DeskGenie verbindet Kunden und Objekte, Angebote, Verträge, Fristen, Zeiterfassung, E-Rechnung, Bankabgleich und Mahnwesen. Jeder Vorgang gibt seine Daten weiter: Aus dem Angebot wird der Auftrag, aus dem Vertrag der Abrechnungslauf, aus dem Zahlungseingang der Buchungsstapel für Ihre Steuerkanzlei.
DeskGenie ist ein ERP für Dienstleister mit 5 bis 200 Mitarbeitenden, vor allem Ingenieur- und Planungsbüros, Kanzleien, IT-Dienstleister, Agenturen und Beratungen. Es führt CRM, Objekte, Angebote, Verträge, Fristen, Zeiterfassung, Rechnungen mit E-Rechnung, Eingangsrechnungen mit KI, Bankabgleich, Mahnwesen, DATEV-Export, Personal und Dokumente in einer Anwendung zusammen. Entwickelt wird es von der BitKollegen GmbH in Hannover; jeder Kunde arbeitet in einer eigenen Datenbank in der EU.
| Merkmal | Angabe |
|---|---|
| Kategorie | ERP- und Bürosoftware (Cloud) |
| Zielgruppe | Ingenieurbüros, Kanzleien und Dienstleister mit 5 bis 200 Mitarbeitenden |
| E-Rechnung | Senden: ZUGFeRD (EN 16931) und XRechnung 3.0. Empfangen: ZUGFeRD und XRechnung (CII) |
| Buchhaltung | DATEV-Buchungsstapel mit Debitoren und Kreditoren, SKR03 und SKR04 |
| Integrationen | Microsoft 365, DocuSign, Collabora Online |
| Betrieb | Eigene Datenbank je Kunde, Hosting in der EU, Zwei-Faktor-Anmeldung, Rollen und Rechte |
| Preis | ab 59 € pro Nutzer und Monat, alle Module enthalten |
DeskGenie rechnet ab, was Ihr Team leistet: pauschal, nach Stunden, nach Aufwand oder je Objekt. Für Lager, Fertigung und Kasse ist es nicht gemacht.
Hausverwaltungen und Bauherren beauftragen Sie für viele Gebäude. In DeskGenie hängen Angebote, Verträge, Rechnungen und Stunden am jeweiligen Objekt des Kunden.
Für beratende Kanzleien mit Dauermandaten und Abrechnung nach Zeit oder Pauschale. DeskGenie läuft neben Ihrer Fachsoftware; beA und Gebührenrecht bleiben dort.
Wartungsverträge, Retainer und Servicepauschalen laufen als Vertrag. Der Abrechnungslauf, den Sie starten, erstellt die fälligen Rechnungen; erfasste Zeiten stehen im Arbeitszeitnachweis.
Jeder Ablauf nutzt dieselben Kunden, Verträge und Belege. Was eine Station erfasst, übernimmt die nächste.
Wiederkehrende Leistungen stehen im Vertrag. Sie erfassen, was geleistet wurde, und starten den Abrechnungslauf; DeskGenie erstellt die Rechnungen als Entwürfe, ordnet die Zahlungen zu und bereitet den Monat für DATEV vor.
Leistungen mit Pauschale, Kontingent oder Preis je Menge
Zeiten, Mengen und Auslagen als Nutzungseintrag am Vertrag
Sie starten ihn: Vorschau, dann Rechnungsentwürfe zur Prüfung
Festschreiben und als ZUGFeRD oder XRechnung versenden
Kontoauszug importieren, Vorschlag je Umsatz bestätigen
Den festgeschriebenen Monat als Buchungsstapel übergeben
Hausverwaltungen und Bauherren beauftragen Sie für viele Gebäude. Jedes Objekt trägt seine Adresse und Kennzahlen bis auf die Rechnung; ein Abrechnungslauf für die Objektgruppe ergibt eine Rechnung je Objekt.
Gebäude je Kunde, in Objektgruppen, auf Wunsch per CSV übernommen
Positionen mit Objekt und Leistungsort, Annahme per Micropage
Die Objekte des Vertrags mit erstem und letztem Monat
Vorschau mit einer Zeile je Objekt und offenen Checklisten
Leistungsort und Leistungsempfänger stehen auf dem Beleg
Ein neues Mandat läuft als Deal durch Ihre Phasen. Nach der Mandatsvereinbarung wird es zum Dauermandat: ein Vertrag mit Fristen, Zeiten und Auslagen, abgerechnet im Lauf, den Sie starten. Akte, beA und Gebührenrecht bleiben in Ihrer Kanzleisoftware.
Eigene Phasen mit Pflichtfeldern, etwa für die Kollisionsprüfung
Formular als Micropage, ohne Konto, mit Dateien
Über DocuSign, die signierte Fassung liegt am Vertrag
Verantwortliche, Aufsicht, Erinnerungen und Eskalation
Als Nutzungseintrag am Vertrag des Mandats
Pauschale und Stunden im Abrechnungslauf, den Sie starten
Alle Module arbeiten auf denselben Stammdaten und sind in jedem Tarif enthalten. Sie schalten frei, was Ihr Büro braucht.
Vom ersten Kontakt bis zum angenommenen Angebot
Organisationen, Kontakte und die ganze Historie
Gebäude und Standorte je Kunde, mit Gruppen und Einheiten
Eigene Phasen und Felder, Formulare für Kunden
Ein Fluss bis zur Teil- und Schlussrechnung
Prioritäten, Reaktionsfristen, Zeiten je Ticket
Was läuft, was endet, wer zuständig ist
Laufzeiten, Kündigungsfristen, mehrere Parteien
Pauschale, Kontingent, Zeit oder Verbrauch
Verantwortliche, Erinnerungen, Eskalation
Boards mit Statusvorlagen und Fristen
Verträge über DocuSign an alle Parteien
Rechnungen raus, Belege rein, alles zugeordnet
ZUGFeRD und XRechnung, Storno und Korrektur
Beleg auslesen, Kontierung vorschlagen
CAMT- und CSV-Import mit Zuordnungsregeln
Erinnerung und drei Mahnstufen, Gebühren, Verzugszinsen
Buchungsstapel und Stammdaten für die Steuerkanzlei
Wer arbeitet woran, und wo liegt was
Arbeitszeit mit Prüfung und abrechenbare Stunden
Urlaub, Freigaben, Personalakte, Auslagen
Dateimanager, Vorlagen, Serienbriefe, Collabora
Postfach lesend eingebunden, Mails am Vertrag
Umsatz, Stunden, Fristen und Offenes auf einen Blick
DeskGenie wird laufend weiterentwickelt. Die größten Neuerungen betreffen Büros mit vielen Objekten und alle, die ihre Buchhaltung aus DeskGenie heraus vorbereiten.
Gebäude und Standorte je Kunde, mit Gruppen, Einheiten und eigenem Abrechnungslauf.
Zahlungserinnerung und drei Mahnstufen mit Gebühren, Verzugszinsen und 40-Euro-Pauschale, jede Mahnung als PDF.
Wiederkehrende Zahlungen werden erkannt, sichere Treffer auf Wunsch automatisch bestätigt.
Versendete Belege sind gesperrt, jede Änderung steht im manipulationssicheren Protokoll.
Tickets mit Prioritäten und Reaktionsfristen, Zeiten direkt am Ticket.
Word-Vorlagen mit Briefbogen, im Browser bearbeitet, per DocuSign unterschrieben.
Empfangen müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen schon seit 2025. Die Pflicht zum Ausstellen kommt in zwei Stufen.
| Ab | Wen es betrifft | Was gilt |
|---|---|---|
| 01.01.2025 | alle inländischen Unternehmen | E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und archivieren |
| 01.01.2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz | E-Rechnung im B2B ausstellen, Papier und einfaches PDF reichen nicht mehr |
| 01.01.2028 | alle inländischen Unternehmen | E-Rechnung für alle B2B-Umsätze ausstellen |
DeskGenie erzeugt ZUGFeRD (EN 16931) und XRechnung 3.0 und prüft jede Rechnung vor dem Versand. Eingehende ZUGFeRD- und XRechnungen werden ohne Abtippen übernommen, Papierbelege und PDFs liest die KI aus. Stand: Oktober 2026, keine Rechtsberatung. Ob Ihr Unternehmen ab 2027 betroffen ist, klärt Ihre Steuerkanzlei.
Kanzleien und Ingenieurbüros arbeiten mit vertraulichen Unterlagen. DeskGenie trennt jeden Kunden technisch von allen anderen und hält Belege so fest, wie Betriebsprüfung und Steuerkanzlei es erwarten.
Jeder Kunde arbeitet in einer eigenen Datenbank mit eigenem Dokumentenspeicher.
Betrieb und Daten ausschließlich in europäischen Rechenzentren.
Zweiter Faktor per Authenticator-App für jedes Konto einrichtbar, Anmeldung auch über das Microsoft-Konto.
Jede Person sieht nur die Vorgänge, für die sie zuständig ist.
Versendete Rechnungen sind gesperrt, Perioden lassen sich abschließen.
Exportierbar für Steuerkanzlei und Betriebsprüfung.
1 Datenbank
pro Kunde, keine gemeinsamen Tabellen mit anderen Mandanten
über 3.000
automatisierte Tests prüfen jede neue Version vor dem Ausrollen
EN 16931
Jede ausgehende E-Rechnung wird vor dem Versand validiert
Alle Module sind in jedem Tarif enthalten. Sie zahlen pro Nutzer und Monat, monatlich oder jährlich. Alle Preise netto zuzüglich Umsatzsteuer.
Für Einzelkanzleien, Selbstständige und kleine Büros
Für Teams, die Vertrieb, Leistung und Abrechnung gemeinsam bearbeiten
Für Büros mit eigenem Auftritt und Vorrang im Support
Kunde und Objekt anlegen, Angebot schreiben, Rechnung stellen, Zahlung zuordnen. In 30 Minuten zeigen wir Ihnen den ganzen Weg.
