Die Tabelle daneben
Stunden landen in einer Datei, die einmal im Monat jemand zusammenrechnet – und selten vollständig ist.
Fristen & Arbeit
Zeiterfassung, die direkt in die Abrechnung läuft
Zeiten, Mengen und Spesen werden am Vertrag erfasst – der nächste Rechnungslauf nimmt sie ohne Übertragung mit.
- Zeiten
- Mengen und Verbrauch
- Spesen
- Nutzungsauswertung
Was die Zeiterfassung übernimmt
Die Zeiterfassung erfasst Leistung dort, wo sie abgerechnet wird: an den Positionen des Vertrags. Zeiten, Mengen und Spesen gehören damit direkt zur Abrechnungsgrundlage und fließen in den nächsten Rechnungslauf, ohne dass jemand sie überträgt. Das Vertragsdashboard zeigt, welche Leistung erbracht und welche bereits abgerechnet wurde.
Ausgangslage
Wie erfasste Leistung sonst verloren geht
Spesen ohne Weg zur Rechnung
Belege sammeln sich, aber niemand weiß, welche davon weiterberechnet werden dürfen.
Unklar, was noch offen ist
Ob die erfasste Leistung schon in einer Rechnung steckt, lässt sich nur durch Vergleichen klären.
Funktionen
Was die Zeiterfassung im Einzelnen kann
| Funktion | Was sie Ihnen bringt |
|---|---|
| Zeiten auf Vertragspositionen | Erfassung dort, wo die Abrechnung später ansetzt. |
| Mengen und Verbrauch | Grundlage für nutzungsbasierte Positionen. |
| Spesen | Weiterberechnung ohne Sammelbeleg am Monatsende. |
| Übernahme in den Rechnungslauf | Erfasste Leistung wird automatisch mit abgerechnet. |
| Nutzungsauswertung | Erbracht, abgerechnet, offen – je Vertrag sichtbar. |
| Verknüpfung mit Aufgaben | Die Arbeit im Projekt und die Abrechnung am Vertrag gehören zusammen. |
Zusammenspiel
Woran die Zeiterfassung hängt
Erfasste Leistung ist der Rohstoff der nutzungsbasierten Abrechnung.
- 01
Vertrag
Positionen legen fest, was nach Zeit, Menge oder Verbrauch abgerechnet wird.
- 02
Erfassung
Zeiten, Mengen und Spesen werden an der Position erfasst.
- 03
Rechnungslauf
Die erfasste Leistung fließt in die fällige Rechnung.
- 04
Versand
Die Rechnung geht als ZUGFeRD oder XRechnung heraus.
- 05
Auswertung
Das Dashboard zeigt Umsatz und Nutzung je Vertrag.
Weiter in der Kette:
Grenzen
Was die Zeiterfassung nicht tut
Die Erfassung dient der Abrechnung, nicht der Arbeitszeitkontrolle. Kommen- und Gehen-Buchungen, Pausenregelungen, Überstundenkonten und Auswertungen nach Arbeitszeitgesetz gehören nicht dazu; dafür bleibt Ihre Zeitwirtschaft oder Lohnabrechnung zuständig.
Häufige Fragen zur Zeiterfassung
- Für die Abrechnung nicht. Zeiten, Mengen und Spesen werden am Vertrag erfasst und dort auch abgerechnet.
Erfassen Sie eine Leistung in der Demo
Buchen Sie Zeit auf eine Vertragsposition und starten Sie den Rechnungslauf – der Rest passiert von selbst.