Kennzahlen für Dienstleister: Sieben Zahlen, die jede Woche auf den Tisch gehören

Wer ein Dashboard für einen Dienstleister baut, beginnt fast immer mit dem Umsatz. Umsatz diesen Monat, Umsatz im Vergleich zum Vormonat, Umsatz pro Kunde. Das ist nicht falsch, aber es beantwortet die falsche Frage. Umsatz zeigt, was in Rechnung gestellt wurde – nicht, ob das Geld angekommen ist, ob der Vertrag nächsten Monat noch läuft oder ob das Team die versprochenen Stunden überhaupt leisten kann.

Für einen Dienstleister, eine Beratung oder eine Kanzlei liegt der Zustand des Unternehmens in anderen Zahlen. Sieben davon gehören jede Woche auf den Tisch – und alle sieben müssen aus dem System kommen, nicht aus einer Excel-Tabelle, die jemand am Freitag pflegt.

1. Offene Posten nach Alter

Nicht die Summe der offenen Rechnungen, sondern ihre Verteilung: bis 14 Tage, 15 bis 30, 31 bis 60, über 60. Die Summe sagt, wie viel Geld draußen ist. Die Verteilung sagt, ob ein Problem entsteht. Eine Rechnung über 12.000 €, die seit 45 Tagen offen ist, ist ein Anruf; drei Rechnungen über 400 €, die seit einer Woche offen sind, sind Normalbetrieb.

Voraussetzung: Der Bankabgleich läuft aktuell. Wer offene Posten aus einer Liste liest, die vor zwei Wochen zuletzt mit dem Kontoauszug abgeglichen wurde, sieht Zahlen, die nicht stimmen. Wie das mit CAMT-Import funktioniert, beschreibt der Beitrag Bankabgleich mit CAMT: Wie offene Posten von selbst kleiner werden.

2. Vertragsvolumen der nächsten zwölf Monate

Für Unternehmen mit wiederkehrenden Verträgen ist das die wichtigste Zahl überhaupt: Wie viel Umsatz ist für die nächsten zwölf Monate bereits vertraglich vereinbart? Sie zeigt, wie viel vom Jahresziel ohne einen einzigen neuen Abschluss erreicht wird – und wie viel Vertrieb noch nötig ist.

Die Zahl lässt sich nur berechnen, wenn Verträge mit Laufzeit, Positionen und Abrechnungsrhythmus im System liegen. Aus einem PDF-Ordner kommt sie nicht.

3. Verträge mit Kündigungsfrist in den nächsten 90 Tagen

Die Kehrseite des Vertragsvolumens: Welche Verträge können in den nächsten drei Monaten gekündigt werden, und welches Volumen hängt daran? Das ist die Liste, die die Geschäftsführung wöchentlich sehen sollte – nicht, um Kunden zu bedrängen, sondern um rechtzeitig das Gespräch zu suchen, bevor die Frist die Entscheidung trifft.

Der Beitrag Kündigungsfristen: Warum Verträge sich verlängern, ohne dass jemand es merkt beschreibt, was passiert, wenn diese Liste fehlt.

4. Kontingentverbrauch je Vertrag

Bei Verträgen mit Stundenkontingent oder Pauschale: Wie viel Prozent des Kontingents sind im laufenden Zeitraum verbraucht, und wie viel Prozent des Zeitraums sind vergangen? Ein Vertrag mit 80 % Verbrauch nach 50 % der Laufzeit ist ein Vertrag, der zu billig ist oder einen Kunden hat, der mehr braucht als vereinbart – beides ein Gesprächsanlass.

Die Zahl braucht die Verbindung zwischen Zeiterfassung und Vertrag. Wenn Stunden in einem Tool und Verträge in einem anderen liegen, gibt es sie nicht.

5. Nicht abgerechnete Leistungen

Erfasste Stunden, gelieferte Positionen und angefallene Auslagen, die noch auf keiner Rechnung stehen. Diese Zahl ist bei den meisten Dienstleistern größer, als sie glauben – und sie ist verlorenes Geld, sobald sie zu alt wird. Was drei Monate nach der Leistung in Rechnung gestellt wird, wird häufiger reklamiert und später bezahlt.

Der Beitrag Zeiterfassung, die am Ende auch abgerechnet wird geht auf die Ursachen ein.

6. Eingangsrechnungen in Prüfung

Auf der anderen Seite: Wie viele Lieferantenrechnungen warten auf Freigabe, wie alt sind sie, und wie viel Skonto verfällt in den nächsten sieben Tagen? Ein Dienstleister mit zwanzig Eingangsrechnungen im Monat verliert leicht mehrere hundert Euro Skonto im Jahr, weil Rechnungen im Postfach eines Projektleiters liegen.

Die Zahl setzt einen Prüfprozess voraus, wie ihn der Beitrag Eingangsrechnungen: Warum ein Postfach keine Rechnungseingangsprüfung ist beschreibt.

7. Auslastung der nächsten vier Wochen

Wie viele Stunden sind im Team verfügbar, wie viele sind durch Projekte, Verträge und Aufgaben bereits verplant, und wie viele Personen sind abwesend? Die Zahl entscheidet, ob ein neuer Auftrag angenommen werden kann – und ob ein laufendes Projekt den Termin hält.

Sie ist die anspruchsvollste der sieben, weil sie Projekte, Abwesenheiten und Verträge zusammenführt. Ohne Verbindung der drei bleibt sie eine Schätzung.

Woher die Zahlen kommen müssen

Alle sieben Kennzahlen haben eine Gemeinsamkeit: Sie entstehen aus der Verbindung von mindestens zwei Bereichen. Offene Posten aus Rechnungen und Bank. Vertragsvolumen aus Verträgen und Positionen. Kontingentverbrauch aus Verträgen und Zeiten. Auslastung aus Projekten, Personal und Verträgen.

Das ist der Grund, warum sie in den meisten Unternehmen nicht wöchentlich, sondern quartalsweise entstehen – wenn jemand einen Nachmittag lang Daten aus drei Systemen in Excel zusammenführt. Ein Dashboard, das die Zahlen täglich zeigt, setzt voraus, dass die drei Systeme eines sind.

Das Cockpit in DeskGenie zeigt genau diese Zahlen: Vertragsnutzung, offene Posten, Kennzahlen zur Abrechnung, offene Aufgaben – aus denselben Daten, mit denen das Team täglich arbeitet, ohne Export.

Der wöchentliche Blick

Wer die sieben Zahlen hat, braucht für den wöchentlichen Blick etwa zehn Minuten. Eine Reihenfolge, die sich bewährt hat:

1. Offene Posten über 30 Tage – wer wird heute angerufen?
2. Kündigungsfristen in 90 Tagen – wer bekommt diese Woche einen Termin?
3. Kontingente über 80 % – wo muss der Vertrag angepasst werden?
4. Nicht abgerechnete Leistungen – was geht diese Woche noch raus?
5. Eingangsrechnungen mit verfallendem Skonto – was wird heute freigegeben?
6. Auslastung – kann der Anfrage von gestern zugesagt werden?
7. Vertragsvolumen – wie weit ist das Jahr ohne Neugeschäft?

Wer diese Liste vier Wochen lang durchgeht, weiß danach mehr über sein Unternehmen als aus jedem Umsatzchart. Die Demo zeigt das Cockpit mit Beispieldaten – sieben Tage, eigener Mandant.

Häufige Fragen

Lassen sich eigene Kennzahlen ergänzen?

Die Standardkennzahlen decken den Dienstleistungsalltag ab. Für eigene Auswertungen stehen Mitarbeiter- und Vertragsreports sowie die REST-API zur Verfügung, über die Daten in eigene Dashboards laufen können.

Sieht jeder im Team das Cockpit?

Nein. Das Cockpit folgt den Rollen: Wer keine Finanzen sehen darf, sieht keine offenen Posten. Projektleiter sehen Auslastung und Kontingente ihrer Projekte.

Wie aktuell sind die Zahlen?

So aktuell wie die Daten. Offene Posten stimmen nach dem letzten Bankimport, Kontingente nach der letzten Zeitbuchung. Wer täglich bucht und importiert, hat tägliche Zahlen.