Fristen im Kalender
Termine stehen im Kalender der zuständigen Person. Fällt sie aus, sucht das Team im Postfach nach dem Stand der Dinge.
Branchen
ERP für Kanzleien: Mandate, Fristen und Abrechnung an einer Stelle
Mandantenakte, Fristen mit Vertretung, Zeiten und Rechnungen laufen in einer Anwendung – neben Ihrer Fachsoftware, nicht an ihrer Stelle.
- Mandantenakte
- Fristen mit Vertretung
- Zeiten je Mandat
- Dokumente mit Versionen
Was DeskGenie für Kanzleien übernimmt
Ein ERP für Kanzleien hält die kaufmännische Seite des Mandats zusammen. DeskGenie führt Mandanten als Organisationen mit Kontakten und eigenen Feldern, verwaltet Fristen mit Verantwortlichem, Vertretung, gestaffelten Erinnerungen und Eskalation, erfasst Zeiten je Mandat und stellt daraus Rechnungen als ZUGFeRD oder XRechnung. Dokumente liegen versioniert am Vorgang.
Wie es heute in vielen Kanzleien läuft
Akten an zwei Orten
Schriftsätze liegen in der Fachsoftware, Angebote, Verträge und Korrespondenz daneben im Dateisystem. Der Gesamtstand steht nirgends.
Abrechnung am Monatsende
Stunden werden aus Notizen zusammengetragen. Was nicht zeitnah notiert wurde, lässt sich später schwer belegen.
Vom Mandat bis zur Zahlung
- 01
Mandant
Organisation mit Kontakten, eigenen Feldern und vollständiger Historie.
- 02
Mandat
Vorgang mit Dokumenten, Versionen, Freigaben und zugeordneter Korrespondenz.
- 03
Fristen
Frist mit Verantwortlichem und Vertretung, Wiederholung, Erinnerung und Eskalation.
- 04
Zeiten
Erfassung auf Aufgaben und Mandate, auswertbar je Mandant und Person.
- 05
Rechnung
Abrechnung aus erfassten Leistungen, Ausgabe als ZUGFeRD oder XRechnung.
- 06
Zahlung
CAMT-Import mit Zuordnungsvorschlag, offene Posten je Mandant sichtbar.
Was Kanzleien im Alltag damit erledigen
| Aufgabe in der Kanzlei | Womit DeskGenie das abdeckt |
|---|---|
| Mandantenstamm führen | Organisationen und Kontakte mit eigenen Feldern, Historie und Micropages zur Datenpflege. |
| Fristen sicher halten | Verantwortlicher und Vertretung, Wiederholungen, gestaffelte Erinnerungen, Eskalation, Kalender. |
| Zuständigkeit vertreten | Vertretungsregel je Frist, damit Abwesenheit keine Lücke erzeugt. |
| Zeiten belegen | Zeiterfassung auf Aufgaben und Vorgänge, Auswertung je Mandant. |
| Dauermandate abrechnen | Vertrag mit Abo-Positionen und Rechnungslauf für wiederkehrende Leistungen. |
| Dokumente versionieren | Dateimanager je Vorgang mit Versionen und Freigaben, Bearbeitung im Browser. |
| Korrespondenz zuordnen | Microsoft-365-Postfach im System, Nachrichten hängen am Vorgang. |
| Unterschriften einholen | DocuSign-Anbindung für Unterschriften am Dokument. |
| Buchhaltung beliefern | DATEV-Export für Debitoren und Kreditoren, CAMT-Bankimport. |
Was DeskGenie für Kanzleien nicht tut
DeskGenie ist keine Fachanwendung: keine Steuerberechnung, kein Jahresabschluss, keine Finanzbuchführung, keine beA-Anbindung und keine gerichtlichen Formulare. Auch die Abrechnung nach RVG oder StBVV ist nicht hinterlegt. Es ergänzt Ihre Fachsoftware um Akte, Fristen, Zeiten, Verträge und Abrechnung – und liefert die Belege per DATEV-Export.
Häufige Fragen
- Nein. Fachfunktionen wie Steuerberechnung, Jahresabschluss oder beA bleiben in Ihrer Fachanwendung. DeskGenie übernimmt Mandantenakte, Fristen, Zeiten, Verträge, Dokumente und Abrechnung.
An einem echten Mandat prüfen
Sieben Tage, eigener Mandant, ohne Kreditkarte. Legen Sie ein Mandat mit Fristen an und sehen Sie, was die Vertretung sieht.