ERP-Auswahl für kleine Unternehmen: zehn Fragen vor der Demo

Die meisten Auswahlprozesse beginnen mit einer Funktionsliste und enden mit dem Eindruck, dass alle Anbieter dasselbe können. Das liegt daran, dass Funktionslisten die falsche Frage beantworten. Interessant ist nicht, ob eine Funktion existiert, sondern wie sie sich in Ihrem Alltag anfühlt – und was passiert, wenn etwas nicht nach Plan läuft.

Vorher: den eigenen Vorgang aufschreiben

Bevor Sie eine Demo vereinbaren, schreiben Sie einen echten Vorgang auf, wie er bei Ihnen abläuft: von der Anfrage bis zur bezahlten Rechnung, mit allen Beteiligten und allen Werkzeugen, die daran mitwirken. Eine halbe Seite genügt.

Diese halbe Seite ist Ihr Prüfstein. Lassen Sie sich in jeder Demo genau diesen Vorgang zeigen, nicht den Musterablauf des Anbieters.

Zehn Fragen, die Unterschiede sichtbar machen

• Wo liegen unsere Daten, und wer kann darauf zugreifen? Standort der Rechenzentren, Trennung zwischen Mandanten, Zugriff durch den Anbieter, Regelung für Support-Zugriffe.
• Wie kommen unsere Bestandsdaten hinein? Kunden, Verträge, offene Posten. Welche Formate, welche Grenzen, wer macht die Arbeit.
• Was passiert, wenn wir wieder gehen? Export in welchem Format, welcher Umfang, welche Frist. Diese Frage beantwortet mehr über einen Anbieter als jede Funktionsliste.
• Wie bildet das System unsere Abrechnung ab? Pauschale, Einmalposten und Verbrauch auf einer Rechnung – oder drei getrennte Wege.
• Wie funktionieren Rollen und Rechte? Nicht ob es sie gibt, sondern wie fein sie greifen und wie aufwendig die Pflege ist.
• Was passiert bei Abwesenheit? Vertretung bei Fristen, Freigaben und Aufgaben. Ein System ohne Vertretungslogik verlagert das Risiko auf Menschen.
• Welche Schnittstellen gibt es wirklich? Nicht als Logo auf der Website, sondern als Beschreibung: Welche Daten, in welche Richtung, wie oft.
• Wie wird abgerechnet? Pro Nutzer, pro Modul, pro Mandant. Was kostet ein zusätzlicher Nutzer, der nur Zeiten erfasst.
• Wie läuft Support ab? Wer antwortet, in welcher Zeit, in welcher Sprache, und was kostet Einrichtungsunterstützung zusätzlich.
• Was ist ausdrücklich nicht enthalten? Anbieter, die diese Frage klar beantworten, sparen Ihnen die teuerste Überraschung.

Die Demo richtig führen

Drei Regeln machen den Unterschied zwischen einer Vorführung und einer Prüfung:

Eigene Daten mitbringen. Ein echter Kunde, ein echter Vertrag, eine echte Rechnung. Musterdaten sehen immer gut aus.

Selbst klicken. Lassen Sie sich nicht nur zeigen, sondern machen Sie den Vorgang selbst. Der Eindruck nach zehn Minuten eigener Bedienung ist ehrlicher als eine Stunde Präsentation.

Nach dem Ausnahmefall fragen. Was passiert bei einer Stornorechnung, einer Teilzahlung, einem Kunden mit abweichender Rechnungsanschrift? Der Normalfall funktioniert überall.

Die Kosten, die selten im Angebot stehen

Rechnen Sie neben der Lizenz mit drei Positionen: der eigenen Zeit für Datenübernahme und Einrichtung, dem Aufwand für die Umgewöhnung in den ersten Wochen und den Kosten für Anpassungen, die erst im Betrieb auffallen. Ein Angebot, das diese Punkte offen benennt, ist meist belastbarer als das günstigere ohne sie.

Ein Wort zur Einführung

Der häufigste Fehler ist nicht die Auswahl, sondern der Umfang des ersten Schritts. Wer alles gleichzeitig umstellt, bindet monatelang Kapazität. Wer mit einem abgeschlossenen Bereich beginnt – etwa Verträge und Abrechnung – und ihn sauber zum Laufen bringt, hat nach sechs Wochen ein Ergebnis statt einer Baustelle.

Wie Sie DeskGenie daran messen können

Diese Fragen gelten für jeden Anbieter, auch für uns. Unsere Antworten stehen offen auf den Seiten zu Sicherheit und Rollen, Preisen und Schnittstellen – einschließlich der Abschnitte, die sagen, was DeskGenie nicht tut. Eine Demo läuft sieben Tage in einem eigenen Mandanten, mit Ihren eigenen Daten, ohne Kreditkarte.

Häufige Fragen

Wie lang sollte eine Testphase sein?

Lang genug, um einen vollständigen Vorgang abzubilden – vom Angebot bis zur Rechnung. Das sind selten mehr als ein paar Tage konzentrierter Arbeit, aber es sollten echte Daten sein.

Wer sollte an der Auswahl beteiligt sein?

Mindestens je eine Person aus den Bereichen, die täglich damit arbeiten: Vertrieb, Abwicklung, Buchhaltung. Eine Auswahl, die nur die Geschäftsführung trifft, wird im Alltag teuer.

Sollen wir alte Daten migrieren?

Stammdaten ja, Historie meist nein. Offene Posten und laufende Verträge gehören hinüber, abgeschlossene Vorgänge können im Altsystem oder als Export archiviert bleiben.

Wie lange dauert eine Einführung?

Das hängt vom Umfang des ersten Schritts ab. Ein abgegrenzter Bereich ist in Wochen produktiv, ein vollständiger Umstieg über alle Abteilungen braucht Monate – und sollte deshalb nicht der erste Schritt sein.

Parallelbetrieb oder Stichtag?

Ein Stichtag je Bereich ist meist sauberer. Dauerhafter Parallelbetrieb führt dazu, dass beide Systeme halb gepflegt werden und keines stimmt.