Verträge digital unterschreiben: Was die E-Signatur im Prozess ändert
Zwischen „Vertrag versendet" und „Vertrag unterschrieben" liegen bei vielen Dienstleistern fünf Werktage und ein Drucker. Die E-Signatur verkürzt das auf Stunden – wenn sie im Prozess sitzt, nicht daneben.
Der Vertrag ist verhandelt, beide Seiten sind einverstanden, und dann passiert eine Woche lang nichts. Der Kunde muss das PDF ausdrucken, unterschreiben, einscannen und zurückschicken. Der Ausdruck liegt drei Tage auf dem Schreibtisch, der Scanner ist im anderen Büro, die Rückmail geht an die falsche Adresse. Wer die signierte Fassung dann bekommt, legt sie in einen Ordner – und der Vertrag im System weiß nicht, dass er unterschrieben ist.
Die elektronische Signatur löst dieses Problem seit Jahren. Trotzdem nutzen viele Dienstleister und Kanzleien sie nur punktuell, weil das Signatur-Tool neben dem Vertragssystem steht statt darin. Der Vertrag wird exportiert, hochgeladen, versendet, und das signierte Dokument kommt per Mail zurück. Das ist schneller als der Drucker, aber immer noch ein Medienbruch.
Was rechtlich gilt
Die eIDAS-Verordnung kennt drei Stufen der elektronischen Signatur. Die einfache elektronische Signatur ist jede elektronische Form der Zustimmung – ein getippter Name, ein Klick auf „Ich akzeptiere". Die fortgeschrittene elektronische Signatur ist eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet und macht nachträgliche Änderungen erkennbar. Die qualifizierte elektronische Signatur basiert auf einem Zertifikat eines qualifizierten Vertrauensdiensteanbieters und ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt.
Für die meisten Verträge zwischen Unternehmen – Dienstleistungsverträge, Wartungsverträge, Rahmenvereinbarungen, Mandatsvereinbarungen – gilt keine gesetzliche Schriftform. Sie können formfrei geschlossen werden, also auch mit einer einfachen oder fortgeschrittenen Signatur. Eine Signatur über einen Anbieter wie DocuSign ist in der Praxis verbreitet: Sie dokumentiert, wer wann unterschrieben hat, und versiegelt das Dokument gegen nachträgliche Änderungen. Welche Stufe sie erreicht, hängt vom Verfahren ab, das Sie beim Anbieter gebucht haben.
Anders liegt es bei Verträgen, für die das Gesetz Schriftform vorschreibt – etwa Bürgschaften, Verbraucherdarlehen oder bestimmte Kündigungen. Dort ist die qualifizierte Signatur nötig oder weiterhin Papier. Wer unsicher ist, fragt vor der Umstellung seinen Anwalt; dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung.
Wo die E-Signatur im Prozess sitzen sollte
Der Nutzen entsteht nicht durch das Signatur-Tool selbst, sondern dadurch, dass der Vertrag vor und nach der Unterschrift im selben System bleibt. Konkret heißt das:
- Der Vertrag wird aus dem System zur Signatur gesendet – nicht als manuell exportiertes PDF, sondern mit den Positionen, Laufzeiten und Parteien, die im Vertrag hinterlegt sind.
- Der Status ist live sichtbar. Versendet, geöffnet, unterschrieben, abgelehnt – am Vertrag, nicht im Postfach.
- Die signierte Fassung wird automatisch abgelegt – am Vertrag, versioniert, nicht in einem Ordner, den jemand suchen muss.
- Danach geht es am selben Vertrag weiter. Laufzeit, Kündigungsstichtag und Abrechnung stehen an dem Vertrag, der gerade unterschrieben wurde; niemand überträgt Daten in ein anderes System.
In DeskGenie läuft die E-Signatur über die DocuSign-Anbindung: Die Vertragsdateien werden aus der Vertragsverwaltung heraus an die Parteien gesendet, am Vertrag steht je Unterzeichner, ob die Unterschrift vorliegt oder aussteht, und die signierte Fassung liegt danach mit dem Abschlusszertifikat in den Vertragsdateien. Den Vertragsstatus ändert die Unterschrift nicht: Aktiv wird der Vertrag zum Startdatum oder wenn Sie ihn von Hand aktivieren.
Was sich dadurch ändert: ein Rechenbeispiel
Angenommen, ein IT-Dienstleister schließt dreißig Wartungsverträge im Jahr. Vergehen zwischen Versand und Rücklauf sechs Werktage und muss in jedem vierten Fall nachgefasst werden, kommen im Jahr Wochen an Wartezeit zusammen. Mit der Signatur aus dem System sieht er am Vertrag, wer noch nicht unterschrieben hat, und schickt die Einladung mit „Erinnern“ erneut, statt selbst eine Mail zu schreiben.
Die Zeitersparnis ist der sichtbare Teil. Der unsichtbare: Kein Vertrag mehr, der unterschrieben ist, ohne dass das System es weiß, und keine signierte Fassung, die in einem Postfach liegt statt am Vertrag.
Was Kanzleien und Berater zusätzlich beachten
Für Kanzleien kommt die Mandatsvereinbarung hinzu – mit Honorarvereinbarung, Vollmacht und gegebenenfalls Belehrungen. Ob die fortgeschrittene Signatur hier reicht, hängt vom Einzelfall ab; viele Kanzleien nutzen sie für die Honorarvereinbarung und halten die Vollmacht in Schriftform. Beides lässt sich abbilden: Der Vertrag im System hat den Signaturstatus für die elektronisch unterschriebenen Teile, die Papiervollmacht liegt gescannt in derselben Akte.
Für Berater, die Angebote statt Verträge versenden, gibt es einen einfacheren Weg: Der Kunde nimmt das Angebot auf einer Micropage mit einem Bestätigungscode aus der E-Mail an, ohne Konto. Rechtlich ist das eine einfache Zustimmung in elektronischer Form, für ein Angebot ohne Formvorschrift in der Regel ausreichend. Aus der Annahme legt DeskGenie den Auftrag an.
Der Weg zur Einführung
Wer die E-Signatur einführen will, braucht drei Dinge: einen Vertrag beim Signaturanbieter, die Anbindung im System und eine Entscheidung, welche Vertragstypen elektronisch unterschrieben werden. Das dritte ist das wichtigste. Eine Liste der eigenen Vertragstypen mit der Spalte „Schriftform vorgeschrieben: ja/nein" ist in einer Stunde erstellt – und beantwortet, wo der Drucker bleiben darf.
Für den Einstieg lässt sich das in der Demo durchspielen: Vertrag anlegen, zur Signatur senden, den Status am Vertrag beobachten. Wie der Vertrag danach in die Abrechnung läuft, beschreibt der Beitrag Wiederkehrende Abrechnung: Pauschale, Abo und Verbrauch auf einer Rechnung.
Häufige Fragen
Braucht der Kunde ein DocuSign-Konto?
Nein. Der Kunde erhält eine E-Mail mit Link, öffnet das Dokument im Browser und unterschreibt. Ein Konto ist nur auf Seite des Versenders nötig.
Was ist, wenn der Kunde per Papier unterschreiben will?
Dann laden Sie den Scan mit „Unterschriebenen Vertrag hochladen“ am Vertrag hoch, mit Datum und Unterzeichnern. Er liegt danach als unterschriebene Fassung in den Vertragsdateien. Beide Wege enden in derselben Akte.
Wo liegt das signierte Dokument?
In den Vertragsdateien, zusammen mit dem Abschlusszertifikat, gespeichert im Dateispeicher Ihrer Firma in einem europäischen Rechenzentrum. Den Umschlag finden Sie zusätzlich in Ihrem DocuSign-Konto.