Ersetzt DeskGenie die Buchhaltung meiner Kanzlei?

Nein. DeskGenie liefert den Buchungsstapel; gebucht, abgestimmt und abgeschlossen wird weiterhin in DATEV bei Ihrer Kanzlei.

Was enthält der Export?

Einen Buchungsstapel im DATEV-Format (EXTF) mit den Ausgangsrechnungen, Korrekturen, Stornos und Eingangsrechnungen des Monats, je nach Einstellung auch Zahlungen und Bankbuchungen. Dazu Debitoren- und Kreditorenstammdaten und die Belegbilder als ZIP.

Warum muss der Monat erst festgeschrieben sein?

Damit die Kanzlei einen Stand erhält, der sich nicht mehr ändert. Nach der Festschreibung lassen sich Rechnungen, Zahlungen und Bankzuordnungen des Monats nicht mehr ändern. Solange er nicht exportiert ist, kann ein Monat mit Begründung wieder geöffnet werden; das wird protokolliert.

Was bewirkt ein festgeschriebener Export?

Das Festschreibungskennzeichen steht in der Datei, DATEV schreibt die Buchungen beim Import fest. Der Monat gilt als exportiert, und die verwendeten Debitoren- und Kreditorennummern werden eingefroren. Ein vorläufiger Export ohne diese Wirkung ist zur Ansicht für die Kanzlei möglich.

Welche Kontenrahmen werden unterstützt?

SKR03 und SKR04. Vorbelegte Konten, Steuermodus und Storno-Art stimmen Sie mit Ihrer Kanzlei ab; nach dem ersten festgeschriebenen Export lassen sie sich nur noch mit Begründung ändern.

Passen unsere Debitorennummern zu denen der Kanzlei?

Ja, wenn Sie die DATEV-Liste der Debitoren und Kreditoren importieren, die Ihre Kanzlei aus DATEV exportiert. DeskGenie ordnet jedes Konto einer Organisation zu, und Sie prüfen jede Zeile, bevor etwas gespeichert wird. Neue Organisationen erhalten Nummern aus Ihrem Nummernkreis, ihre Stammdaten gehen mit dem Export mit.

Bekommt die Kanzlei auch eine Liste der offenen Posten?

Ja, unter Exporte. Die offenen Posten zum gewählten Stichtag kommen als ZIP mit zwei CSV-Dateien, eine für die Debitoren und eine für die Kreditoren. Die Datei steht 24 Stunden zum Download bereit.

Ist die Lohnabrechnung enthalten?

Nein. Lohn und Gehalt bleiben bei Ihrem Lohnbüro oder Ihrer Kanzlei. Lohnzahlungen auf dem Konto markieren Sie im Bankabgleich als „Kein Beleg nötig“, im Export landen sie auf dem eingestellten Verrechnungskonto.

Finanzen

DATEV-Export: der festgeschriebene Monat für Ihre Steuerkanzlei

Schreiben Sie den Monat fest, prüfen Sie die Vorschau und erstellen Sie den Export: Buchungsstapel im DATEV-Format mit Konten und BU-Schlüssel, Debitoren und Kreditoren, dazu die Belegbilder als ZIP.

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Export je festgeschriebenem Monat
Buchungsstapel im EXTF-Format
Personenkonten und Stammdaten
Belegbilder als ZIP

DATEV-Export in DeskGenie: links die Festschreibung der Monate 2026, Oktober ist festgeschrieben. In der Mitte die Vorschau des Buchungsstapels für Oktober mit Belegfeld 1, Konto, Gegenkonto, BU-Schlüssel und Betrag, darunter die Personenkonten. Rechts der festgeschriebene Export mit Buchungsstapel (EXTF), Debitoren, Kreditoren und Belegbildern. — Ist der Monat festgeschrieben, zeigt DeskGenie jede Buchung vor dem Export. Die Kanzlei erhält Buchungsstapel, Stammdaten und Belegbilder in einem Schritt.Illustration mit Beispielwerten.

Was übergibt der DATEV-Export von DeskGenie?

Der DATEV-Export von DeskGenie übergibt Ihrer Steuerkanzlei je festgeschriebenem Monat fertige Buchungssätze im DATEV-Format (EXTF): Ausgangsrechnungen, Stornos, Eingangsrechnungen und, wenn eingestellt, Zahlungen und Bankbuchungen, mit Konten nach SKR03 oder SKR04, BU-Schlüssel, § 13b und Skonto. Dazu kommen die Debitoren- und Kreditorenstammdaten und die Belegbilder als ZIP. Eine Vorschau zeigt jede Buchung vorher; Blocker wie eine fehlende Debitorennummer beheben Sie zuerst. Jeder Export bleibt im Verlauf als Nachweis erhalten.

Ausgangslage

Wie die Übergabe ohne Schnittstelle aussieht

Die Sammelmail zum Monatsende

Belege zusammensuchen, zippen, verschicken und danach Rückfragen beantworten, welche Rechnung zu welchem Kunden gehört.

Zwei Nummern für denselben Kunden

Im Büro heißt der Kunde anders als in der Buchhaltung, und die Debitorennummer stimmt nicht überein.

Änderungen nach der Übergabe

Eine Rechnung wird nach dem Versand an die Kanzlei noch geändert. Danach arbeiten Büro und Kanzlei mit verschiedenen Zahlen.

Funktionen

Was der DATEV-Export im Einzelnen kann

Funktion	Was sie Ihnen bringt
Festschreibung je Monat	Monate werden nach ihrem Ende der Reihe nach festgeschrieben, sobald keine Entwürfe mehr darauf datiert sind. Danach sind Belege, Zahlungen und Bankzuordnungen des Monats fest.
Vorschau vor dem Export	Alle Buchungen des Monats mit Belegfeld 1, Konto, Gegenkonto, BU-Schlüssel und Betrag, dazu Summen je Herkunft. Die Vorschau verändert nichts.
Blocker und Hinweise	Fehlt eine Debitorennummer oder ein Konto, verhindert ein Blocker den Export und führt zur Stelle, an der Sie korrigieren. Hinweise gehen mit an die Kanzlei.
Buchungsstapel im DATEV-Format	EXTF-Datei nach der offiziellen Formatbeschreibung, mit Beraternummer, Mandantennummer und Wirtschaftsjahr im Kopf.
SKR03 oder SKR04	Kontenvorgaben für beide Kontenrahmen. Konten und Steuermodus, Automatikkonten oder BU-Schlüssel, stellen Sie nach Absprache mit der Kanzlei ein.
§ 13b, EU-Fälle und Skonto	Reverse-Charge-Buchungen mit eigenem BU-Schlüssel und USt-IdNr., Skonto mit Steuerkorrektur je Steuersatz.
Zahlungen und Bankbuchungen	Auf Wunsch mit Zahlungen, Gebühren und Kursdifferenzen sowie den übrigen Bankbuchungen mit ihrem Gegenkonto.
Debitoren und Kreditoren	Stammdaten der Organisationen, deren Personenkonto im Monat vorkommt, mit Anschrift und USt-IdNr.
Personenkonten	Numerische Nummernkreise für Debitoren und Kreditoren. Die DATEV-Liste der Debitoren und Kreditoren Ihrer Kanzlei importieren Sie: DeskGenie ordnet jedes Konto einer Organisation zu, Sie prüfen jede Zeile und legen fehlende als Kunde oder Lieferant an. Exportierte Nummern werden eingefroren.
Belegbilder als ZIP	Die Belege des Monats als Dateien, mit einer Zuordnung über Belegfeld 1, damit die Kanzlei Buchung und Beleg verbindet.
Probestapel	Ein Stapel mit Beispieldaten und Platzhalternummern, mit dem Ihre Kanzlei den Import testet, bevor echte Buchungen kommen.
Exportverlauf	Jeder Export behält seine Nummer und lässt sich nicht löschen. So ist belegt, was die Kanzlei erhalten hat.
Weitere Exporte für Kanzlei und Prüfung	Unter Exporte erstellen Sie ein Belegarchiv als ZIP mit dem PDF jedes Belegs eines Zeitraums, den Abgleichsbericht eines Monats als CSV mit jeder Bankbuchung und ihrer Rechnung sowie die offenen Posten zu einem Stichtag. Jede Datei steht 24 Stunden zum Download bereit.

Zusammenspiel

Woran der DATEV-Export hängt

Der Export ist der letzte Schritt einer Kette, die mit dem Beleg beginnt.

01
Belege festschreiben
Ausgangs- und Eingangsrechnungen werden festgeschrieben.
02
Zahlungen zuordnen
Der Bankabgleich ordnet die Umsätze zu.
03
Monat festschreiben
Nach Monatsende, ohne offene Entwürfe.
04
Vorschau prüfen
Blocker beheben, Hinweise lesen.
05
Export erstellen
Festgeschrieben, zur Verbuchung bei der Kanzlei.

Weiter in der Kette:

Eingangsrechnungen mit KI Bankabgleich Rechnungen & E-Rechnung

Grenzen

Was der DATEV-Export nicht tut

DeskGenie liefert fertige Buchungssätze; gebucht, abgeschlossen und beraten wird bei Ihrer Kanzlei in DATEV. Die Dateien laden Sie herunter und geben sie der Kanzlei, eine direkte Übertragung an DATEV gibt es nicht. Ein an die Kanzlei exportierter Monat lässt sich in DeskGenie nicht wieder öffnen. Mahngebühren, Verzugszinsen und Kostenstellen sind nicht Teil des Exports, Lohn und Gehalt ebenfalls nicht.

Häufige Fragen

Häufige Fragen zum DATEV-Export

Nein. DeskGenie liefert den Buchungsstapel; gebucht, abgestimmt und abgeschlossen wird weiterhin in DATEV bei Ihrer Kanzlei.

Den Export in der Demo sehen

In der Demo schreiben wir einen Monat fest, gehen die Vorschau mit Blockern und Hinweisen durch und erstellen den Export mit Buchungsstapel, Stammdaten und Belegbildern. Testzugang für 7 Tage auf Anfrage.

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