Der Rahmenvertrag liegt als PDF in der Ablage
Tagessatz, Kontingent und Reisekostenbudget kennt, wer den Vertrag verhandelt hat. Wie viele Tage im Quartal abgerufen sind, rechnet die Projektleitung von Hand nach.
Branchen
Software für Beratungen: Rahmenverträge, Abrufe und Nachweise
Tagessatz, Kontingent und Auslagenbudget stehen am Rahmenvertrag, die Abrufe daneben. Compliance-Beratungen führen dort auch Prüftermine und Nachweise.
- Rahmenvertrag mit Abrufen
- Kontingent und Mehrverbrauch
- Auslagen mit Budget
- Prüftermine und Nachweise
DeskGenie für Beratungen, kurz erklärt
DeskGenie ist die Software für Beratungen, die mit Rahmenverträgen arbeiten. Tagessatz, Kontingent je Zeitraum, Abrufe zum Festpreis und Auslagen mit Budget stehen an einem Vertrag. Abrufe buchen Sie als Nutzungseinträge, abgerechnet wird im Abrechnungslauf, den Sie starten, mit der Bestellnummer des Mandanten auf jeder Rechnung. Compliance-Beratungen führen Prüftermine als Fristen mit Eskalation und Nachweise als Vertragsdateien. Nicht enthalten sind Ressourcenplanung, Auslastungsberichte, Prüfkataloge und ein Kundenportal zum Hochladen.
Arbeitsalltag
Wo es in der Beratung hakt
Rechnungen ohne Bestellnummer kommen zurück
Der Einkauf des Mandanten verlangt die Bestellnummer aus dem Rahmenvertrag. Fehlt sie, geht die Rechnung zurück, und die Zahlung verschiebt sich um Wochen.
Prüftermine in persönlichen Listen
In der Compliance-Beratung führt jede Beraterin ihre Mandanten selbst. Ob beim Mandanten etwas offen ist, zeigt sich erst bei der nächsten Nachfrage.
Rahmenverträge
Rahmenverträge mit Abrufen und Kontingent
Ein Rahmenvertrag legt Sätze, Kontingente und Budgets fest; die Arbeit kommt in Abrufen. In DeskGenie steht beides am selben Vertrag, und der Abrechnungslauf macht daraus die Rechnung des Zeitraums.
| Im Rahmenvertrag | In DeskGenie |
|---|---|
| Tagessatz | Nutzungsbasierte Leistung mit der Einheit Tag und dem vereinbarten Satz. Stundensätze legen Sie genauso in Stunden an. |
| Kontingent | Höchstmenge je Abrechnungszeitraum, etwa 10 Beratertage je Quartal. Nicht genutzte Tage gehen auf Wunsch in den nächsten Zeitraum über. |
| Mehrverbrauch | Tage über dem Kontingent zu einem eigenen Satz, als eigene Zeile auf der Rechnung, oder nur festgehalten, je nach Einstellung. |
| Mindestabnahme | Mindestmenge je Zeitraum, auf Wunsch auch berechnet, wenn nichts abgerufen wurde. |
| Abruf nach Aufwand | Nutzungseintrag mit Datum, Menge, Person und Notiz, etwa „Workshop Prozessaufnahme, 2 Tage“. |
| Abruf zum Festpreis | Einmalige Leistung, die Sie dem laufenden Vertrag hinzufügen. Sie wird im nächsten Lauf einmal berechnet. |
| Retainer | Wiederkehrender Festbetrag, abgerechnet monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich. |
| Auslagen | Kostenerstattung mit Budgetgrenze je Zeitraum. Spesen aus dem Personalbereich lassen sich an den Mandanten weiterberechnen. |
| Bestellnummer | Steht am Vertrag und von dort auf jeder Rechnung und in der E-Rechnung (BT-13). |
| Laufzeit und Verlängerung | DeskGenie berechnet den Kündigungsstichtag; bei automatischer Verlängerung entsteht zum Laufzeitende ein Folgevertrag. |
Beispiel: 10 Tage je Quartal
Im zweiten Quartal ruft der Mandant 11,5 Beratertage ab. Der Abrechnungslauf berechnet 10 Tage zu 1.250 € und 1,5 Tage Mehrverbrauch zu 1.400 € als eigene Zeile: 12.500 € und 2.100 €, zusammen 14.600 € netto.
Nichts doppelt, nichts vergessen
Abgerechnete Einträge sind gesperrt
Nachträglich gebuchte Tage kommen in den nächsten Lauf
Die Vorschau zeigt jede Rechnung vor dem Erstellen
„Meine Verträge“ im Cockpit zeigt Verbrauch und offene Beträge
Compliance-Beratungen
Für Compliance-Beratungen: Prüftermine und Nachweise
Wer Unternehmen bei Datenschutz, Informationssicherheit oder Arbeitsschutz betreut, arbeitet mit wiederkehrenden Terminen und muss belegen, was wann vorlag. DeskGenie hält Termine, Nachweise und Abrechnung am Mandat zusammen; die fachliche Bewertung bleibt bei Ihnen.
Prüftermine als Fristen
Monatliche Kontrollen legt DeskGenie als wiederkehrende Frist immer neu an, sobald die letzte erledigt ist. Die jährliche Prüfung oder das Überwachungsaudit ist eine eigene Frist mit Erinnerung Wochen vorher. Verantwortliche, Aufsichtspersonen und Eskalation gelten wie bei jeder Frist, der Kalender zeigt die Termine aller Mandanten.
Nachweise als Vertragsdateien
Prüfberichte, Zertifikate und Protokolle liegen am Vertrag des Mandanten, je Datei mit Version und Gültigkeit von und bis. Unterschriebene Fassungen sind als „Unterzeichnet“ gekennzeichnet. Der Mandant sieht die Dateien als Mitglied, nur lesend.
Dokumente mit Versionen
Richtlinien, Konzepte und Schulungsunterlagen entstehen aus Word-Vorlagen und werden im Browser bearbeitet. Jede gespeicherte Fassung bleibt als Version erhalten; im Dateimanager zeigt das Protokoll, wer eine Datei geändert, geteilt oder heruntergeladen hat.
Unterlagen vom Mandanten: In die Vertragsdateien kann ein Mitglied nichts hochladen. In einem Projekt, das Sie freigeben, hängt es Dateien an Aufgaben an, etwa an die Aufgabe „Schulungsnachweise 2026“. Für die Erstaufnahme fragt ein Formular zur Deal-Phase Angaben und Dateien ab, ohne Login.
Funktionen
Die Funktionen für Beratungen
Zehn Funktionen tragen Akquise, Rahmenvertrag, Nachweise und Zahlung. Jede ist in DeskGenie enthalten.
Akquise und Angebot
Von der Anfrage zum Auftrag.
Deals & Pipelines
Anfragen in Pipelines, mit Formularen zu jeder Phase für den Mandanten.
Angebote & Aufträge
Angebot mit Tagessätzen, Annahme per Micropage, Teil- und Schlussrechnung.
Rahmenvertrag und Abrechnung
Sätze, Kontingente und Abrufe an einem Vertrag.
Vertragsverwaltung
Rahmenvertrag mit Tagessatz, Kontingent, Retainer und Bestellnummer.
Leistungserfassung
Abrufe und Auslagen als Nutzungseinträge gegen das Kontingent.
Abrechnungsläufe
Ein Lauf je Quartal, mit Mehrverbrauch als eigener Zeile.
Compliance und Nachweise
Termine und Belege je Mandant.
Fristen & Wiedervorlagen
Prüftermine mit Verantwortlichen, Aufsicht und Eskalation.
Dokumente & Vorlagen
Nachweise und Richtlinien mit Versionen und Ordnerrechten.
Mitglieder & Micropages
Der Mandant sieht Verträge, Dateien und Fristen lesend.
Rechnung und Zahlung
Vom Rechnungsausgang bis zum Zahlungseingang.
Rechnungen & E-Rechnung
ZUGFeRD oder XRechnung je Mandant, mit Bestellnummer.
Bankabgleich
Zahlungseingänge per CAMT oder CSV zuordnen.
Ablauf
Ein Rahmenvertrag von der Anfrage bis zur Zahlung
So läuft ein Rahmenvertrag mit Beratertagen, Festpreis-Abrufen und Auslagen durch DeskGenie, Quartal für Quartal.
- 01
Anfrage
Deal in der Pipeline; ein Formular zur Phase fragt die Angaben des Mandanten ab.
- 02
Angebot
Leistungen mit Tagessätzen; der Mandant nimmt per Micropage an.
- 03
Rahmenvertrag
Sie legen Tagessatz, Kontingent, Auslagenbudget und Bestellnummer am Vertrag an.
- 04
Abrufe erfassen
Beratertage, Festpreis-Abrufe und Auslagen am Vertrag.
- 05
Abrechnungslauf
Zum Quartalsende starten Sie den Lauf: Vorschau, Entwürfe, Festschreiben, Versand.
- 06
Zahlung
Der Bankabgleich ordnet den Eingang zu; danach folgt der DATEV-Export.
Grenzen
Was DeskGenie für Beratungen nicht tut
DeskGenie plant keine Ressourcen und wertet Auslastung oder Nachkalkulation nicht über alle Verträge aus. Aus einem angenommenen Angebot entsteht ein Auftrag, kein Rahmenvertrag; den legen Sie selbst an. Zeiten an Aufgaben und Tickets werden keine Rechnungsposition, und jeder Abrechnungslauf wird von einer Person gestartet. Für Compliance-Beratungen bringt DeskGenie keine Prüfkataloge, Normtexte oder Bewertungsschemata mit, prüft nichts inhaltlich und meldet nichts an Behörden. Ein Kundenportal, in das Mandanten Nachweise hochladen, gibt es nicht; Mitglieder sehen Verträge, Rechnungen, Fristen und Vertragsdateien nur lesend. Löhne und Finanzbuchhaltung bleiben in Ihren Fachprogrammen.
Häufige Fragen
Häufige Fragen von Beratungen
Abrufe nach Aufwand buchen Sie als Nutzungseinträge an der Leistung mit dem Tagessatz, Abrufe zum Festpreis als einmalige Leistung am Vertrag. Der Abrechnungslauf, den Sie starten, übernimmt beides in den Rechnungsentwurf des Zeitraums.
Ihr Rahmenvertrag in der Demo
In der Demo legen wir einen Rahmenvertrag mit Tagessatz, 10 Tagen Kontingent je Quartal und Auslagenbudget an, buchen Abrufe über das Kontingent hinaus, verknüpfen einen Prüftermin als Frist und starten den Abrechnungslauf. Auf Anfrage richten wir Ihnen einen Testzugang für 7 Tage mit eigener Datenbank ein.