Urlaub, Krankheit, Vertretung: Warum Abwesenheiten ins ERP gehören

In kleinen Unternehmen ist die Urlaubsplanung selten ein Problem – bis sie eines ist. Acht Leute, ein Kalender, jeder trägt sich ein, die Geschäftsführung schaut, dass nicht alle gleichzeitig weg sind. Das funktioniert.

Es funktioniert, weil die Urlaubsliste eine Frage beantwortet: Wer ist wann nicht da? Es hört auf zu funktionieren, wenn eine zweite Frage dazukommt: Was passiert in dieser Zeit, wofür diese Person zuständig ist? Die Kündigungsfrist eines Wartungsvertrags, die Freigabe einer Eingangsrechnung, der Meilenstein im Projekt, die monatliche Abrechnung – all das hat einen Verantwortlichen, und wenn der Verantwortliche im Urlaub ist, weiß die Urlaubsliste nichts davon.

Abwesenheit ist eine Vorgangsinformation

Der Denkfehler steckt darin, Abwesenheiten als Personalthema zu behandeln. Natürlich sind sie das auch: Urlaubsanspruch, Resturlaub, Krankheitstage, Genehmigung. Aber im Tagesgeschäft ist die Abwesenheit einer Person vor allem eine Information über ihre Vorgänge.

Wenn das System weiß, dass Frau Meier vom 10. bis 24. August im Urlaub ist, und wenn das System auch weiß, dass Frau Meier für die Kündigungsfrist am 15. August zuständig ist, dann kann es zwei Dinge tun: die Vertretung rechtzeitig erinnern und die Geschäftsführung warnen, falls keine Vertretung eingetragen ist. Wenn Urlaub in Excel und Fristen im Kalender liegen, kann das niemand.

Wie Fristen mit Vertretung aufgebaut sein sollten, beschreibt der Beitrag Fristen mit Vertretung: Warum Zuständigkeit allein nicht genügt. Dieser Beitrag geht einen Schritt zurück: Woher weiß das System, wann die Vertretung greift?

Was eine Abwesenheitsverwaltung leisten muss

Für kleine Dienstleister und Kanzleien reichen wenige Funktionen – aber die müssen mit dem Rest des Systems verbunden sein.

• Abwesenheitsarten. Urlaub, Krankheit, Fortbildung, Elternzeit, Sonderurlaub. Jede Art mit eigener Regel: Urlaub wird genehmigt und vom Anspruch abgezogen, Krankheit wird gemeldet und nicht abgezogen.
• Genehmigung. Ein einfacher Workflow: Antrag, Genehmigung durch die zuständige Person, Eintrag. Ohne Mailverkehr.
• Urlaubskonto. Anspruch, genommen, geplant, Rest – pro Person und Jahr, mit Übertrag ins Folgejahr nach den eigenen Regeln.
• Teamkalender. Wer ist wann weg, auf einen Blick. Die Frage „Können wir in KW 34 den Termin machen?" wird ohne Rundmail beantwortet.
• Verbindung zu Fristen und Aufgaben. Das ist der Punkt, der die Abwesenheitsverwaltung von einer Urlaubsliste unterscheidet: Das System kennt die Vorgänge der abwesenden Person und weiß, wer vertritt.
• Verbindung zur Zeiterfassung. Ein Urlaubstag ist ein Tag ohne erfasste Zeiten – das System sollte ihn nicht als fehlende Buchung anzeigen.

In DeskGenie sind Personal und Abwesenheiten genau so angebunden: Die Mitarbeiterakte führt Anspruch und Abwesenheiten, der Teamkalender zeigt sie, und das Fristenmanagement berücksichtigt sie bei der Erinnerung.

Drei Situationen aus dem Alltag

Die Kündigungsfrist. Herr Schulz ist zuständig für den Rahmenvertrag mit einem Großkunden, Kündigungsfrist 31. August. Herr Schulz ist vom 20. August bis 5. September im Urlaub. Ohne Verbindung: Die Erinnerung geht am 24. August an sein Postfach, das er nicht liest. Mit Verbindung: Die Erinnerung geht an seine Vertretung, und zwar mit dem Hinweis, dass sie vertretungsweise zuständig ist.

Die Eingangsrechnung. Eine Lieferantenrechnung über 4.800 € wartet auf Freigabe durch die Projektleiterin, die zwei Wochen krank ist. Ohne Verbindung: Die Rechnung liegt, die Skontofrist verstreicht, der Lieferant mahnt. Mit Verbindung: Die Freigabe wird an die Vertretung weitergeleitet, weil das System die Krankmeldung kennt.

Der Projektmeilenstein. Der Abgabetermin fällt in die Fortbildungswoche des Entwicklers. Das Board zeigt es nicht. Der Teamkalender neben dem Board zeigt es – und die Projektleiterin verschiebt den Meilenstein oder die Aufgabe, bevor der Kunde nachfragt.

Was Krankheit von Urlaub unterscheidet

Urlaub ist geplant, Krankheit nicht. Für die Vertretung ist das der entscheidende Unterschied: Bei Urlaub kann die abwesende Person ihre Vorgänge vorher übergeben. Bei Krankheit muss das System die Übergabe übernehmen.

Deshalb sollte jede Person eine Standardvertretung haben – nicht pro Vorgang, sondern pro Person. Wird eine Krankmeldung eingetragen, greift die Standardvertretung sofort für alle Fristen und Freigaben, ohne dass jemand einzelne Vorgänge umhängen muss. Bei Urlaub kann die Person davon abweichen und einzelne Vorgänge gezielt an andere übergeben.

Der Einstieg

Wer die Urlaubsliste aus Excel ins System holt, gewinnt zunächst nur eines: einen Teamkalender. Der Mehrwert entsteht in dem Moment, in dem Fristen, Freigaben und Aufgaben einen Verantwortlichen haben – und dieser Verantwortliche eine Standardvertretung.

Ein Vorgehen:

1. Alle Personen mit Urlaubsanspruch und Standardvertretung anlegen. Eine Stunde.
2. Den aktuellen Resturlaub übernehmen. Eine halbe Stunde.
3. Die bereits geplanten Urlaube eintragen. Zwanzig Minuten.
4. Prüfen, welche Fristen in den nächsten 90 Tagen auf einen Urlaub fallen. Das System zeigt es – und das ist meist der Moment, in dem klar wird, warum die Excel-Liste nicht reichte.

Wie die Zeiterfassung mit Abwesenheiten zusammenspielt, sodass Urlaubstage nicht als Lücke erscheinen, ist ein eigenes Thema; der Beitrag Zeiterfassung, die am Ende auch abgerechnet wird beschreibt den Zusammenhang zur Abrechnung.

Häufige Fragen

Ersetzt das die Lohnabrechnung?

Nein. DeskGenie führt Urlaubskonten, Abwesenheiten und Auswertungen; die Lohn- und Gehaltsabrechnung bleibt bei der Steuerkanzlei oder im Lohnprogramm. Die Abwesenheitsdaten lassen sich als Auswertung übergeben.

Können Mitarbeitende ihren Urlaub selbst beantragen?

Ja, in der eigenen Mitarbeiteransicht. Die Genehmigung erfolgt durch die zuständige Person; danach erscheint der Urlaub im Teamkalender.

Sieht jeder die Krankmeldungen aller Kollegen?

Nein. Der Teamkalender zeigt „abwesend"; die Art der Abwesenheit sehen nur Personen mit der entsprechenden Rolle, in der Regel Geschäftsführung und Personalverantwortliche.