Abtippen aus dem PDF
Lieferant, Nummer, Datum, Netto, Steuer – bei jedem Beleg dieselben Felder, von Hand und fehleranfällig.
Verkauf & Finanzen
Eingangsrechnungen erfassen, ohne sie abzutippen
Beleg hochladen, Rechnungsdaten werden ausgelesen, unklare Belege gehen in die Prüfliste statt unbemerkt in die Buchhaltung.
- KI-Belegerkennung
- Prüfliste
- Einzel- und Sammelfreigabe
- Übergabe an DATEV
Was die Belegerkennung übernimmt
Eingangsrechnungen werden hochgeladen und automatisch ausgelesen: Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Beträge und Steuer. Was vollständig und plausibel erkannt wurde, kann direkt freigegeben werden. Belege mit fehlenden oder unsicheren Angaben landen sichtbar in einer Prüfliste. Freigegeben wird einzeln oder gesammelt, und die Kreditorendaten gehen anschließend über die DATEV-Schnittstelle an die Steuerkanzlei.
Ausgangslage
Wie Eingangsrechnungen ohne Erkennung bearbeitet werden
Freigabe per Zuruf
Wer darf zahlen? Die Antwort steht in einer Mail oder wird im Vorbeigehen geklärt, nachvollziehbar ist sie später nicht.
Der Beleg, der niemandem auffällt
Eine unklare Rechnung läuft mit durch – bemerkt wird es, wenn die Zahlung nicht zuzuordnen ist.
Funktionen
Was die Belegerkennung im Einzelnen kann
| Funktion | Was sie Ihnen bringt |
|---|---|
| Beleg hochladen | Die Rechnungsdaten werden aus dem Dokument ausgelesen. |
| Automatische Erkennung | Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Beträge und Steuer werden übernommen. |
| Prüfliste | Unvollständige oder unsichere Belege bleiben sichtbar, bis jemand sie bestätigt. |
| Einzel- und Sammelfreigabe | Passend zu Menge und Zuständigkeit im Haus. |
| Rollen und Rechte | Wer freigeben darf, steuert die Rolle – nachvollziehbar im Protokoll. |
| Übergabe an DATEV | Kreditoren und Belegdaten gehen an die Steuerkanzlei. |
| Offene Posten | Was noch nicht bezahlt ist, steht für den Bankabgleich bereit. |
Zusammenspiel
Woran der Einkauf hängt
Der Beleg wandert vom Posteingang bis zur Zahlung, ohne dass jemand Zahlen überträgt.
- 01
Beleg
Die Eingangsrechnung wird hochgeladen.
- 02
Erkennung
Rechnungsdaten werden ausgelesen und zur Prüfung vorgelegt.
- 03
Prüfliste
Unklare Felder bleiben markiert, bis sie bestätigt sind.
- 04
Freigabe
Einzeln oder gesammelt, je nach Zuständigkeit.
- 05
Zahlung und Übergabe
Der Bankabgleich ordnet die Zahlung zu, DATEV erhält die Kreditorendaten.
Weiter in der Kette:
Grenzen
Was die Belegerkennung nicht tut
Die Erkennung liest Belege aus, sie bucht nicht. Kontierung, Buchungssätze und die steuerliche Würdigung bleiben bei Ihrer Kanzlei, die die Daten über die DATEV-Schnittstelle erhält. Auch Zahlungen löst DeskGenie nicht aus – überwiesen wird weiterhin über Ihre Bank.
Häufige Fragen zu Eingangsrechnungen
- Eingangsrechnungen als PDF. Die erkannten Felder erscheinen neben der Belegvorschau zur Prüfung.
Laden Sie einen Beleg in der Demo hoch
Sie sehen, welche Felder erkannt werden, was in der Prüfliste landet und wie die Freigabe läuft.