Urlaub, Krankheit, Vertretung: Warum Abwesenheiten ins ERP gehören

In kleinen Unternehmen ist die Urlaubsplanung selten ein Problem – bis sie eines ist. Acht Leute, ein Kalender, jeder trägt sich ein, die Geschäftsführung schaut, dass nicht alle gleichzeitig weg sind. Das funktioniert.

Es funktioniert, weil die Urlaubsliste eine Frage beantwortet: Wer ist wann nicht da? Es hört auf zu funktionieren, wenn eine zweite Frage dazukommt: Was passiert in dieser Zeit, wofür diese Person zuständig ist? Die Kündigungsfrist eines Wartungsvertrags, die Freigabe einer Eingangsrechnung, der Meilenstein im Projekt, die monatliche Abrechnung – all das hat einen Verantwortlichen, und wenn der Verantwortliche im Urlaub ist, weiß die Urlaubsliste nichts davon.

Abwesenheit ist eine Vorgangsinformation

Der Denkfehler steckt darin, Abwesenheiten als Personalthema zu behandeln. Natürlich sind sie das auch: Urlaubsanspruch, Resturlaub, Krankheitstage, Genehmigung. Aber im Tagesgeschäft ist die Abwesenheit einer Person vor allem eine Information über ihre Vorgänge.

Wenn das System weiß, dass Frau Meier vom 10. bis 24. August im Urlaub ist, und wenn das System auch weiß, dass Frau Meier für die Kündigungsfrist am 15. August zuständig ist, dann kann es zwei Dinge tun: die Vertretung rechtzeitig erinnern und die Geschäftsführung warnen, falls keine Vertretung eingetragen ist. Wenn Urlaub in Excel und Fristen im Kalender liegen, kann das niemand.

Wie Fristen mit Vertretung aufgebaut sein sollten, beschreibt der Beitrag Fristen mit Vertretung: Warum Zuständigkeit allein nicht genügt. Dieser Beitrag geht einen Schritt zurück: Woher weiß das System, wann die Vertretung greift?

Was eine Abwesenheitsverwaltung leisten muss

Für kleine Dienstleister und Kanzleien reichen wenige Funktionen – aber die müssen mit dem Rest des Systems verbunden sein.

• Abwesenheitsarten. Urlaub, Krankheit, Fortbildung, Elternzeit, Sonderurlaub. Jede Art mit eigener Regel: Urlaub wird genehmigt und vom Anspruch abgezogen, Krankheit wird gemeldet und nicht abgezogen.
• Genehmigung. Ein einfacher Workflow: Antrag, Genehmigung durch die zuständige Person, Eintrag. Ohne Mailverkehr.
• Urlaubskonto. Anspruch, genommen, geplant, Rest – pro Person und Jahr, mit Übertrag ins Folgejahr nach den eigenen Regeln.
• Teamkalender. Wer ist wann weg, auf einen Blick. Die Frage „Können wir in KW 34 den Termin machen?" wird ohne Rundmail beantwortet.
• Verbindung zu Fristen und Aufgaben. Das ist der Punkt, der die Abwesenheitsverwaltung von einer Urlaubsliste unterscheidet: Das System kennt die Vorgänge der abwesenden Person und weiß, wer vertritt.
• Verbindung zur Zeiterfassung. Ein Urlaubstag ist ein Tag ohne erfasste Zeiten – das System sollte ihn nicht als fehlende Buchung anzeigen.

In DeskGenie sind Personal und Abwesenheiten zum großen Teil so angebunden: Das Urlaubskonto führt Anspruch, Übertrag und Rest, Teamkalender und Cockpit zeigen, wer fehlt, und die Vertretung, die in den Stammdaten der Person steht, wird benachrichtigt, wenn eine Abwesenheit beginnt. Das Fristenmanagement leitet Erinnerungen bei Abwesenheit aber nicht um: Sie gehen immer an die verantwortlichen Personen, die an der Frist stehen. Tragen Sie an wichtigen Fristen deshalb zwei Personen ein; bleibt eine Frist liegen, geht sie an die Aufsicht.

Drei Situationen aus dem Alltag

Die Kündigungsfrist. Herr Schulz ist zuständig für den Rahmenvertrag mit einem Großkunden, Kündigungsstichtag 31. August. Herr Schulz ist vom 20. August bis 5. September im Urlaub. Steht nur er an der Frist, geht die Erinnerung am 24. August an ihn, und er liest sie nicht. Steht eine Kollegin als zweite verantwortliche Person an der Frist, erhält sie dieselbe Erinnerung. Bleibt die Frist trotzdem liegen, geht sie an die Aufsicht.

Die Eingangsrechnung. Eine Lieferantenrechnung über 4.800 € wartet auf die Prüfung durch die Projektleiterin, die zwei Wochen krank ist. Liegt die Rechnung in ihrem Postfach, verstreicht die Skontofrist, und der Lieferant mahnt. Liegt sie in der gemeinsamen Liste der Eingangsrechnungen und zeigt der Teamkalender, dass die Projektleiterin fehlt, prüft die Buchhaltung sie selbst.

Der Projektmeilenstein. Der Abgabetermin fällt in die Fortbildungswoche des Entwicklers. Das Board zeigt es nicht. Der Teamkalender neben dem Board zeigt es – und die Projektleiterin verschiebt den Meilenstein oder die Aufgabe, bevor der Kunde nachfragt.

Was Krankheit von Urlaub unterscheidet

Urlaub ist geplant, Krankheit nicht. Für die Vertretung ist das der entscheidende Unterschied: Bei Urlaub kann die abwesende Person ihre Vorgänge vorher übergeben. Bei Krankheit muss das System die Übergabe übernehmen.

Deshalb sollte jede Person eine Standardvertretung haben, die nicht erst bei Abwesenheit gesucht wird. In DeskGenie steht sie in den Stammdaten der Person und wird benachrichtigt, sobald eine Abwesenheit beginnt. Fristen und Aufgaben hängt DeskGenie dabei nicht um; an wichtige Fristen gehören deshalb von vornherein zwei verantwortliche Personen.

Der Einstieg

Wer die Urlaubsliste aus Excel ins System holt, gewinnt zunächst nur eines: einen Teamkalender. Der Mehrwert entsteht in dem Moment, in dem Fristen und Aufgaben einen Verantwortlichen haben, wichtige Fristen zwei, und jede Person eine Standardvertretung.

Ein Vorgehen:

1. Alle Personen mit Urlaubsanspruch und Standardvertretung anlegen. Eine Stunde.
2. Den aktuellen Resturlaub übernehmen. Eine halbe Stunde.
3. Die bereits geplanten Urlaube eintragen. Zwanzig Minuten.
4. Die Fristen der nächsten 90 Tage neben den Teamkalender legen und prüfen, welche auf einen Urlaub fallen. Wo nur eine Person an der Frist steht, eine zweite eintragen. Das ist meist der Moment, in dem klar wird, warum die Excel-Liste nicht reichte.

Wie die Zeiterfassung mit Abwesenheiten zusammenspielt, sodass Urlaubstage nicht als Lücke erscheinen, ist ein eigenes Thema; der Beitrag Zeiterfassung, die am Ende auch abgerechnet wird beschreibt den Zusammenhang zur Abrechnung.

Häufige Fragen

Ersetzt das die Lohnabrechnung?

Nein. DeskGenie führt Urlaubskonten, Abwesenheiten und Arbeitszeitkonten; die Lohn- und Gehaltsabrechnung bleibt bei der Steuerkanzlei oder im Lohnprogramm. Eine fertige Schnittstelle zu DATEV LODAS oder Lohn und Gehalt gibt es nicht.

Können Mitarbeitende ihren Urlaub selbst beantragen?

Ja, auch direkt aus dem Cockpit. Vorgesetzte genehmigen in DeskGenie oder direkt aus der E-Mail; danach erscheint der Urlaub im Teamkalender.

Sieht jeder die Krankmeldungen aller Kollegen?

Nein. Der Teamkalender zeigt „abwesend"; die Art der Abwesenheit sehen nur Personen mit der entsprechenden Rolle, in der Regel Geschäftsführung und Personalverantwortliche.