Eingangsrechnungen: Warum ein Postfach keine Rechnungseingangsprüfung ist

Eingangsrechnungen prüfen klingt nach einer Aufgabe für die Buchhaltung. Tatsächlich ist es eine Aufgabe für das ganze Haus: Wer die Leistung bestellt hat, weiß als Einziger, ob sie erbracht wurde. Genau an dieser Stelle brechen die meisten Abläufe.

Der übliche Weg und seine Lücken

In vielen Unternehmen sieht der Weg so aus: Die Rechnung kommt per E-Mail an eine Sammeladresse. Jemand leitet sie an die Person weiter, die es betrifft. Die schaut sie an, antwortet "passt" – oder eben nicht, weil gerade etwas anderes dazwischenkommt. Zwei Wochen später fragt die Buchhaltung nach.

Drei Lücken stecken in diesem Ablauf:

• Keine Nachverfolgung. Ob eine Rechnung noch auf Antwort wartet, weiß nur, wer die eigene Mailbox durchsucht.
• Keine Vertretung. Ist die zuständige Person im Urlaub, bleibt die Rechnung liegen. Skontofristen laufen weiter.
• Keine gemeinsame Ablage. Die Rechnung liegt in einem Postfach, der Lieferschein in einem Ordner, die Bestellung in einer dritten Anwendung.

Was ein belastbarer Ablauf leistet

Ein Ablauf, der auch unter Last trägt, hat vier Stufen.

Erfassen und erkennen

Die Rechnung kommt ins System, nicht in ein Postfach. Die Kopfdaten – Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Steuersätze – werden ausgelesen, statt abgetippt. Bei strukturierten E-Rechnungen stehen sie ohnehin im Datensatz; bei PDF-Rechnungen übernimmt das eine Erkennung, die das Ergebnis zur Kontrolle vorlegt.

Der Gewinn liegt weniger in der gesparten Tipparbeit als in der Vollständigkeit: Was erfasst ist, ist auffindbar. Was im Postfach liegt, ist es nicht.

Sachlich prüfen

Die sachliche Prüfung gehört zu der Person, die bestellt hat. Sie beantwortet eine einzige Frage: Wurde geliefert, was hier berechnet wird? Dafür braucht sie den Vorgang, nicht nur die Rechnung – Angebot, Auftrag, Projektstand, Korrespondenz.

Eine Prüfliste hilft, weil sie die Frage gleich bleiben lässt: Leistung erbracht, Menge richtig, Preis wie vereinbart, Zuordnung zum Projekt oder Vertrag korrekt.

Freigeben, auch in Vertretung

Die Freigabe ist der Punkt, an dem ein Ablauf entweder trägt oder zusammenbricht. Er trägt, wenn drei Dinge geregelt sind: Wer gibt frei, wer vertritt, und ab wann erinnert das System von selbst. Für viele kleine Belege lohnt zusätzlich eine Sammelfreigabe – wer zwanzig Telefonrechnungen einzeln bestätigt, tut es irgendwann ungelesen.

Ablegen und übergeben

Am Ende steht die Übergabe an die Buchhaltung. Wenn Beleg, Prüfvermerk und Freigabe zusammen am Vorgang liegen, ist die Übergabe ein Export und keine Rekonstruktion. Kreditoren und Belege gehen an die Kanzlei, die Zahlung wird später über den Kontoauszug zugeordnet.

Was Sie damit gewinnen

Der offensichtliche Gewinn ist Zeit. Der größere liegt woanders:

• Skonto bleibt erreichbar, weil die Frist im System steht und nicht im Kopf.
• Doppelzahlungen fallen auf, weil dieselbe Rechnungsnummer beim zweiten Mal bekannt ist.
• Die Kanzlei fragt weniger nach, weil Beleg und Kontierung zusammen ankommen.
• Urlaub ist kein Risiko mehr, weil die Vertretung hinterlegt ist.

Wie das in DeskGenie aussieht

DeskGenie erfasst Eingangsrechnungen mit Erkennung der Rechnungsdaten und legt sie am Vorgang ab. Die Prüfung läuft über eine Prüfliste, die Freigabe einzeln oder als Sammelfreigabe. Details dazu stehen unter Eingangsrechnungen. Die Zahlungen gleicht der Bankabgleich per CAMT-Import ab, die Belege gehen per DATEV-Export weiter.

Wenn Sie prüfen möchten, ob Ihr heutiger Ablauf trägt, genügt eine Frage: Wie lange braucht Ihr Haus, um zu sagen, welche Eingangsrechnungen gerade offen sind und bei wem sie liegen? Wenn die Antwort länger als eine Minute dauert, liegt die Lücke nicht bei den Menschen.

Häufige Fragen

Wer sollte sachlich prüfen?

Die Person, die bestellt oder beauftragt hat. Nur sie kann beurteilen, ob die berechnete Leistung so erbracht wurde. Die Buchhaltung prüft die formalen Angaben, nicht den Leistungsinhalt.

Wie halten wir Skontofristen ein?

Indem das Zahlungsziel beim Erfassen erkannt und als Termin geführt wird. Erinnerungen laufen dann automatisch, unabhängig davon, wer gerade im Haus ist.

Was tun bei strittigen Rechnungen?

Den Vorgang offen lassen, den Grund am Beleg dokumentieren und eine verantwortliche Person mit Termin hinterlegen. Eine strittige Rechnung, die nur im Postfach liegt, wird entweder vergessen oder doppelt bearbeitet.

Wie lange müssen wir Eingangsrechnungen aufbewahren?

Es gelten die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen. Bei E-Rechnungen ist die strukturierte Originaldatei aufzubewahren, nicht nur eine Ansicht davon. Die konkrete Dauer klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Lohnt sich das auch bei wenigen Belegen?

Der Zeitgewinn ist bei zwanzig Belegen im Monat gering. Der Gewinn an Nachvollziehbarkeit ist es nicht: Auch wenige Belege sollen im Urlaub bearbeitet werden können.