Dokumente am Vorgang: Schluss mit dem Laufwerk

Jedes Dienstleistungsunternehmen hat ein Laufwerk, und jedes Laufwerk hat eine Ordnerstruktur, die einmal sinnvoll war. „Kunden/Müller GmbH/2025/Verträge" – darin liegt der Vertrag, das signierte PDF, ein Scan der alten Fassung, eine Word-Datei namens „Vertrag_Müller_final_v3_NEU.docx" und eine Kopie davon, die jemand zur Sicherheit angelegt hat.

Welche davon gilt, weiß die Person, die sie abgelegt hat. Wer den Vertrag zum ersten Mal sucht, öffnet alle fünf.

Das Laufwerk ist nicht das Problem. Das Problem ist, dass ein Laufwerk Ordner kennt, aber keine Vorgänge. Es weiß nicht, dass die Datei zu einem Vertrag gehört, der noch läuft, dass der Vertrag zu einem Kunden gehört, der eine offene Rechnung hat, und dass die Rechnung zu einem Projekt gehört, das nächste Woche abgeschlossen wird.

Dokument und Vorgang gehören zusammen

Die Alternative zum Ordner ist die Ablage am Vorgang. Ein Dokument liegt nicht in „Kunden/Müller GmbH/2025/Verträge", sondern am Vertrag mit der Müller GmbH. Wer den Vertrag öffnet, sieht die Dokumente. Wer den Kunden öffnet, sieht alle Verträge und damit alle Dokumente. Wer das Projekt öffnet, sieht die Projektunterlagen.

Der Unterschied zeigt sich bei drei Fragen:

• Welche Fassung gilt? Am Vorgang liegt eine Datei mit Versionen, nicht fünf Dateien mit Namenszusätzen. Die aktuelle Version ist die, die man sieht; ältere sind eine Ebene tiefer.
• Wer darf sie sehen? Die Rechte des Vorgangs gelten für seine Dokumente. Wer den Vertrag nicht sehen darf, sieht auch die Vertragsdatei nicht – ohne separate Ordnerberechtigungen.
• Wo ist sie in drei Jahren? Am Vorgang, weil der Vorgang archiviert wird und die Dokumente mitnimmt. Ein Laufwerk, das jemand aufräumt, verliert Dateien.

In DeskGenie ist der Dateimanager genau so gebaut: Jeder Vorgang – Kunde, Vertrag, Projekt, Angebot, Rechnung – hat seine Ablage, Dateien sind versioniert, und die Rechte folgen dem Vorgang.

Office-Dateien im Browser

Der zweite Bruch im Alltag ist der Download. Eine Word-Datei wird heruntergeladen, bearbeitet, gespeichert – lokal – und wieder hochgeladen. Oder auch nicht. Dann gibt es die Version auf dem Laufwerk und die Version auf dem Rechner der Kollegin, und beide heißen gleich.

Der Ausweg ist die Bearbeitung im Browser. Über Collabora Online werden Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien direkt im System geöffnet und bearbeitet; die Datei verlässt den Speicher nicht, jede Speicherung ist eine neue Version am Vorgang. Zwei Personen können dasselbe Dokument gleichzeitig bearbeiten. Es entsteht keine lokale Kopie, die vergessen wird.

Das ist auch eine Frage der Datensouveränität: Eine Datei, die nie heruntergeladen wird, liegt nur an einem Ort – im S3-Speicher in der EU, verschlüsselt, gesichert. Was auf den Notebooks der Mitarbeitenden liegt, ist dagegen weder gesichert noch kontrollierbar. Mehr dazu auf der Seite Datensouveränität und Sicherheit.

Was mit E-Mail-Anhängen passiert

Die meisten Dokumente kommen per Mail: das unterschriebene Angebot als Scan, die Excel-Liste des Kunden, die Präsentation des Partners. Im Postfach sind sie Anhänge; auf dem Laufwerk sind sie Dateien, die jemand dort abgelegt hat – oder nicht.

Wenn die Mail am Vorgang liegt, lässt sich der Anhang aus der Mail heraus in die Ablage des Vorgangs übernehmen. Die Datei ist dann versioniert, berechtigt und archiviert, und die Mail bleibt als Herkunftsnachweis am Vorgang. Wie E-Mails an den Vorgang kommen, beschreibt der Beitrag E-Mails am Vorgang: Warum das Postfach kein Ablageort ist.

Vorlagen: Dokumente, die aus Daten entstehen

Ein Teil der Dokumente muss gar nicht abgelegt werden, weil er aus dem System entsteht. Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Mahnungen, Vertragsdokumente – sie werden aus Vorlagen mit Kopf- und Fußzeile erzeugt, tragen die Daten des Vorgangs und liegen automatisch an ihm.

Das verändert, was „Dokument" bedeutet. Das Angebot ist nicht eine Word-Datei, die jemand aus einer Vorlage kopiert und ausgefüllt hat, sondern ein Beleg mit strukturierten Positionen, aus dem ein PDF entsteht. Ändert sich der Kundenname, ändert sich das nächste PDF. Für Dienstleister, die jede Woche Angebote schreiben, ist das der größere Zeitgewinn – noch vor der Ablage.

Der Weg vom Laufwerk

Niemand migriert ein Laufwerk an einem Wochenende, und niemand sollte es versuchen. Ein Vorgehen, das funktioniert:

1. Stichtag statt Migration. Ab einem Datum werden neue Dokumente am Vorgang abgelegt. Das Laufwerk bleibt, wird aber nicht mehr befüllt.
2. Laufende Verträge zuerst. Die Dokumente aktiver Verträge – signierte Fassung, Anhänge, Nachträge – werden an die Verträge gehängt. Das sind selten mehr als hundert Dateien.
3. Projekte bei Start. Jedes neue Projekt bekommt seine Ablage von Anfang an. Abgeschlossene Projekte bleiben auf dem Laufwerk.
4. Nach einem Jahr prüfen. Was in zwölf Monaten nicht vom Laufwerk geholt wurde, wird archiviert – als Ganzes, nicht Datei für Datei.

Wer prüfen will, ob die Ablage am Vorgang zum eigenen Alltag passt: In der Demo einen Vertrag anlegen, eine Word-Datei hochladen, sie im Browser bearbeiten – und schauen, ob die Version stimmt.

Häufige Fragen

Kann ich Dokumente auch ohne Vorgang ablegen?

Ja, in allgemeinen Ordnern – etwa für Vorlagen, Richtlinien oder Teamunterlagen. Alles, was einen Kunden, Vertrag oder ein Projekt betrifft, gehört aber an den Vorgang.

Was passiert mit sehr großen Dateien?

Dokumente liegen im S3-Objektspeicher, nicht auf dem Anwendungsserver. Große Dateien – Pläne, Videos, Datenexporte – belasten das System nicht.

Brauche ich Microsoft Office weiterhin?

Für die Bearbeitung im Browser nicht; Collabora Online öffnet Word-, Excel- und PowerPoint-Formate. Wer lokal mit Office arbeiten möchte, kann die Datei weiterhin herunterladen und als neue Version hochladen.