Zeiterfassung, die am Ende auch abgerechnet wird

Fast jedes Dienstleistungsunternehmen erfasst Zeiten. Deutlich weniger rechnen alles ab, was sie erfassen. Die Lücke dazwischen ist selten ein Rechenfehler – sie entsteht Wochen vorher, im Moment der Erfassung.

Wo die Stunden verloren gehen

Drei Muster tauchen immer wieder auf.

Erfassung am Wochenende. Wer freitags rekonstruiert, was Dienstagnachmittag war, rundet nach unten. Nicht aus Vorsicht, sondern weil die Erinnerung unscharf ist. Studien dazu braucht es nicht; ein Blick auf die eigenen Einträge genügt.

Erfassung ohne Bezug. Eine Stunde auf "Projekt Müller" ist dokumentiert, aber nicht belegt. Kommt eine Rückfrage, fehlt die Beschreibung, die den Aufwand erklärt. Im Zweifel wird die Position gestrichen.

Erfassung neben dem System. Stunden in einer privaten Tabelle sind für die Person vollständig und für das Unternehmen unsichtbar. Sie erreichen die Abrechnung nur, wenn jemand daran denkt, sie zu übertragen.

Was eine Zeitbuchung braucht

Damit aus einer Buchung eine Rechnungsposition werden kann, braucht sie vier Angaben – nicht mehr:

• Wann: Datum und Dauer.
• Wofür: die Aufgabe oder das Projekt, nicht nur der Kunde.
• Was: ein Satz, der die Leistung beschreibt. "Abstimmung" ist keiner. "Abstimmung Schnittstelle mit IT des Kunden, Klärung Feldzuordnung" ist einer.
• Wie: abrechenbar oder nicht, mit welcher Vereinbarung im Hintergrund.

Der vierte Punkt entscheidet über die spätere Diskussion. Wenn beim Erfassen feststeht, ob eine Stunde in eine Pauschale fällt oder zusätzlich berechnet wird, muss es beim Rechnungslauf niemand mehr entscheiden.

Nah am Vorgang statt in einem eigenen Werkzeug

Eine eigenständige Zeiterfassung erzeugt einen Medienbruch: Die Aufgabe steht im einen System, die Zeit im anderen, die Rechnung im dritten. Jeder Bruch kostet Vollständigkeit.

Sinnvoller ist die Buchung dort, wo die Arbeit ohnehin sichtbar ist – an der Aufgabe. Wer eine Aufgabe bearbeitet, bucht die Zeit an derselben Stelle. Die Zuordnung zu Kunde, Projekt und Vertrag ergibt sich daraus von selbst, statt nachträglich hergestellt zu werden.

Der Blick auf die Lücke

Eine nützliche Auswertung ist nicht die Summe der erfassten Stunden, sondern der Vergleich dreier Zahlen über denselben Zeitraum:

• erfasste Stunden
• davon als abrechenbar gekennzeichnete Stunden
• tatsächlich abgerechnete Stunden

Der erste Abstand zeigt, wie viel Ihrer Arbeit Sie selbst als nicht berechenbar einstufen – interne Arbeit, Kulanz, Nacharbeit. Der zweite Abstand zeigt, was im Abrechnungsprozess verloren geht. Der zweite Abstand sollte klein sein. Ist er es nicht, liegt es fast nie an den Kunden.

Dokumentation ist auch Schutz

Sorgfältig erfasste Zeiten helfen nicht nur beim Rechnungschreiben. Sie sind die Grundlage, wenn ein Kunde den Aufwand infrage stellt, wenn ein Projekt nachkalkuliert wird oder wenn Sie entscheiden müssen, ob ein Pauschalpreis noch trägt. Wer den Aufwand eines abgeschlossenen Projekts nicht beziffern kann, kalkuliert das nächste Angebot im Nebel.

Für Arbeitszeitnachweise gelten eigene Anforderungen; eine projektbezogene Leistungserfassung ersetzt keine gesetzlich geforderte Arbeitszeitdokumentation. Beides kann nebeneinander bestehen, sollte aber nicht verwechselt werden.

Was sich ohne Projekt ändern lässt

• Täglich buchen, nicht wöchentlich. Fünf Minuten am Tagesende sind genauer als eine Stunde am Freitag.
• Die Beschreibung zur Pflicht machen. Ein Satz, der auf einer Rechnung stehen könnte.
• Abrechenbarkeit sofort entscheiden, solange der Zusammenhang präsent ist.
• Einmal im Monat die Lücke messen und fragen, woran die größten Abweichungen lagen.

Wie DeskGenie das abbildet

In DeskGenie werden Zeiten an Aufgaben und Projekten erfasst und lassen sich je Kunde, Projekt und Person auswerten. Aus der Erfassung heraus fließen sie in die Abrechnung – entweder als eigene Position oder als Nutzung auf einer Vertragsposition. Einzelheiten unter Zeiterfassung, Projekte und Aufgaben und wiederkehrende Abrechnung.

Häufige Fragen

Ersetzt das die gesetzliche Arbeitszeitdokumentation?

Nein. Projektbezogene Leistungserfassung und Arbeitszeitdokumentation verfolgen unterschiedliche Zwecke. Beides kann nebeneinander bestehen; klären Sie die Anforderungen an die Arbeitszeitaufzeichnung mit fachkundiger Beratung.

Sollen wir auch bei Pauschalpreisen Zeiten erfassen?

Ja. Gerade dort. Ohne Erfassung wissen Sie nicht, ob die Pauschale trägt – und kalkulieren das nächste Angebot auf Basis eines Gefühls.

Wie detailliert soll die Beschreibung sein?

Ein Satz, der auf einer Rechnung stehen könnte. Nicht mehr, aber auch nicht weniger. "Support" ist zu wenig, eine halbe Seite liest niemand.

Was tun mit Zeiten, die niemand abrechnen will?

Trotzdem erfassen und als nicht abrechenbar kennzeichnen. Diese Zahl ist betriebswirtschaftlich die interessanteste: Sie zeigt, wie viel Arbeit außerhalb der Wertschöpfung liegt.

Wie bekommen wir das Team dazu, täglich zu buchen?

Indem die Buchung dort möglich ist, wo die Arbeit stattfindet, und höchstens eine halbe Minute dauert. Alles, was einen Wechsel in ein anderes Werkzeug verlangt, wird aufgeschoben.