Wo liegen Ihre Daten? Mandantentrennung, Backups und Zugriffe

Bei Software aus der Cloud richtet sich die Aufmerksamkeit meist auf die Oberfläche. Über die Frage, wo die Daten tatsächlich liegen und wer sie sehen kann, wird selten gesprochen – obwohl genau dort das Risiko sitzt.

Mandantentrennung: zwei Wege, ein großer Unterschied

Nahezu jede Cloudsoftware ist mandantenfähig. Der Begriff sagt allerdings nichts darüber, wie die Trennung technisch umgesetzt ist.

Beim einen Weg liegen alle Kunden in einer gemeinsamen Datenbank; eine Kennung in jeder Zeile entscheidet, wer was sieht. Das ist sparsam und funktioniert – solange der Filter überall greift. Ein einziger Programmierfehler in einer Abfrage genügt, damit Daten sichtbar werden, die niemanden etwas angehen.

Beim anderen Weg bekommt jeder Kunde eine eigene Datenbank. Der Aufwand im Betrieb ist höher, das Risiko einer Vermischung dafür strukturell kleiner. Auch Wiederherstellung und Export werden einfacher, weil sich der Datenbestand eines Kunden klar abgrenzen lässt.

Fragen Sie nach, welcher Weg gewählt wurde. Die Antwort ist ein guter Indikator dafür, wie ein Anbieter über Risiken denkt.

Standort ist nicht gleich Zuständigkeit

"Server in Deutschland" beantwortet nur die Hälfte der Frage. Ebenso wichtig ist, wer den Betrieb führt, wo die Backups liegen und ob Support- oder Entwicklungsteams von außerhalb auf Daten zugreifen können.

Sinnvoll sind drei Nachfragen:

• In welchen Rechenzentren liegen Produktivdaten und Sicherungen?
• Greifen Dienstleister auf Systeme zu, und wenn ja, unter welchen Bedingungen?
• Wie wird ein Support-Zugriff auf Ihren Mandanten protokolliert und wie lange bleibt das Protokoll nachvollziehbar?

Backups: die Frage ist die Wiederherstellung

Dass gesichert wird, sagt jeder Anbieter. Interessanter sind die Details:

• Wie oft wird gesichert, und wie viel Datenverlust wäre im schlechtesten Fall möglich?
• Wie lange werden Sicherungen aufbewahrt, und liegen sie getrennt vom Produktivsystem?
• Wie lange dauert eine Wiederherstellung, und wann wurde sie zuletzt geübt?
• Können Sie einzelne Stände zurückholen, oder gilt alles oder nichts?

Der letzte Punkt ist im Alltag der häufigste: Nicht das Rechenzentrum brennt, sondern jemand löscht versehentlich einen Datensatz. Ein Papierkorb im System löst dieses Problem schneller als jedes Backup.

Zugänge und Rollen

Die meisten Vorfälle entstehen nicht durch Angriffe auf Rechenzentren, sondern durch Zugangsdaten. Drei Maßnahmen wirken unabhängig vom Anbieter:

• Zwei-Faktor-Authentifizierung für alle Zugänge, nicht nur für Administratoren.
• Rollen statt Einzelrechte, damit beim Eintritt und beim Austritt klar ist, was zu tun ist.
• Ein Prozess für den Austritt. Der Zugang gesperrt am Tag des Austritts, nicht am Monatsende.

Wenn Ihr Anbieter eine Anmeldung über Microsoft-Konten unterstützt, vereinfacht das die Verwaltung, weil Sperren zentral wirken.

Der Ausstieg gehört zum Einstieg

Bevor Sie Daten einspielen, klären Sie, wie Sie sie wieder herausbekommen: in welchem Format, in welchem Umfang, mit welcher Frist, zu welchen Kosten. Ein Anbieter, der diese Frage bereitwillig und konkret beantwortet, hat sie vorbereitet – ein gutes Zeichen. Ausweichende Antworten sind ebenfalls eine Antwort.

Prüfen Sie dabei nicht nur Stammdaten, sondern auch Dokumente und Belege. Eine Kundenliste ist schnell exportiert; die Ablage mit Verträgen, Rechnungen und Nachweisen ist der Teil, der im Ernstfall zählt.

Was Sie selbst dokumentieren sollten

Unabhängig vom Anbieter lohnt eine kurze interne Übersicht, die Sie einmal anlegen und danach nur pflegen:

• Welche Systeme verarbeiten personenbezogene Daten, und welche Kategorien sind das?
• Wer im Haus hat welche Rolle, und wer prüft das wie oft?
• Welche Dienstleister sind beteiligt, und welche Verträge gibt es dazu?
• Was ist der Wiederanlaufplan, wenn ein System für einen Tag ausfällt?

Diese Übersicht ist bei jeder Prüfung nützlich – und sie beantwortet nebenbei die Fragen, die ein neuer Anbieter Ihnen stellen wird.

Wie DeskGenie betrieben wird

DeskGenie arbeitet mit getrennten Datenbanken je Mandant, täglichen Backups und Betrieb in europäischen Rechenzentren. Rollen und Rechte, Zwei-Faktor-Authentifizierung und Microsoft-Login gehören zum Umfang, gelöschte Fristen und Datensätze landen im Papierkorb statt im Nichts. Die Einzelheiten stehen unter Sicherheit und Rollen; wie Dokumente abgelegt werden, steht unter Dokumente.

Häufige Fragen

Brauchen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?

In aller Regel ja, wenn ein Anbieter personenbezogene Daten für Sie verarbeitet. Lassen Sie sich den Entwurf vor Vertragsschluss zeigen und prüfen Sie, welche Unterauftragnehmer darin genannt sind.

Was sagt ein Zertifikat des Anbieters aus?

Es sagt etwas über geprüfte Abläufe, nicht über Ihren konkreten Mandanten. Nützlich ist es als Hinweis auf Reife; es ersetzt nicht die Fragen nach Trennung, Backups und Zugriffen.

Wie schnell sollte eine Wiederherstellung möglich sein?

Das entscheidet Ihr Geschäft, nicht der Anbieter. Überlegen Sie, wie lange ein Ausfall tragbar wäre, und prüfen Sie, ob die zugesagte Wiederherstellungszeit dazu passt.

Was passiert mit unseren Daten nach der Kündigung?

Lassen Sie sich Frist, Umfang und Format des Exports schriftlich geben, ebenso den Zeitpunkt der Löschung. Das gehört in den Vertrag, nicht in eine mündliche Zusage.

Reicht ein Backup als Schutz vor versehentlichem Löschen?

Selten. Für den Alltag ist ein Papierkorb im System wirksamer, weil er ohne Anfrage und ohne Wartezeit funktioniert. Backups sind für den großen Fall da.