Erfüllt die Stempeluhr die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?

Sie zeichnet Beginn, Ende und Pausen jedes Arbeitstags mit Serverzeit auf und prüft sie nach Arbeitszeitgesetz. Ob das für Ihren Betrieb genügt, klären Sie bitte mit Ihrer Rechtsberatung; DeskGenie liefert die Aufzeichnung.

Was passiert bei einem Verstoß gegen das Arbeitszeitgesetz?

DeskGenie zeigt einen Hinweis, etwa „Pause zu kurz“ oder „Ruhezeit unterschritten“, und sperrt nichts. Fehlende Pausenminuten werden von der Arbeitszeit abgezogen; die Grenzen lassen sich nicht über das gesetzliche Maß lockern.

Kann man direkt aus der E-Mail genehmigen?

Ja. Die Benachrichtigung enthält Genehmigen und Ablehnen; der Link gilt einmal und läuft spätestens am ersten Tag der Abwesenheit ab. Beim Klick prüft DeskGenie, ob die Person noch entscheiden darf; eine Ablehnung braucht einen Grund.

Sehen Kollegen, warum jemand fehlt?

Nein. Im Teamkalender steht für Kolleginnen und Kollegen nur „abwesend“. Die Art sehen die Person selbst, Vorgesetzte und Personalabteilung; Krankmeldungen nur, wer das Recht für sensible Daten hat.

Wie schützt DeskGenie Personaldaten nach DSGVO?

Sensible Kategorien wie Gesundheitsdaten liegen verschlüsselt und öffnen sich nur mit eigenem Recht; jeder Zugriff wird protokolliert. Löschfristen legen Sie je Datenart fest, und eine Personalakte löscht nur eine zweite Person mit Begründung. Die Auskunft nach Art. 15 DSGVO laden die Person selbst oder die Personalabteilung als JSON-Datei herunter.

Wie funktioniert die Vier-Augen-Prüfung bei Auslagen?

Niemand gibt seine eigene Abrechnung frei, auch Administratoren nicht. Ab einer Berichtssumme, die Sie festlegen (Vorgabe 500 Euro), dürfen Freigabe und Buchung nicht bei derselben Person liegen, solange es eine zweite berechtigte Person gibt.

Gibt es einen Bericht für den Betriebsrat?

Auf Wunsch ja: Der Monitoring-Bericht ist ausgeschaltet, bis Sie ihn in den Personaleinstellungen einschalten. Er zeigt je Quartal, wie Genehmigende und Personalabteilung entscheiden, ohne Ranking und ohne Gesundheitsdaten; einzelne Personen erscheinen erst ab einer Mindestzahl, sonst nur zusammengefasst.

Ist die Lohnabrechnung enthalten?

Nein. Lohn und Gehalt bleiben bei Ihrem Lohnbüro oder Ihrer Steuerkanzlei. DeskGenie liefert Abwesenheiten, Arbeitszeitkonten und die gebuchten Auslagen eines Monats als Grundlage.

Organisation

Personalverwaltung für Urlaub, Arbeitszeit und Personalakte

Urlaub beantragen und aus der E-Mail genehmigen, Arbeitszeit stempeln und nach Arbeitszeitgesetz prüfen, den Monat abschließen, Auslagen mit Vier-Augen-Prüfung freigeben. Der Teamkalender zeigt, wer fehlt, ohne den Grund zu verraten.

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Urlaub und Teamkalender
Stempeluhr mit ArbZG-Prüfung
Personalakte
Auslagen mit Vier-Augen-Prüfung

Teamkalender über zwei Wochen mit Urlaub, beantragtem Urlaub, Fortbildung und neutral als „abwesend“ angezeigter Abwesenheit, darunter eine E-Mail mit Urlaubsantrag und den Knöpfen Genehmigen und Ablehnen; rechts die Stempeluhr eines Arbeitstags mit Prüfung nach Arbeitszeitgesetz, die eine zu kurze Pause meldet, und der Monatsabschluss mit Gleitzeitkonto — Abwesenheiten und Arbeitszeit an einem Ort: Teamkalender, Freigabe aus der E-Mail, Stempeluhr mit ArbZG-PrüfungIllustration mit Beispielwerten.

Was deckt die Personalverwaltung in DeskGenie ab?

Die Personalverwaltung in DeskGenie führt Abwesenheiten, Arbeitszeit, Personalakte und Auslagen für kleine und mittlere Büros. Mitarbeitende beantragen Urlaub, Vorgesetzte genehmigen in der Anwendung oder direkt aus der E-Mail, das Urlaubskonto rechnet Anspruch, Übertrag und Rest. Die Stempeluhr erfasst Kommen, Gehen und Pausen und prüft Höchstarbeitszeit, Pausen und Ruhezeit nach Arbeitszeitgesetz. Am Monatsende bestätigen Mitarbeitende ihre Zeiten, Vorgesetzte prüfen, die Personalabteilung schließt ab. Auslagen geben Vorgesetzte frei, die Buchhaltung bucht sie mit Konten und Kostenstellen. Lohn rechnet DeskGenie nicht ab.

Ausgangslage

Wie Personalthemen ohne gemeinsames System laufen

Urlaubsliste und Resturlaub in zwei Dateien

Einer pflegt die Liste, die anderen sehen sie zu spät. Im Dezember rechnet jemand einen Nachmittag lang Anspruch, genommene Tage und Übertrag nach.

Arbeitszeit auf Zuruf

Stundenzettel in Excel halten fest, wann jemand da war. Ob Pausen und Ruhezeiten eingehalten wurden, prüft dabei niemand.

Belege im Postfach

Reisekosten kommen als Fotos per Mail, die Freigabe als „passt“. Wer welche Auslage freigegeben hat, steht nirgends.

Funktionen

Was die Personalverwaltung im Einzelnen kann

Funktion	Was sie Ihnen bringt
Abwesenheitsarten	Urlaub, Krankheit, Kind krank, Sonderurlaub, Elternzeit, Mutterschutz, Fortbildung, Überstundenabbau und unbezahlter Urlaub, je Art mit eigener Regel; halbe Tage, wo erlaubt.
Antrag und Genehmigung	Mitarbeitende beantragen, Vorgesetzte und je nach Art die Personalabteilung entscheiden, in DeskGenie oder mit einem Klick aus der E-Mail. Der Link gilt einmal und läuft spätestens am ersten Abwesenheitstag ab. Krankheit wird gemeldet und von der Personalabteilung bestätigt.
Urlaubskonto und Übertrag	Anspruch, Übertrag, Korrekturen, genommen, genehmigt, beantragt und übrig; Feiertage Ihres Bundeslandes zählen nicht als Urlaubstag. Resturlaub verfällt standardmäßig am 31. März, acht Wochen vorher kommt ein Hinweis.
Teamkalender	Wer wann fehlt, auch halbe Tage. Kolleginnen und Kollegen sehen nur „abwesend“, die Art sehen die Person selbst und Berechtigte.
Stellvertretung	Die in den Stammdaten hinterlegte Vertretung wird benachrichtigt, wenn die Abwesenheit beginnt; ist sie selbst abwesend, warnt DeskGenie beim Antrag.
Stempeluhr	Kommen, Gehen, Pause beginnen und beenden, mit Serverzeit. Wer vergisst auszustempeln, wird nach zehn Stunden gefragt.
Prüfung nach ArbZG	Tageshöchstgrenze, Pausen nach sechs und neun Stunden, Ruhezeit von elf Stunden, Wochendurchschnitt, Sonn- und Feiertagsarbeit. Fehlende Pausenminuten werden abgezogen.
Monatsabschluss und Arbeitszeitkonto	Mitarbeitende bestätigen, Vorgesetzte prüfen, die Personalabteilung schließt ab; danach ist der Monat festgeschrieben. Soll, Ist und Saldo laufen als Gleitzeitkonto weiter, Korrekturen nur mit Begründung.
Personalakte	Dokumente je Person nach Kategorien, mit Gültigkeit und Versionen; sensible Kategorien wie Gesundheitsdaten verschlüsselt und nur mit eigenem Recht zu öffnen. Jeder Zugriff wird protokolliert.
Pflichtdokumente	Je Kategorie legen Sie fest, für wen ein Dokument Pflicht ist. Die Checkliste zeigt je Person Vollständig, Fehlt, Läuft bald ab oder Abgelaufen; Uploads der Mitarbeitenden bestätigt auf Wunsch die Personalabteilung. Vor dem Ablauf erinnert DeskGenie, und die Personalabteilung erhält auf Wunsch eine wöchentliche Zusammenfassung.
Auslagen erfassen	Fahrkarten, Kilometergeld, Übernachtung mit Beleg oder als Pauschale, Verpflegungsmehraufwand und Bewirtung, gesammelt je Reise oder Monat in einem Bericht. Vorgesetzte und Buchhaltung geben frei, niemand seine eigene Abrechnung.
Auslagen in der Buchhaltung	Unter Finanzen › Auslagen sehen Sie alle Berichte, auch je Mitarbeiter. Die Buchhaltung prüft Steuerbehandlung, Konto und Beleg; beim Buchen entstehen Buchungszeilen mit bis zu zwei Kostenstellen, im Buchungsjournal je Monat als CSV. Kosten für einen Kunden gehen als Eintrag an den Vertrag. Ein Storno erzeugt negative Buchungszeilen, solange nichts abgerechnet ist.
Pauschalen und Monatsliste	Verpflegung, Kilometergeld und Übernachtungspauschale mit Gültigkeit, gesetzliche Sätze und eigene Werte. Die gebuchten Berichte eines Monats stehen als CSV-Liste für Ihr Lohnbüro bereit; erstattet wird mit der Gehaltsabrechnung.
Löschfristen und Auskunft	Aufbewahrung je Datenart, für Auslagenbuchungen mindestens acht Jahre nach § 147 AO. Fällige Löschungen bestätigen Sie einzeln, oder DeskGenie löscht sie nachts automatisch. Die Auskunft nach Art. 15 DSGVO exportieren Sie als JSON-Datei.

Zusammenspiel

Woran Personal und Arbeitszeit hängen

Was Mitarbeitende eintragen, landet bei den Personen, die darüber entscheiden, und im Cockpit des Teams.

01
Antrag
Urlaub beantragen oder Krankheit melden, direkt aus dem Cockpit.
02
Freigabe
Vorgesetzte entscheiden in DeskGenie oder aus der E-Mail; die Lagezeile zeigt offene Anträge.
03
Teamkalender
Die Abwesenheit erscheint im Kalender und im Cockpit unter „Heute abwesend im Team“.
04
Stempeluhr
Arbeitstage werden gestempelt und nach Arbeitszeitgesetz geprüft.
05
Monatsabschluss
Bestätigt, geprüft und abgeschlossen; der Saldo geht ins Arbeitszeitkonto.
06
Auslagen
Freigegeben, von der Buchhaltung gebucht und als Monatsliste für das Lohnbüro bereitgestellt.

Weiter in der Kette:

Cockpit Fristen & Wiedervorlagen Sicherheit

Grenzen

Was die Personalverwaltung nicht tut

DeskGenie rechnet keine Löhne ab, meldet nichts an die Sozialversicherung und hat keine fertige Schnittstelle zu DATEV LODAS oder Lohn und Gehalt; gebuchte Auslagen erhalten Sie als CSV-Liste. Bewerbermanagement, Zielvereinbarungen und Personalentwicklung gehören nicht dazu. Die Prüfung nach Arbeitszeitgesetz meldet Verstöße, sie sperrt keine Buchung. Eine Abwesenheit leitet Erinnerungen von Fristen nicht um: Diese gehen immer an die Verantwortlichen, die an der Frist hinterlegt sind. Zeiten an Aufgaben zählen nicht als Arbeitszeit.

Häufige Fragen

Häufige Fragen zu Personal und Arbeitszeit

Sie zeichnet Beginn, Ende und Pausen jedes Arbeitstags mit Serverzeit auf und prüft sie nach Arbeitszeitgesetz. Ob das für Ihren Betrieb genügt, klären Sie bitte mit Ihrer Rechtsberatung; DeskGenie liefert die Aufzeichnung.

Sehen Sie Urlaub und Stempeluhr in der Demo

In der Demo beantragen wir Urlaub, genehmigen ihn aus der E-Mail, stempeln einen Arbeitstag mit zu kurzer Pause und schließen einen Monat ab. Testzugang für 7 Tage auf Anfrage.

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