Verträge in Ordnern
Service- und Wartungsverträge liegen als PDF im Dateisystem. Wer kündigen könnte und wann sich etwas verlängert, weiß nur die Person, die den Vertrag geschrieben hat.
Branchen
ERP für IT-Dienstleister: Verträge, Tickets abrechnen, Projekte im Blick
Wiederkehrende Leistungen, Projektarbeit und Hardwareweiterberechnung laufen in einer Anwendung – vom Angebot bis zur E-Rechnung.
- Wartungs- und Serviceverträge
- Nutzungsbasierte Abrechnung
- Projekte und Zeiten
- E-Rechnung und DATEV
Was DeskGenie für IT-Dienstleister übernimmt
Ein ERP für IT-Dienstleister führt Kundenakte, Verträge und Abrechnung an einer Stelle zusammen. DeskGenie verwaltet Service- und Wartungsverträge mit Laufzeiten und Kündigungsfristen, erfasst Nutzung je Vertragsposition, erzeugt daraus Rechnungsläufe als ZUGFeRD oder XRechnung und übergibt die Belege per DATEV-Export. Projekte, Aufgaben und Zeiten hängen an derselben Akte.
Wie es heute in vielen Systemhäusern läuft
Abrechnung von Hand
Pauschalen, Stunden und zusätzliche Leistungen werden am Monatsende aus mehreren Listen zusammengesucht. Was nicht notiert wurde, wird nicht berechnet.
Projekte neben dem Tagesgeschäft
Migrationen und Rollouts laufen in eigenen Boards, die Kundenakte weiß nichts davon. Der Stand eines Projekts ist nur im Gespräch zu erfahren.
Vom Serviceangebot bis zum Buchungssatz
- 01
Deal
Anfrage als Deal in der Pipeline, mit Organisation, Ansprechpartnern und Historie.
- 02
Angebot
Angebot mit Produkten und Preisstaffeln, daraus wird der Auftrag ohne Neuerfassung.
- 03
Vertrag
Serviceposition als Abo, Einmalposten oder nutzungsbasiert, mit Laufzeit und Frist.
- 04
Projekt
Rollout oder Migration als Projekt mit Aufgaben, Zeiten und Kommentaren an der Akte.
- 05
Rechnungslauf
Pauschalen und erfasste Nutzung werden gemeinsam als E-Rechnung ausgegeben.
- 06
DATEV
Debitoren und Belege gehen als Export an die Kanzlei, offene Posten bleiben im Blick.
Was IT-Dienstleister im Alltag damit erledigen
| Aufgabe im Systemhaus | Womit DeskGenie das abdeckt |
|---|---|
| Wartungsvertrag anlegen | Vertrag mit Nummernkreis, Laufzeit, Kündigungsfrist und automatischer Verlängerung. |
| Pauschale und Zusatzleistung trennen | Vertragspositionen als Abo, Einmalposten oder nutzungsbasiert, jede mit eigenem Preis. |
| Verbrauch erfassen | Nutzungserfassung je Position, die in den nächsten Rechnungslauf einfließt. |
| Monatlich abrechnen | Rechnungslauf über alle fälligen Verträge, Ausgabe als ZUGFeRD oder XRechnung. |
| Rollout steuern | Projekt mit Board, Statusvorlagen, Aufgaben, Erwähnungen und Fristenverknüpfung. |
| Zeiten je Kunde belegen | Zeiterfassung auf Aufgaben und Projekte, auswertbar je Organisation. |
| Kündigungsfristen halten | Fristen mit Verantwortlichem, Vertretung, gestaffelten Erinnerungen und Eskalation. |
| Eingangsrechnungen prüfen | Erkennung der Rechnungsdaten, Prüfliste, Einzel- und Sammelfreigabe. |
| Buchhaltung beliefern | DATEV-Export für Debitoren und Kreditoren, CAMT-Bankimport mit Zuordnungsvorschlag. |
Was DeskGenie für IT-Dienstleister nicht tut
DeskGenie ist kein Ticketsystem und kein RMM-Werkzeug: Es überwacht keine Systeme, nimmt keine Störungsmeldungen entgegen und verwaltet keine Endgeräte. Auch Lagerhaltung für Hardware, Seriennummernverwaltung und Kassensysteme gehören nicht dazu. Die Buchführung selbst bleibt bei Ihrer Kanzlei; DeskGenie liefert die Belege und den DATEV-Export.
Häufige Fragen
- Ja. Ein Vertrag kann Positionen als Abo, als Einmalposten und als nutzungsbasierte Leistung enthalten. Der Rechnungslauf fasst sie zu einer Rechnung zusammen.
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