XRechnung oder ZUGFeRD: Welches Format wann passt

Wer zum ersten Mal eine E-Rechnung erzeugen muss, steht vor einer Formatfrage: XRechnung oder ZUGFeRD? Beide erfüllen die europäische Normenreihe EN 16931, beide sind zulässig. Der Unterschied liegt darin, wie sie gebaut sind – und wer sie am anderen Ende öffnet.

XRechnung: der Datensatz

Die XRechnung ist eine XML-Datei. Sie enthält die Rechnungsangaben strukturiert und sonst nichts: keine Schriftart, kein Logo, kein Layout. Geöffnet in einem Texteditor sieht sie aus wie das, was sie ist – Daten.

Für Menschen ist das unbequem, für Systeme ideal. Öffentliche Auftraggeber in Deutschland arbeiten überwiegend mit diesem Format, weil es sich ohne Zwischenschritt in die Prüf- und Buchungsprozesse einspeisen lässt. Wer an Bund, Länder oder Kommunen fakturiert, kommt an der XRechnung in aller Regel nicht vorbei.

ZUGFeRD: das PDF mit doppeltem Boden

ZUGFeRD ab Version 2.0.1 geht den anderen Weg: Die Rechnung ist ein PDF, wie Sie es kennen, mit Ihrem Layout und Ihrem Logo. Im Inneren der Datei steckt zusätzlich ein XML-Datensatz mit denselben Angaben. Der Empfänger sieht ein Dokument, sein System liest die Daten.

Ausgenommen sind die Profile MINIMUM und BASIC-WL: Sie enthalten zu wenige Angaben, um als E-Rechnung im Sinne der Norm zu gelten. Wer ZUGFeRD einsetzt, sollte deshalb wissen, welches Profil sein System erzeugt.

Die Entscheidung trifft meist der Empfänger

In der Praxis ist die Formatwahl selten eine Geschmacksfrage:

• Öffentliche Auftraggeber verlangen fast immer XRechnung, häufig über ein bestimmtes Einlieferungsportal.
• Größere Unternehmen haben oft eine Vorgabe, die in den Einkaufsbedingungen steht oder beim ersten Beleg mitgeteilt wird.
• Kleinere Empfänger ohne eigene Verarbeitung fahren mit ZUGFeRD besser, weil sie die Rechnung wie gewohnt ansehen können und die Daten trotzdem mitgeliefert bekommen.

Ein praktischer Zwischenweg: ZUGFeRD als Standard für das allgemeine Geschäft, XRechnung für Empfänger, die es verlangen. Wichtig ist nur, dass Ihr System beides ohne doppelte Erfassung ausgeben kann.

Worauf es beim Inhalt ankommt

Das Format ist die eine Hälfte, die Vollständigkeit die andere. Fehlt eine Pflichtangabe, wird die Rechnung abgelehnt – und zwar maschinell, ohne Nachsicht. Typische Stolpersteine:

• Leitweg-Identifikationsnummer bei öffentlichen Auftraggebern. Ohne sie nimmt das Portal die Rechnung nicht an.
• Bestell- oder Auftragsnummer, wenn der Empfänger sie zur Zuordnung verlangt.
• Zahlungsbedingungen in strukturierter Form, nicht nur als Fließtext im Fußbereich.
• Steuerangaben je Position, sauber getrennt nach Steuersatz.

Diese Angaben stehen in einer gewachsenen Vorlage oft an der falschen Stelle: als Text im Layout statt als Feld im Datensatz. Beim Umstieg auf E-Rechnung fällt das zum ersten Mal auf.

Was der Versand noch braucht

Eine E-Rechnung ist mit dem Erzeugen nicht fertig. Sie muss den Empfänger auf dem vereinbarten Weg erreichen – per E-Mail, über ein Portal oder über eine Schnittstelle – und sie muss auf Ihrer Seite auffindbar bleiben. Aufbewahrungspflichten gelten für die strukturierte Datei, nicht für einen Ausdruck davon.

Wie DeskGenie damit umgeht

In DeskGenie entsteht die Rechnung aus demselben Vorgang wie Angebot und Auftrag. Das Ausgabeformat ist eine Einstellung, kein zweiter Arbeitsschritt: ZUGFeRD und XRechnung nach EN 16931 stehen beide zur Verfügung, das Layout gestalten Sie über Angebote und Aufträge, und die Belege gehen per DATEV-Export weiter.

Wenn Sie unsicher sind, welches Format Ihre größten Kunden erwarten: Fragen Sie es ab, bevor die erste Rechnung abgelehnt wird. Eine kurze Rückfrage kostet weniger Zeit als eine Klärung im Mahnlauf.

Häufige Fragen

Was ist die Leitweg-Identifikationsnummer?

Eine Kennung, mit der öffentliche Auftraggeber in Deutschland die Rechnung intern zuordnen. Sie wird Ihnen vom Auftraggeber mitgeteilt und gehört in das dafür vorgesehene Feld, nicht in den Verwendungszweck.

Welches ZUGFeRD-Profil sollte es sein?

Mindestens EN 16931 (Comfort). Die Profile MINIMUM und BASIC-WL enthalten zu wenige Angaben und gelten nicht als E-Rechnung im Sinne der Norm.

Müssen wir beide Formate anbieten?

Nicht zwingend, aber es ist bequemer. Wer ZUGFeRD als Standard nutzt und XRechnung für Empfänger bereithält, die es verlangen, deckt praktisch alle Fälle ab, ohne zwei Abläufe zu pflegen.

Wie bewahren wir E-Rechnungen auf?

Aufzubewahren ist die strukturierte Datei im Original, nicht ein Ausdruck oder eine Bildschirmkopie. Ein Sichtbild darf ergänzend abgelegt werden, ersetzt die Datei aber nicht.

Können wir weiter ein PDF als Sichtbeleg mitschicken?

Ja. Bei ZUGFeRD ist das Sichtbild ohnehin Teil der Datei. Bei XRechnung können Sie zusätzlich ein PDF beilegen – maßgeblich bleibt der strukturierte Datensatz.