E-Rechnungspflicht: Welche Frist wann für wen gilt

Die E-Rechnungspflicht betrifft inzwischen jedes inländische Unternehmen, das an andere Unternehmen fakturiert. Sie kommt aber nicht auf einmal, sondern in Stufen – und die Stufe, auf der Sie gerade stehen, entscheidet darüber, ob Sie handeln müssen oder noch Zeit haben.

Was seit dem 1. Januar 2025 gilt

Seit Anfang 2025 muss jedes inländische Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können. Diese Pflicht kennt keine Übergangsfrist und keine Umsatzgrenze. Formal genügt dafür ein E-Mail-Postfach: Wer eine XRechnung als XML-Datei oder eine ZUGFeRD-Rechnung als PDF mit eingebetteten Daten geschickt bekommt, darf den Empfang nicht verweigern.

Formal genügt – praktisch reicht es selten. Ein Postfach nimmt die Datei entgegen, prüft aber nichts, ordnet nichts zu und archiviert nicht revisionssicher. Wer eingehende Rechnungen weiterhin ausdruckt und in Papierordner heftet, erfüllt zwar die Empfangspflicht, verliert aber genau den Vorteil, den das strukturierte Format bringt: dass die Daten maschinell auslesbar sind.

Was ab dem 1. Januar 2027 gilt

Ab 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro ihre inländischen B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen. Maßgeblich ist der Umsatz des Jahres 2026 – also des Jahres, in dem Sie diesen Beitrag vermutlich lesen. Wer 2026 über dieser Grenze liegt, hat das Jahr bis zum Stichtag Zeit, die Rechnungsausgabe umzustellen.

Bis dahin dürfen Papier- und PDF-Rechnungen weiter verwendet werden. Für andere elektronische Formate ohne strukturierte Daten – ein PDF im Anhang ist genau das – braucht es die Zustimmung des Empfängers.

Was ab dem 1. Januar 2028 gilt

Ab 2028 gilt die Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze, unabhängig vom Umsatz. Auch vereinbarte Formate wie EDI müssen dann so beschaffen sein, dass sich die nach der europäischen Normenreihe EN 16931 erforderlichen Angaben korrekt extrahieren lassen.

Welche Formate zulässig sind

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist nicht jede elektronisch verschickte Rechnung, sondern eine Rechnung in einem strukturierten Format nach EN 16931. In Deutschland sind das im Wesentlichen zwei:

• XRechnung – ein reiner XML-Datensatz ohne Sichtkomponente, verbreitet im Verkehr mit öffentlichen Auftraggebern.
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – ein PDF mit eingebetteten XML-Daten, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Menschen sehen das gewohnte Dokument, Systeme lesen die Daten.

Welches Format im Einzelfall passt, hängt vom Empfänger ab. Der Vergleich beider Formate ist einen eigenen Beitrag wert.

Wer ausgenommen bleibt

Nicht jede Rechnung fällt unter die Pflicht. Ausgenommen sind unter anderem:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto
• Fahrausweise
• Leistungen von Kleinunternehmern
• Rechnungen an Endverbraucher, also das gesamte B2C-Geschäft
• viele steuerfreie Umsätze sowie Leistungen an juristische Personen ohne Unternehmereigenschaft

Diese Ausnahmen entbinden nicht von der Empfangspflicht. Sie betreffen nur die Frage, in welchem Format Sie selbst ausstellen müssen.

Was daraus für die Praxis folgt

Drei Dinge lohnen sich unabhängig vom Stichtag:

• Den Vorjahresumsatz kennen. Er entscheidet, ob für Sie 2027 oder 2028 gilt. Liegt er nahe an der Grenze, planen Sie mit dem früheren Termin.
• Den Eingang ordnen, nicht nur ermöglichen. Eingehende Rechnungen sollten erkannt, geprüft, freigegeben und auffindbar abgelegt werden – nicht in einem Sammelpostfach versanden.
• Die Ausgabe einmal sauber umstellen. Wer Angebot, Auftrag und Rechnung ohnehin in einem System führt, ändert am Ende nur das Ausgabeformat und nicht den ganzen Ablauf.

In DeskGenie sind beide Richtungen abgedeckt: Die Ausgabe erzeugt ZUGFeRD und XRechnung nach EN 16931, der Eingang läuft über die Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen, und die Belege gehen per DATEV-Export an die Kanzlei.

Ein Hinweis zum Schluss

Dieser Beitrag beschreibt den Stand der Regelungen, wie er sich aus den Veröffentlichungen des Bundesfinanzministeriums ergibt. Er ersetzt keine steuerliche Beratung. Ob und ab wann Ihr Unternehmen ausstellen muss, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung – die Antwort hängt an Ihrem Umsatz und an der Art Ihrer Umsätze.

Häufige Fragen

Reicht ein PDF per E-Mail als E-Rechnung?

Nein. Ein PDF ohne strukturierte Daten gilt als sonstige Rechnung, nicht als E-Rechnung im Sinne der Norm EN 16931. Es bleibt bis zum Ende der jeweiligen Übergangsfrist zulässig, wenn der Empfänger zustimmt – danach nicht mehr.

Müssen wir auch an Privatkunden elektronisch fakturieren?

Nein. Die Pflicht betrifft Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Rechnungen an Endverbraucher bleiben davon unberührt.

Was gilt für kleine Beträge?

Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto sind ausgenommen, ebenso Fahrausweise. Auch Leistungen von Kleinunternehmern fallen nicht unter die Ausstellungspflicht.

Woran erkenne ich, welche Stufe für uns gilt?

Am Umsatz des Vorjahres. Liegt er über 800.000 Euro, greift die Ausstellungspflicht bereits 2027. Alle übrigen Unternehmen haben bis 2028 Zeit. Die Empfangspflicht gilt unabhängig davon für alle seit 2025.

Was ist mit Rechnungen ins Ausland?

Die beschriebene Pflicht bezieht sich auf inländische B2B-Umsätze. Für grenzüberschreitende Rechnungen gelten die Regeln des jeweiligen Landes; mehrere EU-Staaten haben eigene Verfahren, die sich davon unterscheiden.