Absprachen im persönlichen Postfach
Die Zusage zur Preisanpassung steht in der Mail an eine Kollegin. Ist sie im Urlaub, kennt niemand den Stand.
Arbeitsplatz & Plattform
Microsoft 365 Postfach in DeskGenie: Mails am Vertrag ablegen
Sie lesen Ihr Microsoft-365-Postfach in DeskGenie und hängen Mails samt Anhängen an den Vertrag, zu dem sie gehören. Rechnungen, Mahnungen und Ticket-Antworten verschickt DeskGenie über Ihre eigenen Absenderkonten.
- Postfach nur lesend
- Mails am Vertrag
- Eigene Absenderkonten
- Anmeldung mit Microsoft
Microsoft 365 in DeskGenie, kurz gesagt
DeskGenie bindet Ihr Microsoft-365-Postfach lesend ein: Posteingang, Gesendet, Archiv und weitere Ordner mit Anhängen, ohne Programmwechsel. Eine Mail hängen Sie per Klick an einen oder mehrere Verträge; sie liegt dann mit ihren Anhängen am Vertrag, sichtbar für alle, die den Vertrag sehen dürfen. Je Person lassen sich mehrere Postfächer verbinden. Verschickt wird aus DeskGenie über eigene Absenderkonten per SMTP, Azure Communication Services oder MailerSend. Anmelden kann sich Ihr Team auch mit dem Microsoft-Konto.
Ausgangslage
Wie Korrespondenz ohne Zuordnung verschwindet
Weiterleiten als Ablage
Wichtige Mails werden in ein Sammelpostfach weitergeleitet oder als Datei gespeichert. Der Bezug zum Vertrag fehlt trotzdem.
Absender ohne Linie
Rechnungen gehen von einer persönlichen Adresse hinaus, Mahnungen von einer anderen. Kunden wissen nicht, wohin sie antworten sollen.
Funktionen
Was Postfach und Versand im Einzelnen können
| Funktion | Was sie Ihnen bringt |
|---|---|
| Postfach in DeskGenie | Posteingang, Gesendet, Entwürfe, Archiv und Papierkorb Ihres Microsoft-365-Kontos lesen Sie in DeskGenie, mit Anhängen und Suche. |
| Nur lesend | DeskGenie liest das Postfach und schreibt nichts hinein. Ihr Postfach bei Microsoft bleibt, wie es ist. |
| Vertrag anhängen | Eine Mail hängen Sie an einen oder mehrere Verträge. Mail und Anhänge werden am Vertrag gespeichert. |
| Filter nach Zuordnung | Filter für zugewiesene und nicht zugewiesene Mails, Mails mit Anhang und Zeitraum zeigen, was noch abgelegt werden muss. |
| Mehrere Postfächer | Je Person lassen sich mehrere Microsoft-365-Konten verbinden und nebeneinander lesen. |
| Sichere Anzeige | Bilder und Skripte in Mails werden blockiert, bis Sie den Inhalt ausdrücklich anzeigen. |
| Absenderkonten | Für den Versand legen Sie Absender an: eigener Mailserver per SMTP, Azure Communication Services oder MailerSend. Jedes Konto testen Sie vor dem Einsatz. |
| Absender je E-Mail-Art | Für Angebote, Aufträge, Rechnungen, Fristen, Tickets, Personal, Kontaktformular und Serienbriefe wählen Sie jeweils das passende Absenderkonto. |
| E-Mail-Vorlagen | Die Texte der Mails, die DeskGenie verschickt, pflegen Sie als Vorlagen mit Platzhaltern. |
| Anmeldung mit Microsoft | Ihr Team meldet sich auf Wunsch mit dem Microsoft-Konto an (Entra ID). |
| Postfach im Cockpit | Das Cockpit zeigt die neuesten Mails, ohne dass Sie das Postfach öffnen. |
Zusammenspiel
Wie eine Mail an den Vertrag kommt
Korrespondenz gehört zum Vertrag, nicht in das Postfach einer einzelnen Person.
- 01
Eingang
Die Mail kommt in Ihrem Microsoft-365-Postfach an.
- 02
Lesen
Sie lesen sie in DeskGenie, ohne Programmwechsel.
- 03
Vertrag anhängen
Mail und Anhänge werden am Vertrag gespeichert.
- 04
Weiterarbeit
Alle mit Zugriff auf den Vertrag sehen die Korrespondenz.
- 05
Versand
Rechnungen und Antworten gehen über Ihr Absenderkonto hinaus.
Weiter in der Kette:
Grenzen
Was die Postfachanbindung nicht tut
DeskGenie liest das Microsoft-365-Postfach nur. Antworten schreiben Sie weiter in Outlook, und die Mails, die DeskGenie selbst verschickt, gehen über Ihre Absenderkonten. Zuordnen lassen sich Mails nur Verträgen, nicht Kontakten, Deals oder Tickets. Lesend eingebunden wird nur Microsoft 365; SMTP-Konten dienen allein dem Versand. Aus eingehenden Mails entstehen keine Tickets.
Häufige Fragen
Häufige Fragen zu E-Mail und Microsoft 365
Nein. Das Postfach bleibt bei Microsoft, und Antworten schreiben Sie weiter in Outlook. DeskGenie liest die Mails zusätzlich, damit Sie sie Verträgen zuordnen können.
Sehen Sie Postfach und Zuordnung in der Demo
In der Demo verbinden wir ein Microsoft-365-Postfach, hängen eine Mail mit Anhang an einen Vertrag und richten ein Absenderkonto für Rechnungen ein. Testzugang für 7 Tage auf Anfrage.