Welche Daten Sie aus DATEV und Ihren Listen übernehmen, was am Anfang eingestellt wird und in welcher Reihenfolge. Nach der Demo testen Sie auf Wunsch mit eigener Datenbank.
Der Wechsel zu DeskGenie beginnt mit der Demo. Danach richten wir Ihnen auf Wunsch einen Testzugang mit eigener Datenbank ein. Am Anfang stehen die Unternehmensdaten mit Steuern, E-Rechnung, Bankkonten und Nummernkreisen, dann Benutzer, Rollen, Layouts und E-Mail-Konten. Kunden und Lieferanten übernehmen Sie aus der DATEV-Liste Ihrer Steuerkanzlei, Objekte per CSV-Datei. Für Kontaktpersonen, Verträge und offene Rechnungen gibt es keinen Dateiimport. Zeitplan und Begleitung beim Wechsel besprechen wir in der Demo.
Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf: Erst die Einstellungen, dann die Daten, dann die erste Rechnung und der erste Export. Wie schnell Sie vorgehen, bestimmen Sie.
Wir zeigen DeskGenie an einem Vorgang aus Ihrem Büro und klären, was Sie übernehmen wollen.
Auf Wunsch mit eigener Datenbank, zum Ausprobieren mit eigenen Kunden, einem Vertrag und einer Rechnung.
Unternehmensdaten, Benutzer und Rollen, Layouts, E-Mail-Konten und Schnittstellen.
Kunden und Lieferanten aus der DATEV-Liste, Objekte per CSV, Vorlagen und Briefbogen.
Probestapel an die Steuerkanzlei, erste Rechnung als E-Rechnung mit Prüfbericht.
Weitere Module und Rechte, sobald Ihr Team so weit ist.
Für diese Daten gibt es einen Import oder eine direkte Anbindung. Die Importe für Kunden, Nummern und Objekte zeigen vorher Zeile für Zeile, was übernommen wird.
| Daten | Wie sie nach DeskGenie kommen | Gut zu wissen |
|---|---|---|
| Kunden und Lieferanten | Import der DATEV-Liste der Debitoren und Kreditoren, so wie Ihre Steuerkanzlei sie aus DATEV exportiert. | Jedes Konto wird einer Organisation zugeordnet; fehlende legen Sie als Kunde oder Lieferant an. Ergänzt werden Anschrift, USt-IdNr., Steuernummer, E-Mail, Telefon, Website und IBAN. |
| Debitoren- und Kreditorennummern | Import bestehender Personenkonten als CSV-Datei. | Konflikte mit vorhandenen Nummern zeigt DeskGenie vorher an. Neue Nummern setzen nach der höchsten importierten fort. |
| Objekte und Objektgruppen | CSV-Datei je Kunde, etwa aus Excel, bis 5.000 Objekte je Datei. | Spalten erkennt DeskGenie an der Überschrift. Zeilen mit vorhandener Objektnummer aktualisieren das Objekt; die Spalte Objektgruppe ordnet einer Gruppe zu, die beim Kunden angelegt ist. |
| Kontoumsätze | CAMT.053 oder CSV-Export Ihrer Bank, je Konto. | Ein doppelt importierter Auszug fügt keine Umsätze hinzu. |
| Eingangsrechnungen | E-Rechnungen im Format ZUGFeRD oder XRechnung (CII) importieren, PDFs und Papierbelege per KI auslesen. | Für die KI hinterlegen Sie Ihren eigenen KI-Schlüssel unter Einkauf, Einstellungen. UBL-Dateien werden nicht gelesen. |
| Vorlagen und Briefbogen | Word-Vorlagen mit Platzhaltern, Briefpapier als Grafik oder PDF. | Vorlagen bearbeiten Sie im Browser mit Collabora Online. |
| E-Mails | Ihr Microsoft-365-Postfach wird lesend eingebunden. | Übertragen wird nichts; Mails hängen Sie bei Bedarf an Verträge. |
| Dateien | Hochladen in den Dateimanager, auch große Dateien. | Ordner beschränken Sie auf Rollen und Personen. |
Diese Daten legen Sie in DeskGenie an. Wie Sie einen größeren Bestand übernehmen, besprechen wir in der Demo.
Manches muss beim Wechsel gar nicht umziehen.
Alle Einstellungen liegen unter dem Menüpunkt „Einstellungen“. Diese gehören an den Anfang, bevor die erste Rechnung das Haus verlässt.
Fehlt für eine E-Rechnung eine Angabe, nennt der Prüfbericht sie im Klartext und sagt, wo Sie sie eintragen, etwa die Postleitzahl in den Unternehmensdaten.
Vor dem ersten echten Export erzeugt DeskGenie einen Stapel mit erfundenen Buchungen und Ihren Einstellungen. Ihre Steuerkanzlei importiert ihn testweise in DATEV.
Alle Module sind in DeskGenie enthalten. Einführen müssen Sie sie nicht gleichzeitig: Sie können etwa mit Kunden, Verträgen und Rechnungen beginnen und Fristen, Personal oder den Support-Desk später dazunehmen.
DATEV, Objekte und das Teilen von Dateien schalten Sie unter „Mandantendaten“ › Module ein. Ausschalten löscht nichts.
Über Rollen bestimmen Sie, wer welches Modul sieht und bearbeitet. So geben Sie Bereiche für das Team nach und nach frei.
Im Testzugang spielen Sie einen Ablauf mit eigenen Beispieldaten durch, bevor Sie ihn im Team einführen.
Zeitplan, Begleitung bei Einrichtung und Datenübernahme und die Einweisung Ihres Teams legen wir nicht pauschal fest. Wir stimmen sie im Gespräch auf Ihr Büro ab.
Hier lesen Sie nach, was Import und Einrichtung im Einzelnen bedeuten.
Was per Datei oder Anbindung nach DeskGenie kommt.
DATEV-Liste, Personenkonten, Kontenrahmen und Probestapel.
Organisationen aus der DATEV-Liste, Kontakte an der Organisation.
Objektliste je Kunde per CSV, mit Objektgruppen.
Kontoauszüge als CAMT.053 oder Bank-CSV.
E-Rechnungen importieren, PDFs per KI auslesen.
Was vor der ersten Rechnung steht.
Vorlagen, Briefbögen und Ordnerrechte.
Absenderkonten und das Microsoft-365-Postfach.
DocuSign verbinden, Sandbox oder Produktion.
Rollen, Rechte und zweiter Faktor.
In der Demo sehen wir uns an, welche Daten Sie heute wo führen, zeigen den Import der DATEV-Liste und einer Objektliste und legen eine Reihenfolge für Ihre Einrichtung fest. Nach der Demo richten wir Ihnen auf Wunsch einen Testzugang mit eigener Datenbank ein.
