DATEV-Übergabe: Was die Kanzlei wirklich braucht

Die Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei scheitert selten an schwierigen Sachverhalten. Sie stockt an Kleinigkeiten: ein Beleg, der nicht auffindbar ist, eine Zuordnung, die nur mündlich existiert, eine Kundennummer, die es zweimal gibt.

Warum Rückfragen so teuer sind

Eine Rückfrage kostet nicht die zwei Minuten, die das Schreiben dauert. Sie kostet die Unterbrechung auf beiden Seiten, die Suche im Archiv, die zweite Rückfrage, weil die Antwort nicht eindeutig war, und am Ende die Verzögerung der Auswertung. Zwanzig Rückfragen im Monat sind ein halber Arbeitstag, verteilt auf zwei Unternehmen.

Der Hebel liegt nicht darin, schneller zu antworten. Er liegt darin, die Frage nicht entstehen zu lassen.

Was eine Übergabe enthalten sollte

Für die laufende Buchführung braucht die Kanzlei im Kern vier Dinge:

• Debitoren: Ausgangsrechnungen mit Nummer, Datum, Betrag, Steuersätzen und eindeutigem Kunden.
• Kreditoren: Eingangsrechnungen mit denselben Angaben, dazu den geprüften Beleg.
• Zahlungen: welcher Eingang zu welcher Forderung gehört, welcher Ausgang zu welcher Verbindlichkeit.
• Stammdaten: Konten und Nummernkreise, die zwischen Ihrem System und der Buchführung zusammenpassen.

Fehlt einer dieser Punkte, entsteht Rekonstruktionsarbeit – meist bei Ihnen, weil nur Sie den Vorgang kennen.

Die vier häufigsten Stolpersteine

Doppelte Stammdaten. Derselbe Kunde zweimal angelegt, einmal mit GmbH, einmal ohne. Beide haben offene Posten, beide bekommen Mahnungen, keiner stimmt.

Belege ohne Bezug. Eine PDF-Rechnung im Ordner, deren Buchung an anderer Stelle steht. Wer später prüft, muss beides zusammenführen.

Nachträgliche Änderungen. Eine Rechnung wird korrigiert, nachdem sie exportiert wurde. Ohne Storno und Neuausstellung entsteht eine Differenz, die niemandem auffällt, bis die Summen nicht mehr passen.

Uneindeutige Nummernkreise. Rechnungsnummern, die sich zwischen Jahren wiederholen oder aus mehreren Quellen stammen, machen jede Zuordnung zur Suche.

Vorbereitung, die sich lohnt

Vor der ersten sauberen Übergabe stehen drei Aufräumarbeiten:

• Kundenstamm bereinigen. Dubletten zusammenführen, Nummern vereinheitlichen, Rechnungsanschriften prüfen. Das ist unbeliebt und wirkt sofort.
• Kontenrahmen abstimmen. Einmal mit der Kanzlei klären, welche Erlös- und Aufwandskonten Sie verwenden und wie Sie Sonderfälle behandeln.
• Zuständigkeiten klären. Wer prüft sachlich, wer gibt frei, wer exportiert, bis wann im Monat. Ein Satz je Rolle reicht.

Der Beleg gehört zur Buchung

Der wichtigste Punkt zum Schluss: Buchung und Beleg sollten zusammen auffindbar sein. Wenn die Kanzlei zu einer Buchung den Beleg sieht, entfällt die häufigste Rückfrage überhaupt. Wenn Sie umgekehrt bei einer Nachfrage aus dem Vorgang heraus den Beleg öffnen können, entfällt die Suche.

Das ist weniger eine Frage des Exportformats als der Ablage: Liegt der Beleg am Vorgang, ist er dort, wo er gebraucht wird. Liegt er in einem Ordner nach Monat, ist er es nicht.

Aufbewahrung nicht vergessen

Für E-Rechnungen gilt: Aufzubewahren ist die strukturierte Datei, nicht ein Ausdruck oder eine Bildschirmkopie. Wer eingehende XRechnungen nur als PDF-Sichtbild ablegt, erfüllt die Anforderung nicht. Das spricht dafür, den Eingang von Anfang an im System zu führen – dort liegt die Originaldatei mitsamt Prüf- und Freigabevermerk.

Wie DeskGenie das abbildet

DeskGenie exportiert Debitoren und Kreditoren für DATEV und hält den Beleg am Vorgang. Eingangsrechnungen laufen über Prüfung und Freigabe, Zahlungen über den Bankabgleich, die Ausgangsseite über E-Rechnung. Einzelheiten zur Übergabe stehen unter DATEV-Export.

Ein praktischer Einstieg: Fragen Sie Ihre Kanzlei nach den drei häufigsten Rückfragen der letzten Monate. Die Antwort ist eine fertige Aufgabenliste.

Häufige Fragen

Wie oft sollten wir übergeben?

Monatlich als Regel, bei hohem Belegaufkommen häufiger. Wichtig ist ein fester Termin, damit beide Seiten planen können – nicht die Häufigkeit an sich.

Was gehört zum Beleg dazu?

Die Rechnung selbst, der Prüf- und Freigabevermerk und die Zuordnung zum Vorgang. Bei E-Rechnungen die strukturierte Originaldatei, nicht nur ein Sichtbild.

Wie gehen wir mit Korrekturen nach dem Export um?

Über Storno und Neuausstellung, nicht durch Ändern der bereits übergebenen Rechnung. Nur so bleiben die Summen auf beiden Seiten gleich.

Was ist bei einem Kanzleiwechsel zu beachten?

Dass Ihre Daten bei Ihnen liegen, nicht nur bei der Kanzlei. Klären Sie vorab, in welchem Format Sie Debitoren, Kreditoren und Belege übergeben können.

Wer legt den Kontenrahmen fest?

Die Kanzlei, in Abstimmung mit Ihnen. Ihre Aufgabe ist es, die Zuordnung im eigenen System einmal sauber zu hinterlegen, damit sie nicht bei jedem Export neu entsteht.