Ist eine Pipeline nur für den Vertrieb gedacht?

Nein. Jeder Ablauf mit festen Schritten passt, etwa die Mandatsaufnahme mit Kollisionsprüfung, das Onboarding eines Wartungskunden oder eine Projektfreigabe. Sie legen so viele Pipelines an, wie Sie Abläufe haben.

Welche Feldtypen gibt es?

22, darunter Text, Zahl, Datum, Auswahl, Mehrfachauswahl, Datei, Tabelle, Rich Text, URL und Ort. Dazu kommen Verweisfelder auf Kontakte, Organisationen oder Verträge und Lookup-Felder, die eine Angabe aus dem verknüpften Datensatz anzeigen.

Wie bilde ich eine Mandatsaufnahme nach Geldwäschegesetz ab?

Als Pipeline mit den Phasen Anfrage, Kollisionsprüfung, Identifizierung, Mandatsvereinbarung, Einrichtung, Mandat aktiv und Abgelehnt. Wirtschaftlich Berechtigte erfassen Sie als Tabelle, Handelsregisterauszug und Ausweiskopie als Dateifelder, Ergebnis und Prüfer der Kollisionsprüfung als eigene Felder.

Brauchen Kunden ein Konto für die Micropage?

Nein. Der Kunde erhält einen persönlichen Link per E-Mail, stimmt zu Beginn den Bedingungen zu und trägt dann seine Angaben ein. Ist kein Versandkonto eingerichtet, kopieren Sie den Link und schicken ihn selbst.

Was passiert, wenn der Kunde abgesendet hat?

Mit „Absenden & sperren“ sind seine Angaben fest und lassen sich nicht mehr ändern. Muss etwas korrigiert werden, entsperrt jemand aus Ihrem Team den Deal.

Wird aus einem Deal automatisch ein Auftrag oder Vertrag?

Nein. Angebot und Vertrag legen Sie für denselben Kunden an; die Kundendaten kommen aus dem CRM. Über ein Verweisfeld verknüpfen Sie den Vertrag mit dem Deal, sodass Unterlagen aus dem Onboarding erreichbar bleiben.

Sieht man, wer einen Deal wann verschoben hat?

Eine Verlaufsansicht der Phasenwechsel gibt es nicht. Halten Sie Prüfer und Datum als Felder in der Phase fest; dann stehen sie am Deal und gehören zum Nachweis.

Kunden & Verträge

Pipeline-Software für Abläufe, die jedes Mal gleich laufen

Mandatsaufnahme, Kunden-Onboarding, Anfrage bis Auftrag: Jede Pipeline hat ihre Phasen, jede Phase ihre Felder. Pflichtfelder halten den Deal an, bis alles da ist, und den Kundenteil füllt der Kunde über eine Micropage aus.

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Eigene Phasen je Pipeline
22 Feldtypen mit Pflichtfeldern
Kundenformular per Micropage
Sperren nach dem Absenden

Pipeline „Mandanten-Onboarding“ mit sieben Phasen von Anfrage bis Mandat aktiv und Abgelehnt, darunter Deals je Phase; von einem Deal in der Phase Identifizierung führt eine Linie zur Micropage, auf der die Mandantin Rechtsform, wirtschaftlich Berechtigte und Handelsregisterauszug einträgt und mit „Absenden & sperren“ abschließt — Jede Phase fragt ihre eigenen Felder ab; den Kundenteil füllt der Mandant über die Micropage ausIllustration mit Beispielwerten.

Was sind Deals und Pipelines in DeskGenie?

Eine Pipeline in DeskGenie bildet einen wiederkehrenden Ablauf als Folge von Phasen ab, etwa die Mandatsaufnahme einer Kanzlei mit Kollisionsprüfung und Identifizierung nach Geldwäschegesetz. Jeder Vorgang darin ist ein Deal. Je Phase legen Sie Felder aus 22 Feldtypen fest, darunter Auswahl, Datum, Datei, Tabelle und Verweise auf Kontakte, Organisationen oder Verträge. Kunden laden Sie per E-Mail auf eine Micropage ein, wo sie ihre Angaben ohne Login eintragen und Unterlagen hochladen.

Ausgangslage

Wie wiederkehrende Abläufe heute laufen

Jeder macht es ein bisschen anders

Die Checkliste für die Mandatsaufnahme liegt in Word, das Onboarding eines Wartungskunden im Kopf des Kollegen, der es zuletzt gemacht hat. Ob ein Schritt fehlt, fällt später auf.

Unterlagen per Mail hinterhergerufen

Handelsregisterauszug, Ausweiskopie, Ansprechpartner: Der Kunde schickt sie in drei Mails, eine davon an die falsche Adresse. Jemand sortiert sie von Hand in den Ordner.

Prüfungen ohne Nachweis

Die Kollisionsprüfung wurde gemacht, das Ergebnis steht in einer Mail. Wer später zeigen muss, wann und von wem, sucht im Postfach.

Funktionen

Was eine Pipeline im Einzelnen kann

Funktion	Was sie Ihnen bringt
Mehrere Pipelines	Ein Ablauf je Pipeline, etwa Mandanten-Onboarding, Kunden-Onboarding und Anfrage bis Auftrag. Jede startet als Entwurf und wird veröffentlicht, sobald sie eine Endphase hat.
Phasen und Endphasen	Phasen in Ihrer Reihenfolge; Endphasen markieren den Abschluss, eine davon als Erfolgsphase. Wer einen Deal in eine Endphase zieht, gibt einen Kommentar an.
Board je Pipeline	Deals als Karten in ihren Phasen, per Ziehen verschoben. Jede Karte zeigt, wie lange der Deal schon in der Phase steht.
22 Feldtypen	Text, Zahl, Datum, Auswahl, Mehrfachauswahl, Datei, Tabelle, Rich Text, Link und weitere, ohne Entwicklung angelegt und je Phase angeordnet.
Verweis und Lookup	Ein Verweisfeld verknüpft den Deal mit einem Kontakt, einer Organisation oder einem Vertrag; ein Lookup-Feld zeigt daraus etwa die E-Mail-Adresse an.
Pflichtfelder	Solange Pflichtfelder der aktuellen Phase leer sind, wechselt der Deal nicht in die nächste.
Micropage für Kunden	Per E-Mail eingeladene Kunden tragen ihre Angaben ohne Login ein und laden Dateien hoch; die Werte landen direkt in den Feldern des Deals.
Rechte je Phase	Für jede eingeladene Person legen Sie fest, welche Phasen sie sieht, welche sie nur lesen und welche sie bearbeiten darf.
Absenden und sperren	Der Kunde schließt seine Angaben ab; danach sind sie gesperrt, bis Ihr Team den Deal wieder freigibt.
Fristen am Deal	Fristen hängen Sie an den Deal; sie laufen mit Verantwortlichen und Erinnerungen in der Fristenübersicht und im Fristenband des Cockpits.
Dateien gesammelt laden	Alle Unterlagen eines Deals als ZIP, nach Phasen geordnet, wahlweise vollständig oder nur die seit dem letzten Mal neuen.
Einladungen verwalten	Einladungen widerrufen und wieder aktivieren; der Link funktioniert dann nicht mehr bzw. wieder.

Zusammenspiel

Woran die Pipeline hängt

Der Deal führt einen Ablauf bis zum Ergebnis. Angebot und Vertrag legen Sie danach mit den Kundendaten aus dem CRM an.

01
Kunde
Organisation oder Kontakt aus dem CRM ist dem Deal zugeordnet.
02
Deal
Der Deal startet in der ersten Phase der passenden Pipeline.
03
Micropage
Der Kunde ergänzt seine Angaben und Unterlagen selbst und sendet sie ab.
04
Endphase
Der Deal endet in einer Erfolgsphase oder einer anderen Endphase, mit Kommentar.
05
Angebot oder Vertrag
Sie legen Angebot oder Vertrag an und verknüpfen den Vertrag über ein Verweisfeld mit dem Deal.

Weiter in der Kette:

CRM & Kundenakte Angebote & Aufträge Fristen & Wiedervorlagen Mitglieder & Micropages

Grenzen

Was die Pipeline nicht tut

Aus einem Deal entstehen Angebot, Auftrag oder Vertrag nicht automatisch; Sie legen sie an und verknüpfen sie. Dealwert und Abschlusswahrscheinlichkeit pflegen Sie nicht in eigenen Feldern, und einen Verlauf der Phasenwechsel zeigt DeskGenie nicht an. Einladungslinks laufen nicht von selbst ab; Sie widerrufen sie. Rechte je Phase gelten für eingeladene Kunden, Ihr Team arbeitet mit Rechten je Modul. Lead-Ankauf, Newsletter, Telefonie und Provisionsabrechnung gehören nicht dazu.

Häufige Fragen

Häufige Fragen zu Deals und Pipelines

Nein. Jeder Ablauf mit festen Schritten passt, etwa die Mandatsaufnahme mit Kollisionsprüfung, das Onboarding eines Wartungskunden oder eine Projektfreigabe. Sie legen so viele Pipelines an, wie Sie Abläufe haben.

Wir bauen Ihren Ablauf in der Demo nach

Nennen Sie uns einen Ablauf, den Sie heute mit Checkliste und Mails führen. In der Demo legen wir Phasen und Felder dafür an, laden einen Testkunden auf die Micropage ein und führen den Deal bis zur Endphase. Testzugang für 7 Tage auf Anfrage.

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