Der Bestand ändert sich laufend
Die Hausverwaltung schickt jedes Quartal eine neue Objektliste. Welche Häuser dazugekommen sind und welche nicht mehr betreut werden, gleicht jemand von Hand mit den Rechnungen ab.
Branchen
Software für Wartungsverträge: je Objekt, mit Prüfunterlagen und Störungen
Für Servicebetriebe der Haustechnik, Aufzugs-, Brandschutz- und Klimatechnik, die Anlagen in fremden Gebäuden warten. Der Vertrag nennt die Objekte, Prüfberichte liegen mit Gültigkeit am Objekt, und Störungen kommen als Ticket mit Reaktionsfrist herein.
- Wartungsvertrag je Objekt
- Prüfunterlagen mit Gültigkeit
- Störungen als Ticket
- Rechnung je Objekt
Was DeskGenie für den technischen Service übernimmt
DeskGenie ist die kaufmännische Software für Wartungsverträge im technischen Service. Die Gebäude Ihrer Kunden führen Sie als Objekte. Der Wartungsvertrag nennt die Objekte mit erstem und letztem Monat und rechnet Pauschalen, Einsätze und Mengen je Objekt im Abrechnungslauf ab. Prüfberichte liegen mit Gültigkeitsdatum am Objekt, Störungen kommen als Ticket mit Priorität und Reaktionsfrist herein. Einsatzplanung, Tourenplanung, eine Techniker-App und eine Anlagenhistorie mit Ersatzteilen bietet DeskGenie nicht.
Arbeitsalltag
Wo es im Servicebetrieb heute hakt
Der Prüfbericht ist abgelaufen
Bei der Begehung fragt der Eigentümer nach dem aktuellen Prüfbericht. Er liegt in einem Ordner auf dem Server, und ob er noch gilt, steht nur auf dem Deckblatt.
Störung am Freitagnachmittag
Die Meldung kommt über das Kontaktformular. Wer reagiert, bis wann, und was der Wartungsvertrag für diesen Fall vorsieht, muss erst jemand heraussuchen.
Wartung je Objekt
Der Wartungsvertrag kennt seine Objekte
Ein Servicebetrieb wartet Anlagen in Gebäuden, die oft einer Hausverwaltung oder einem Bestandshalter gehören. In DeskGenie ist jedes Gebäude ein Objekt des Kunden. Der Vertrag nennt die Objekte, die Prüfunterlagen liegen am Objekt, und die Rechnung geht je Objekt hinaus.
Vertrag und wiederkehrende Leistungen
Objekte am Vertrag mit erstem und letztem Monat, auf Wunsch eine einzelne Einheit
Wiederkehrender Festbetrag monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich
Einsätze und Stunden als Nutzungseinträge mit Objekt, mit Kontingent und Mehrverbrauch
Menge aus einer Kennzahl des Objekts, etwa die Zahl der Anlagen
Saison für Leistungen, die nur einige Monate laufen
Laufzeit, Kündigungsfrist und Kündigungsstichtag am Vertrag
Prüfunterlagen und Checkliste
Eigene Dokumenttypen wie Prüfbericht oder Dichtheitsprüfung, mit „Gültig bis“ am Objekt
Eine Unterlage gilt als aktuell, bis ihr Datum vorbei ist
Vertragsdateien am Wartungsvertrag, für Mitglieder nur lesend sichtbar
Checkliste je Objekt oder Einheit aus einer Status-Vorlage
Ist die Checkliste offen, weist der Abrechnungslauf darauf hin
Aufgaben am Objekt, etwa „Dachbegehung“, mit erfasster Zeit
| Wenn sich der Bestand ändert | Was DeskGenie tut |
|---|---|
| Neue Objektliste der Hausverwaltung | „Mit Kundenliste abgleichen“ liest die CSV-Liste des Kunden und zeigt, welche Objekte bleiben, neu dazukommen oder nicht mehr gelistet sind. Sie wählen, was übernommen wird. |
| Ein Objekt fällt aus dem Vertrag | Sie setzen den letzten Monat. Sind spätere Monate schon abgerechnet, erstellt DeskGenie dafür Korrekturentwürfe, die Sie prüfen und festschreiben. |
| Abrechnung zum Monatsende | Ein Abrechnungslauf für alle Verträge eines Kunden, eine Rechnung je Objekt. Abgerechnete Monate sind gesperrt und werden nicht doppelt berechnet. |
| Störung in einem Gebäude | Ein Ticket vom Typ „Störung“ mit Priorität, Frist für die erste Reaktion und die Lösung, zuständiger Person und dem Wartungsvertrag des Objekts. |
Funktionen
Die Funktionen, die ein Servicebetrieb braucht
Was jede Funktion für Wartung und Service übernimmt.
Objekte und Verträge
Wer wo was gewartet bekommt.
Objekte
Gebäude je Kunde mit Einheiten, Kennzahlen, Unterlagen und Checkliste.
Vertragsverwaltung
Wartungsverträge mit Objekten, Laufzeit, Kündigungsstichtag und Vertragsdateien.
Abrechnungsläufe
Ein Lauf für alle Verträge eines Kunden, eine Rechnung je Objekt.
Service-Alltag
Störungen, Termine und Einsätze.
Support-Tickets
Störungen mit Priorität, Reaktions- und Lösungsfrist und Zeiten je Ticket.
Fristen & Wiedervorlagen
Prüftermine mit Verantwortlichen, Erinnerungen und Eskalation bei Überfälligkeit.
Leistungserfassung
Einsätze, Stunden und Auslagen als Nutzungseinträge am Vertrag, je Objekt.
Unterlagen und Finanzen
Vom Prüfbericht bis zum Zahlungseingang.
Dokumente & Vorlagen
Prüfberichte und Protokolle mit Versionen, Freigabelinks für Eigentümer.
Rechnungen & E-Rechnung
ZUGFeRD oder XRechnung, die Objektadresse als Lieferort.
Bankabgleich
CAMT-Import ordnet die Zahlungen der Hausverwaltung den Rechnungen zu.
Ablauf
Ein Wartungsvertrag von der Anfrage bis zur Zahlung
Die Hausverwaltung Nord vergibt die Wartung der Heizungsanlagen in drei Wohnanlagen.
- 01
Anfrage
Das Kontaktformular Ihrer Website legt ein Ticket vom Typ „Anfrage“ an.
- 02
Angebot
Angebot für die Objektgruppe, Annahme auf der Micropage mit Code.
- 03
Wartungsvertrag
Sie legen den Vertrag an und ordnen die drei Objekte ab dem Startmonat zu.
- 04
Wartung
Einsatz als Nutzungseintrag mit Objekt, Prüfbericht mit „Gültig bis“ am Objekt.
- 05
Abrechnungslauf
Sie starten den Lauf für den Kunden, je Objekt eine Rechnung.
- 06
Zahlung
Der Bankabgleich ordnet den Eingang der Rechnung zu.
Grenzen
Was DeskGenie für den technischen Service nicht tut
DeskGenie plant keine Einsätze und keine Touren, zeigt keine Karte und hat keine Techniker-App, auch keine mit Offline-Betrieb. Eine Anlagenhistorie mit Seriennummern, Ersatzteillager und Messwerten gibt es nicht; das bleibt in Ihrer Instandhaltungs- oder Fachsoftware. Fristen wiederholen sich täglich, wöchentlich oder monatlich; einen jährlichen Prüftermin legen Sie als Frist mit Datum an. Tickets hängen am Vertrag, nicht am Objekt, und Antworten per E-Mail landen nicht im Ticket. Ticketzeiten werden nicht abgerechnet: Sie stehen im Arbeitszeitnachweis einer Rechnung über den ganzen Vertrag, bei Rechnungen je Objekt nicht. Jeden Abrechnungslauf startet eine Person.
Häufige Fragen
Häufige Fragen aus Service und Wartung
Nein. Eine Disposition, Tourenplanung oder Kartenansicht gibt es nicht. DeskGenie führt Vertrag, Objekte, Unterlagen, Tickets und Abrechnung; die Einsatzplanung bleibt in Ihrem bisherigen Werkzeug.
Ihr Wartungsvertrag in der Demo
In der Demo importieren wir die Objektliste einer Hausverwaltung, legen einen Wartungsvertrag für drei Objekte an, legen einen Prüfbericht mit Gültigkeit ab, nehmen eine Störung als Ticket auf und rechnen den Monat mit einer Rechnung je Objekt ab. Auf Anfrage richten wir Ihnen einen Testzugang für 7 Tage mit eigener Datenbank ein.