Verträge digital unterschreiben: Was die E-Signatur im Prozess ändert

Der Vertrag ist verhandelt, beide Seiten sind einverstanden, und dann passiert eine Woche lang nichts. Der Kunde muss das PDF ausdrucken, unterschreiben, einscannen und zurückschicken. Der Ausdruck liegt drei Tage auf dem Schreibtisch, der Scanner ist im anderen Büro, die Rückmail geht an die falsche Adresse. Wer die signierte Fassung dann bekommt, legt sie in einen Ordner – und der Vertrag im System weiß nicht, dass er unterschrieben ist.

Die elektronische Signatur löst dieses Problem seit Jahren. Trotzdem nutzen viele Dienstleister und Kanzleien sie nur punktuell, weil das Signatur-Tool neben dem Vertragssystem steht statt darin. Der Vertrag wird exportiert, hochgeladen, versendet, und das signierte Dokument kommt per Mail zurück. Das ist schneller als der Drucker, aber immer noch ein Medienbruch.

Was rechtlich gilt

Die eIDAS-Verordnung kennt drei Stufen der elektronischen Signatur. Die einfache elektronische Signatur ist jede elektronische Form der Zustimmung – ein getippter Name, ein Klick auf „Ich akzeptiere". Die fortgeschrittene elektronische Signatur ist eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet und macht nachträgliche Änderungen erkennbar. Die qualifizierte elektronische Signatur basiert auf einem Zertifikat eines qualifizierten Vertrauensdiensteanbieters und ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt.

Für die meisten Verträge zwischen Unternehmen – Dienstleistungsverträge, Wartungsverträge, Rahmenvereinbarungen, Mandatsvereinbarungen – gilt keine gesetzliche Schriftform. Sie können formfrei geschlossen werden, also auch mit einer einfachen oder fortgeschrittenen Signatur. Die fortgeschrittene Signatur über einen Anbieter wie DocuSign ist in der Praxis der Standard: Sie dokumentiert, wer wann von welcher Adresse aus unterschrieben hat, und versiegelt das Dokument gegen nachträgliche Änderungen.

Anders liegt es bei Verträgen, für die das Gesetz Schriftform vorschreibt – etwa Bürgschaften, Verbraucherdarlehen oder bestimmte Kündigungen. Dort ist die qualifizierte Signatur nötig oder weiterhin Papier. Wer unsicher ist, fragt vor der Umstellung seinen Anwalt; dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung.

Wo die E-Signatur im Prozess sitzen sollte

Der Nutzen entsteht nicht durch das Signatur-Tool selbst, sondern dadurch, dass der Vertrag vor und nach der Unterschrift im selben System bleibt. Konkret heißt das:

• Der Vertrag wird aus dem System zur Signatur gesendet – nicht als manuell exportiertes PDF, sondern mit den Positionen, Laufzeiten und Parteien, die im Vertrag hinterlegt sind.
• Der Status ist live sichtbar. Versendet, geöffnet, unterschrieben, abgelehnt – am Vertrag, nicht im Postfach.
• Die signierte Fassung wird automatisch abgelegt – am Vertrag, versioniert, nicht in einem Ordner, den jemand suchen muss.
• Der Statuswechsel löst Folgendes aus. Mit der Unterschrift wechselt der Vertrag von „Entwurf" auf „aktiv", die Laufzeit beginnt, die Kündigungsfrist wird berechnet, der erste Rechnungslauf steht an.

In DeskGenie läuft die E-Signatur über die DocuSign-Anbindung genau so: Der Vertrag wird aus der Vertragsverwaltung heraus gesendet, der Signaturstatus steht am Vertrag, das signierte Dokument liegt danach in der Vertragsakte.

Was sich dadurch ändert – in Zahlen

Ein IT-Dienstleister mit dreißig Wartungsverträgen im Jahr rechnet vor: Bisher vergingen zwischen Versand und Rücklauf im Schnitt sechs Werktage, in einem Viertel der Fälle musste nachgefasst werden. Mit Signatur aus dem System sind es im Schnitt anderthalb Tage; nachgefasst wird nur noch, wenn der Status nach drei Tagen noch auf „geöffnet, nicht unterschrieben" steht – und dann mit einem Klick auf die Erinnerung, nicht mit einer selbst geschriebenen Mail.

Die Zeitersparnis ist der sichtbare Teil. Der unsichtbare: Kein Vertrag mehr, der unterschrieben ist, ohne dass das System es weiß. Kein Rechnungslauf, der auf einen Vertrag wartet, der längst gilt. Keine Kündigungsfrist, die nicht berechnet wurde, weil der Vertrag im System noch als Entwurf stand.

Was Kanzleien und Berater zusätzlich beachten

Für Kanzleien kommt die Mandatsvereinbarung hinzu – mit Honorarvereinbarung, Vollmacht und gegebenenfalls Belehrungen. Ob die fortgeschrittene Signatur hier reicht, hängt vom Einzelfall ab; viele Kanzleien nutzen sie für die Honorarvereinbarung und halten die Vollmacht in Schriftform. Beides lässt sich abbilden: Der Vertrag im System hat den Signaturstatus für die elektronisch unterschriebenen Teile, die Papiervollmacht liegt gescannt in derselben Akte.

Für Berater, die Angebote statt Verträge versenden, gibt es einen einfacheren Weg: Das Angebot wird über das Kundenportal online angenommen. Das ist eine einfache elektronische Signatur – für ein Angebot in der Regel ausreichend, und aus der Annahme wird direkt der Auftrag.

Der Weg zur Einführung

Wer die E-Signatur einführen will, braucht drei Dinge: einen Vertrag beim Signaturanbieter, die Anbindung im System und eine Entscheidung, welche Vertragstypen elektronisch unterschrieben werden. Das dritte ist das wichtigste. Eine Liste der eigenen Vertragstypen mit der Spalte „Schriftform vorgeschrieben: ja/nein" ist in einer Stunde erstellt – und beantwortet, wo der Drucker bleiben darf.

Für den Einstieg lässt sich das in der Demo durchspielen: Vertrag anlegen, zur Signatur senden, den Status am Vertrag beobachten. Wie der Vertrag danach in die Abrechnung läuft, beschreibt der Beitrag Wiederkehrende Abrechnung: Pauschale, Abo und Verbrauch auf einer Rechnung.

Häufige Fragen

Braucht der Kunde ein DocuSign-Konto?

Nein. Der Kunde erhält eine E-Mail mit Link, öffnet das Dokument im Browser und unterschreibt. Ein Konto ist nur auf Seite des Versenders nötig.

Was ist, wenn der Kunde per Papier unterschreiben will?

Dann wird die Papierfassung gescannt und am Vertrag abgelegt; der Status wird manuell auf „unterschrieben" gesetzt. Beide Wege enden in derselben Akte.

Wo liegt das signierte Dokument?

Im angebundenen S3-Speicher in der EU, am Vertrag verknüpft, versioniert. DocuSign hält zusätzlich das Signaturprotokoll mit Zeitstempeln vor.