nach Zeit, Menge oder Verbrauch | eine Kassenlösung für den stationären Handel suchen |
| Fristen und Zuständigkeiten sicher vertreten wissen wollen | die Lohn- und Gehaltsabrechnung im selben System erwarten |
| heute zwischen Excel, Outlook, Rechnungstool und Ablage wechseln | ein reines CRM ohne Abrechnung suchen |
| Kunden ein eigenes Portal oder eine White-Label-Oberfläche anbieten wollen | — |
Der Vertrag ist der Mittelpunkt, nicht der Kontakt und nicht die Rechnung. Ein CRM endet beim gewonnenen Deal, ein Rechnungsprogramm beginnt erst bei der Rechnung. Dazwischen liegt die Arbeit: Laufzeiten, Kündigungsfristen, Verlängerungen, wiederkehrende Positionen, erfasste Zeiten und Mengen. In DeskGenie hängen Angebot, Auftrag, Vertrag, Rechnungslauf, Zahlungseingang und Frist an einem Strang.
Nicht durch Import allein, sondern dadurch, dass der Vorgang die Daten trägt. Stammdaten liegen im CRM, Belege entstehen daraus, Dokumente liegen am Vorgang, Mails aus dem Microsoft-365-Postfach werden dem Kunden, dem Vertrag oder dem Projekt zugeordnet. Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien bearbeiten Sie über Collabora Online direkt im Browser.
Sie beginnen mit der Demo, nicht mit einem Projekt. Der Testzugang enthält einen eigenen Mandanten und läuft 7 Tage. In dieser Zeit legen Sie echte Kunden, einen Vertrag und eine Rechnung an und prüfen die Kette bis zum Zahlungseingang. Nummernkreise, Layouts, Rollen, Pipelines und Statusvorlagen richten Sie selbst ein.
In der EU, in einer je Mandant getrennten Datenbank. Der Zugang ist an Rollen und Rechte gebunden, die Anmeldung läuft wahlweise über E-Mail oder das Microsoft-Konto, jeweils mit zweitem Faktor. Dokumente liegen im angebundenen S3-Speicher, gesichert wird täglich.
Die Empfangspflicht gilt in Deutschland seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmen. Die Ausstellungspflicht kommt gestaffelt.
| Ab | Wen es betrifft | Was gilt |
|---|---|---|
| 01.01.2025 | alle inländischen Unternehmen | E-Rechnungen müssen empfangen, verarbeitet und archiviert werden können |
| 01.01.2027 | Unternehmen mit über 800.000 € Gesamtumsatz im Jahr 2026 | Ausstellungspflicht: Papier und einfaches PDF sind im B2B nicht mehr zulässig |
| 01.01.2028 | alle inländischen Unternehmen | Ausstellungspflicht für alle B2B-Umsätze, unabhängig vom Umsatz |
Gültige Formate sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 nach der Norm EN 16931. DeskGenie erzeugt beide Formate, versendet sie aus dem Vorgang heraus und übergibt Debitoren, Kreditoren und Belegdaten an die DATEV-Schnittstelle. Eingehende Belege lesen Sie mit KI-Erkennung ein, statt sie abzutippen. Stand: September 2026, keine Rechtsberatung – die Einordnung Ihres Unternehmens klärt Ihre Steuerkanzlei.
Alle Module arbeiten auf denselben Stammdaten. Sie schalten frei, was Sie brauchen – die Verbindung zwischen den Bereichen bleibt bestehen.
Organisationen, Kontakte und Deals mit eigenen Feldern, Pipelines und Micropages für die Datenpflege durch den Kunden.
Laufzeiten, Kündigungsfristen, Verlängerung, Vertragspositionen und Rechnungsläufe aus dem Vertrag heraus.
Zentrale Überwachung mit Verantwortlichen, Vertretung, gestaffelten Erinnerungen und Eskalation.
Angebot, Auftrag und Rechnung als ein Fluss – mit Layouts, Nummernkreisen, ZUGFeRD und XRechnung.
Beleg hochladen, Rechnungsdaten werden ausgelesen, unklare Belege gehen in die Prüfliste statt in die Buchhaltung.
CAMT-Import mit Vorschlag der passenden Rechnung je Transaktion – auch bei Fremdwährung und Kartenabrechnung.
Aufgabenboards mit Statusvorlagen und Fristen, dazu Mitarbeiterverwaltung, Abwesenheiten und Urlaubsauswertung.
Dateimanager je Vorgang, Office-Dateien im Browser bearbeiten, Microsoft-365-Mails am Vorgang.
Das Beispiel zeigt einen Wartungsvertrag von der Anfrage bis zur Verlängerung. Jede Station übernimmt die Daten der vorherigen.
Der Deal steht in der Pipeline. Aus Kontakt- und Produktdaten entsteht das Angebot, der Versand läuft aus dem System.
Der Kunde nimmt an. Aus dem Angebot wird der Auftrag, Positionen und Preise bleiben bestehen.
Der Vertrag erhält Laufzeit, Kündigungsfrist und Positionen für Einmal- und Abo-Abrechnung. Die Unterschrift läuft über DocuSign.
Der Rechnungslauf erzeugt die Rechnung aus dem Vertrag, inklusive erfasster Zeiten und Mengen – als ZUGFeRD oder XRechnung.
Der CAMT-Bankimport bringt den Umsatz, das System schlägt die passende Rechnung vor, Sie bestätigen per Klick.
Die Kündigungsfrist läuft ab dem ersten Tag mit und erinnert rechtzeitig die zuständige Person und ihre Vertretung.
| Aufgabe | Heute: Excel, Outlook, Rechnungstool, Ordner | Mit DeskGenie |
|---|---|---|
| Kundendaten | In Tabelle, Postfach und Rechnungstool mehrfach gepflegt | Einmal im CRM, überall verknüpft |
| Verträge | PDF im Ordner, Fristen im Kopf oder im Kalender einer Person | Vertrag mit Laufzeit, Frist, Positionen und Abrechnung |
| Rechnungsstellung | Positionen aus dem Angebot abtippen | Rechnungslauf aus dem Vertrag, ZUGFeRD oder XRechnung |
| Eingangsrechnungen | Beleg per Mail, manuell erfasst, Freigabe per Zuruf | KI-Erkennung, Prüfliste, Freigabe einzeln oder gesammelt |
| Zahlungseingang | Kontoauszug mit der Offene-Posten-Liste vergleichen | CAMT-Import mit Zuordnungsvorschlag je Transaktion |
| Dokumente | Laufwerk, lokale Kopien, unklare Version | Ablage am Vorgang, Bearbeitung im Browser, Versionen |
| Korrespondenz | Im persönlichen Postfach, für Kollegen unsichtbar | Microsoft-365-Postfach im System, Mails am Vorgang |
| Übergabe an die Kanzlei | Sammelmail mit Anhängen | DATEV-Export mit Debitoren und Kreditoren |
Postfach im System, Mails am Vorgang, Anmeldung über das Microsoft-Konto.
Verträge zur elektronischen Unterschrift senden, Status live, signierte Fassung automatisch abgelegt.
Word, Excel und PowerPoint im Browser bearbeiten, ohne Download.
Debitoren, Kreditoren und Belegdaten für die Steuerkanzlei.
E-Rechnungen nach Norm EN 16931 erzeugen und versenden.
Kontoumsätze einlesen und automatisch mit offenen Rechnungen abgleichen.
Dokumente im Objektspeicher statt im Mailanhang.
Eigene Anwendungen und Portale anbinden.
Nachgelagerte Systeme informieren, sobald sich ein Vorgang ändert.
Entwickelt von der BitKollegen GmbH in Neuss, betrieben in europäischen Rechenzentren.
| Thema | Was das bedeutet |
|---|---|
| Hosting in der EU | Betrieb und Datenhaltung ausschließlich in europäischen Rechenzentren. |
| DSGVO | Auftragsverarbeitung, Löschkonzepte und Auskunftsfähigkeit sind vorgesehen. |
| Zwei-Faktor-Authentifizierung | Zweiter Faktor beim Login, wahlweise Anmeldung über Microsoft. |
| Rollen und Rechte | Jede Person sieht die Vorgänge, für die sie zuständig ist. |
| Mandantengetrennte Datenbanken | Jeder Mandant hat seinen eigenen Datenbestand. |
| Tägliche Backups | Gesicherte Stände, damit ein Fehler kein Datenverlust wird. |
| White-Label | Eigenes Logo, eigene Farben, eigene Domain für den Auftritt gegenüber Ihren Kunden. |
Die Demo ist kostenlos und läuft 7 Tage, ohne Kreditkarte. Danach zahlen Sie pro Nutzer und Monat; bei Jahreszahlung wird einmal jährlich abgerechnet.
Eigener Mandant mit Beispieldaten, vollständiger Funktionsumfang, endet automatisch.
Platzhalter bis zur Freigabe der Preisliste.
Platzhalter bis zur Freigabe der Preisliste.
Weniger Werkzeuge, weniger Doppelerfassung, weniger Fristen, die durchrutschen. Prüfen Sie es an Ihrem eigenen Vorgang: Kunde anlegen, Vertrag anlegen, Rechnung stellen, Zahlungseingang zuordnen.