Cloud, hinter dem VPN oder im eigenen Haus: Drei Betriebsmodelle im Vergleich

Die Frage kommt in fast jedem Gespräch mit einer Kanzlei und in vielen Gesprächen mit IT-Dienstleistern, Ingenieurbüros und Beratungen: „Darf das überhaupt in die Cloud?" Dahinter stehen unterschiedliche Gründe – das Mandantengeheimnis, Vorgaben der eigenen Kunden, eine ISO-27001-Zertifizierung, eine Datenschutz-Folgenabschätzung, oder schlicht die Erfahrung, dass ein US-Anbieter die Frage nach dem Speicherort nicht kurz beantworten kann.

Die Antwort ist selten ein klares Ja oder Nein. Sie hängt davon ab, was „Cloud" hier bedeutet – und davon, dass es zwischen „alles beim Anbieter" und „alles im eigenen Keller" einen dritten Weg gibt.

Modell 1: Cloud in der EU

Das Standardmodell: Die Anwendung läuft beim Softwareanbieter, in einem Rechenzentrum in der EU, und wird über den Browser genutzt. Der Anbieter betreibt, aktualisiert und sichert.

Was das Modell im Detail bedeutet, entscheidet sich an drei Fragen. Wo genau liegen die Daten? „EU" ist eine Region, kein Rechenzentrum; entscheidend ist, dass Anwendung, Datenbank und Dokumentenspeicher alle in der EU liegen – nicht nur der Anwendungsserver, während der Dokumentenspeicher bei einem US-Anbieter läuft. Wer ist der Rechenzentrumsbetreiber? Ein europäischer Betreiber unterliegt europäischem Recht; ein europäisches Rechenzentrum eines US-Konzerns unterliegt zusätzlich dem US-Recht. Sind die Daten getrennt? Ein eigener Mandant mit eigener Datenbank ist etwas anderes als eine Zeile in einer gemeinsamen Tabelle mit den Daten anderer Kunden.

Für die meisten Dienstleister ist dieses Modell die richtige Wahl: kein eigener Betrieb, tägliche Backups inklusive, Updates ohne Aufwand. DeskGenie läuft in diesem Modell ausschließlich bei europäischen Rechenzentrumsbetreibern, mit einer eigenen Datenbank je Mandant – die Details stehen im Beitrag Wo liegen Ihre Daten? Mandantentrennung, Backups und Zugriffe.

Modell 2: Isolierte Instanz hinter dem Firmen-VPN

Der dritte Weg, der oft übersehen wird: Die Anwendung läuft weiterhin im Rechenzentrum, aber als technisch getrennte Installation auf eigener Infrastruktur – und sie ist aus dem Internet nicht erreichbar. Der Zugang läuft ausschließlich über das interne Firmen-VPN.

Was sich gegenüber Modell 1 ändert:

• Kein öffentlicher Zugang. Die Anwendung hat keine öffentliche Adresse. Wer nicht im Firmennetz ist, sieht nicht einmal die Login-Seite.
• Keine geteilte Infrastruktur. Anwendung, Datenbank und Speicher laufen auf Ressourcen, die nur dieser eine Kunde nutzt.
• Betrieb bleibt beim Anbieter. Updates, Backups, Monitoring – das übernimmt weiterhin der Softwareanbieter, im Rahmen des vereinbarten Wartungszugangs.

Was sich nicht ändert: Der Funktionsumfang ist derselbe, das Rechenzentrum liegt weiterhin in der EU, und die Kanzlei oder der Dienstleister braucht keine eigene Serverinfrastruktur.

Dieses Modell passt für Unternehmen, deren Vorgaben lauten „nicht öffentlich erreichbar" oder „keine geteilte Infrastruktur", die aber keinen eigenen IT-Betrieb aufbauen wollen. Für viele Kanzleien ist es der pragmatische Weg zwischen Mandantengeheimnis und Betriebsaufwand.

Modell 3: Installation im eigenen Haus

Das klassische On-Premise-Modell: Die Anwendung läuft auf Servern, die dem Unternehmen gehören – im eigenen Serverraum oder in einem Rechenzentrum, das das Unternehmen selbst gemietet hat. Die Daten verlassen das Haus nicht.

Der Preis dafür ist der Betrieb. Jemand muss die Server bereitstellen, Updates einspielen, Backups einrichten und prüfen, den Zugang absichern und im Störungsfall reagieren. Das kann die eigene IT sein oder der Softwareanbieter im Rahmen einer Betreuungsvereinbarung – aber es ist Aufwand, der in Modell 1 und 2 nicht anfällt.

Modell 3 ist die richtige Wahl, wenn die Vorgaben eindeutig sind: Daten dürfen die eigene Infrastruktur nicht verlassen, Punkt. Das ist bei manchen Kanzleien, bei Unternehmen mit Sicherheitsfreigaben und bei bestimmten Kundenverträgen der Fall. Für alle anderen ist es meist mehr Betrieb, als der Gewinn an Kontrolle rechtfertigt.

Die Entscheidung in fünf Fragen

Statt „Cloud oder nicht" hilft eine Liste:

1. Gibt es eine schriftliche Vorgabe, wo Daten liegen dürfen – aus Kundenverträgen, Berufsrecht, Zertifizierung oder eigener Richtlinie? Wenn ja: Was genau steht dort?
2. Muss die Anwendung öffentlich erreichbar sein – etwa für ein Kundenportal, für Mitarbeitende unterwegs ohne VPN, für Partner? Wenn ja, scheidet Modell 2 aus oder braucht eine Ausnahme fürs Portal.
3. Wer betreibt? Gibt es eine eigene IT, die Server betreuen kann und will? Wenn nein, ist Modell 3 nur mit Betreuungsvertrag realistisch.
4. Wie kritisch ist Verfügbarkeit? Ein Rechenzentrum hat redundante Stromversorgung und Anbindung; ein Serverraum im Büro in der Regel nicht.
5. Was kostet der Unterschied? Modell 1 ist im Nutzerpreis enthalten; Modell 2 und 3 haben einen Betriebsanteil, der von Anforderungen und Größe abhängt.

Wer die fünf Fragen beantwortet hat, weiß in der Regel, welches Modell passt – und kann ein Angebot anfragen, statt eine Grundsatzdiskussion zu führen.

Was bei allen drei Modellen gleich bleibt

Die Diskussion um den Betriebsort überdeckt manchmal, dass die wichtigeren Sicherheitsfragen unabhängig davon sind. Rollen und Rechte, Zwei-Faktor-Anmeldung, Änderungsprotokolle, Backups, Mandantentrennung – das braucht ein System in jedem Modell. Eine Installation im eigenen Haus ohne Rollenkonzept ist unsicherer als eine EU-Cloud mit sauberen Rechten.

DeskGenie bietet alle drei Betriebsmodelle mit identischem Funktionsumfang; Modell 1 ist in jedem Plan enthalten, Modell 2 und 3 auf Anfrage. Die Seite Datensouveränität und Sicherheit beschreibt die Details, und die Branchenseite für Kanzleien den typischen Aufbau. Wie Rollen und Rechte unabhängig vom Modell eingerichtet werden, erklärt der Beitrag Rollen und Rechte in kleinen Teams.

Häufige Fragen

Kann ich später von Modell 1 zu Modell 2 wechseln?

Ja. Der Mandant wird als Ganzes – Datenbank und Dokumentenspeicher – in die isolierte Instanz übernommen. Der Wechsel ist ein geplanter Umzug, kein Neuanfang.

Bekomme ich in Modell 2 und 3 dieselben Updates?

Ja, mit demselben Funktionsumfang. In Modell 2 spielt der Anbieter sie ein; in Modell 3 nach Absprache mit der eigenen IT, sodass Wartungsfenster planbar sind.

Wie läuft die Angebotsanfrage?

Über die Kontaktseite mit den Antworten auf die fünf Fragen oben. Wir klären Anforderungen, Betreuung und Update-Weg gemeinsam mit Ihrer IT und erstellen ein Angebot.